秘书学教学课件.ppt

第二章 秘书的基本职能 一、参谋咨询 二、辅助决策 （一）秘书辅助决策的职能基础 1、为决策提供有效依据 调查研究、走访观察，获取与整合信息 2、加速决策实施进程 （1）协调与化解矛盾 （2）获取反馈信息，便于决策修正与完善 （二）秘书辅佐决策的方式 1、决策前服务式辅佐 （1）收集方针政策法律法规和规章制度 （2）决策所需组织内外的信息资料 （3）组织内外的参谋建议和要求 2、决策形成中协助式辅佐 （1）草拟和收集多种备选方案 （2）参与方案分析比较与评价 （3）对初选方案的论证、意见与建议 （4）决策方案准确流畅简明地表述 3、决策执行中协调式辅佐 （1）领导与群众、上级与下级的纵向协调 （2）平级之间与不同部门间横向协调 （3）基于整个组织的整体性协调 三、沟通协调 四、管理事务 方法与要领: （一）不分亲疏 管理事务虽有层次，但不能明显分亲疏，否则将失去群众基础 （二）不图名利 （三）不违原则 五、检查督办 要领: 1、忌浮光掠影 深入实际，准确掌握决策执行情况与效果 2、忌孤军深入 争取下级负责人和群众的理解支持和配合 3、忌先入为主 在检查督办前可能听到有关情况或议论，形成初步印象，但只能供参考 第三章 公文办理 一、公文类别 1、指挥类公文 命令、指令、指示、决定、决议、计划、布告 2、报请类公文 报告、请示 3、批转类公文 批复、批转、转发 4、知照类公文 公告、通告、通报、通知、 5、记述类公文 会议纪要、总结、会议记录、大事记 6、联系类公文 函、介绍信 7、规范类公文 章程、规定、条例、办法、细则 二、公文办理 （一）含义 公文办理、公文处理、公文管理的区别 1、公文办理：生效阶段，从收文到办复 2、公文处理：形成和生效阶段（撰制、办理） 3、公文管理；从产生到终止的全过程（撰制、传递、办理和保管） （二）程序 1、收文 将上平下行文集中由秘书部门统一验收，包括签收、启和登记 （1）签收：清点、检查、签章 例：类似拿挂号信等 （2）启封：区分启封范围 （3）登记：注意项目内容 2、分送 十看十记十知 分送人员阅后确定： （1）办或不办 （2）请领导批办还是直送承办部门去办 （3）请主要领导人或分管领导人批办，还是呈送所有领导人集体批阅 3、传阅 （1）含义：内部轮流阅读 （2）三个问题： a.控制范围，做到不多不少； b.确定顺序，做到先上级后下级，先主管后承办，即机关主要领导者先阅，主管业务部门先阅，承办人先阅 c.加强催阅：有效防止和纠正传阅中的积压、漏缺、丢失、倒流和不负责任等现象，保证快速、准确和安全地传阅 4、拟办 （1）含义：对需要办理的来文提出初步方案 （2）特点： 参考性：拟办意见只供领导者批办时选择、参考；差异性：拟办意见如在两个以上应彼此有所区别；概括性：拟办意见要简明扼要而又合情合理。 （3）基本要求： 精读全文：对文件一字不漏地细读；周密思考：考虑多种相关因素；提供依据：认真查找相关材料 5、批办 （1）含义：对需要办理的来文做出具体批示。批办是领导者的事情。 6、承办 （1）含义：遵照领导者对来文的批示，根据来文内容和要求，由某一部门或个人予以贯彻落实 （2）要求：明确承办人，由专人负责；领会批办精神，如实地按领导意图办文；有些文件涉及若干部门，需要主办部门与协办部门协调一致 7、催办 （1）含义：对文件承办工作的检查和督促 （2）要求：提高催办工作的地位；制订催办工作制度；强化催办工作的纪律 8、办复 （1）含义：将承办者办文的结果向批办的领导者来文机关报告 （2）要求：及时准确方便；及时准确无误地报告；为立卷归档着想 （三）要求 1、准确无误 （1）工作内容准确 避免错收、错签、错拆、错登或漏收、漏签、漏拆、漏登 （2）工作方向准确 避免“逆向办文”、“越级办文” ，如先分送后登记，先承办后批办；未验收就登记，未批办就承办等。 （3）工作方式准确 公文办理的形式和方法要规范化 2、讲究时效 （1）强化时间观念 对紧急文件的办理，必须在限定时间内实施 （2）缩短运转周期 快速传递，减少环节之间所耗用时间 快速办理，减少每个环节上留办时间 3、安全保密 保证所办文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏；严格遵守公文管理保密规定，做到不泄密、不失密。 4、统一管理 确保公文办理的集中与统一： （1）统一于秘书部门 （2）统一于公文法规 《中国共产党各级领导机关文件处理暂行条例》 《国家行政机关公文处理办法》 （3）统一于主管领导 机关和部门领导者应有专人主管公文处理 第四章 会议经营（上）：会议概述 一、会议的含义和构成要素 （一）含义 某一社会群体为解决某一问题而吸收有关人员进行讨论、商议或表决的一种组织形式。 （二）构成要素