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浅议提高环境监测档案管理方法及建议
浅议提高环境监测档案管理方法及建议【摘要】:随着工业生产的迅速发展,环境破坏也越来越严重,环境保护已经越来越受到国家的重视,而档案管理起到了对环境监测结果进行记录与保存的作用,所以做好档案管理工作也尤为重要。本文就档案管理在环境监测工作中的应用进行了简单分析,并指出了在环境监测中如何做好档案管理工作。
【关键词】:环境监测;档案管理;应用;建议
引言
随着国家对环境监督力度的不断增强,监测档案管理的重要性也更加凸显。作为监测任务完成后存在的唯一依据,档案资料显得尤为重要。为了获得一份合格的档案,仅仅是在档案整理规范性方面有所规定是不够的,同时也需要加强档案资料的质量控制,包括资料的完整性查询、报表填写的符合性、电子文档的定期检查及存储条件的控制等各方面,以全面保证资料的完整性、可靠性、符合性、长期保存性。
一、档案管理的简介
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 6个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。
随着档案管理现代化的发展,还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务,档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序。它们组成一个有机整体,为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行,甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。
二、做好环境监测档案管理的方法
1.档案管理工作人员要不断加强档案知识学习、提高认识,增强档案管理意识。应把档案目标管理及档案室建设作为档案建设的重点工作,使广大干部职工充分认识到档案工作是一项重要的环境基础工作。解决好档案专兼职管理人员的配备问题,加强档案管理相关知识的培训,不断提高档案管理人员素质,进一步提高档案工作的业务水平。作为档案管理人员要认识到,档案管理岗位是一个需要默默奉献的岗位,它产生的效益是无形的又是无价的。档案工作是“功在当代,利在千秋”的事业,作为一个档案工作者要有责任感和使命感,要不断加强学习的自觉性,努力提高业务素质,树立好档案管理部门和档案工作者的良好形象。
2.建立健全各项档案管理制度,是把档案工作纳入制度化、规范化轨道的有力措施。除了认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》等各项法律法规外,还要结合环境系统档案管理工作实际,制定出本单位的《归档管理制度》、《档案借阅制度》、《安全保密制度》、《档案销毁制度》、《档案分类方案》等一系列管理规定。使档案管理工作有序进行,做到制度健全、职责明确,实行集中统一管理,分级负责的制度,全面推动档案工作的开展。
3.加强业务建设,完善管理工作,首先,根据环境档案的专业性,对环境档案进行科学分类,制定出分类大纲及示意图,在分类方案的编制中,要注意遵循以下原则:逻辑原则、保证原则、稳定原则、实用原则。其次,鉴定档案归档范围,划分档案保管期限,制定编号方案。根据环境档案的地域性、时间性和连续性的特点,按流域水系、按地区、按年份进行组织排列,以维护环境记录文件之间的有机联系,对各种门类和载体的档案实行规范整理,使案卷质量符合规定要求。最后,实行科学的保管,环境档案资料要求至少用两种以上的介质保存环境资料,即纸介质和磁介质。用纸介质保存环境资料时,其输出打印的成果应完整、清晰,并装订成册,进行卷册划分,并统一内容、格式和编目顺序。用磁介质或光盘保存环境资料时,所选用介质要求通用性强、可靠性高且在一定时期内使用同一种介质,并周期性地予以更新。
4.开展服务,充分发挥环境档案的作用。环境监测档案管理工作必须以环境监测业务工作为中心,为环境监测业务工作开展、为经济建设服务。档案人员要积极配合中心工作,利用馆藏档案作基础,加强环境监测档案信息资源的管理和应用,充分发挥环境监测档案础,加强环境监测档案信息资源的管理和应用,充分发挥环境监测档案档案信息的深加工,把服务的内容进一步细化,把服务的质量和水平进一步提高,主动为领导决策、研究提供依据,
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