高校档案信息化的数据库建设.PDFVIP

教 育研 究 Vo1．20，No．7。2013 高校档案信息化的数据库建设 董延延 (华北水利水电大学，河南 郑州 450011) 摘 要：随着信息技术广泛的应用，高校档案工作也出现了新的发展格局 ，逐步实现管理信息化、建设数字档案馆成为 档案工作发展的必然趋势。文章就统筹规划，做好数据库建设的相关问题进行探讨，旨在促进档案信息化工作顺利进 行 。 关键词：目录数据库；专题数据库；多媒体数据库；全文数据库 d0i：10．3969／j．issn．1006—8554．2013．0r7．230 0 引言 园 一 一旦 高校档案主要是指学校从事招生、教学、科研、管理等活 动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字 、 图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案工作是学校管 理水平的标尺，对学校当前发展与长远规划具有重要参考价 值。 当今社会已进入信息时代 ，高校档案工作也受到信息化 的深刻影响，从档案的收集到档案的整理和查阅都在浸润着 信息化的成果，档案载体和工作格局都发生了很大的变化，档 图1 高校数字档案馆整体简要图 案信息化建设迫在眉睫。早在2O02年 11月25日，国家档案 2 数据库建设的主要 内容 局就制定下发 了 《全国档案信息化建设实施纲要》，指出 数据库的建设是档案信息化建设的基础，面对数字档案 “十五”期间档案信息化建设 的指导思想、目标与主要任务。 馆建设的多项工作，应该理清思路，统筹规划 ，分部进行，首先 2005年国家档案局又下发了档发 1号文件，在 《国家档案局 、 应该做好基础工作。在数据库建设的工作中应该按照利用为 ，一一一]一据立库数J==工二r-=鲫畸]一一一一 囱 中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》中 本、急用先上的战略思想，先建设档案 目录数据库，在此基础 指出：“制定档案信息资源开发利用专项规划，并将其纳入各 上逐步建立和完善全文信息数据库 、专题数据库和多媒体数 级地方政府信息化规划中。”国家档案局2010年6月又发布了 据库，为档案信息化的建设打下坚实的信息资源基础。 《数字档案馆建设指南》，对数字档案馆的概念作了更明确的 2．1 建立 目录数据库 解析，就建设原则、建设内容作出指示。并列出档案信息基础 目录数据库可以全方位地反映出馆藏信息，提供最全面 建设、数字档案建设、电子文件收集、数据管理、开发利用、安 的检索范围，是数字档案馆建设的切人点和工作重心。为满 全体系建设等几个方面的内容。由此可见，档案现代化管理 足一般检索需要 ，首先建好档案卷案级、文件级 目录数据库。 目前大部分高校档案馆，由于没有实现全部档案的案卷 和信息化建设成为档案工作发展的必然趋势。 级、文件级目录计算机检索，档案查询不全、效率不高的问题 1 数据库建设在高校档案信息化工作中的地位 囟 普遍存在。从档案馆建立计算机检索体系的整体布局来说 ， 数据库是指长期存储在计算机内、有组织、可共享的数据 应该把案卷级、文件级 目录数据库建设作为一项基础工作，丰 集合。数据库中数据按一定的数据模型组织、描述和存储 ，具 富目录数据资源，提高档案的查询效率。由于高校内部