模块一 办公室工作基础(xs).doc

办公室实务实训 写在前面的话…… 办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中，大都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几方面职能。 模块一 办公室工作基础 一、训练目的 通过训练，使学生熟悉办公室工作内容，掌握办公室人员的工作方法，强化办公室人员职业意识，了解从事办公室工作应具备的职业素质和能力。 二、案例导入： 【案情】：刘诚大学毕业后进入应聘到一家集团公司做总经理办公室秘书。上班伊始，办公室主任安排老秘书老赵带他认认门，熟悉情况。老赵先带他来到档案室，介绍他认识档案科科长张华和科员小李，告诉他若想进一步熟悉公司情况，如历任领导、隶属关系等可到这里翻阅有关文件。离开档案科，老赵带他来到旁边的调研科，告诉他办公室要做好领导的辅助决策，不做好调研工作，领导者很难做出准确可行的决策；出了调研科，就听到旁边比较喧闹，原来这个办公室人很多，看起来不少人面有委屈之色，小刘抬头一看，这里是信访科。老赵告诉他，最近信访科来提意见的人较多，可能和不久前公司新出台的一项的政策有关。到了走廊尽头，小刘没等老赵带就自己进了这个办公室，想和老赵说话时发现老赵没跟进来。他扭头一看，老赵才进来，仅和对方说“这是单位新来的员工刘诚”，没呆一会儿就走了。小刘挺纳闷，问老杨怎么这么快就走了呢？老赵示意小刘看门牌。小刘这才注意到，这里挂着“机要科”三个字……。 转了一圈，老赵告诉小刘，在办公室里，不同岗位人员的工作职责不同。如秘书岗位人员主要负责文件起草、收发、党政会议记录、大事记撰写等工作，档案岗位人员主要负责单位档案文件的管理和利用，不过大家分工不分家。老赵要他不仅得熟悉办公室各岗位，还得熟悉一下公司各科室情况，以后和大家打交道的机会很多。 三、知识简介 知识点一 办公室工作概述 （一）办公室的含义 概念：广义：办理日常公务的场所。狭义：办公室是指组织内部以服务为宗旨的综合性工作机构。 （二）办公室工作的主要内容 1．办文主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。办会包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。办事 ※ 发掘新机会 ※ 规划 ※ 改进方法和技能 ※ 建立伙伴关系 ※ 防患于未然 A（碎石型的事务） ※ 危机 ※ 急迫的问题 ※ 有期限压力的计划 不 重 要 D（水型的事务） ※ 一些可做可不做的杂事 ※ 一些不必要的应酬 ※ 有趣的活动 C（细沙型的事务） ※ 不速之客的接待 ※ 某些信件、文件、电话的处理 ※ 某些会议的出席 ※ 某些必要而不重要的会议、活动 办公室人员每天事务较多，加强时间管理，提高办事效率需要遵循一定的方法和策略。 1．合理的分工与协作 2．区分常规工作和非常规工作 3．分清工作的轻重缓急和先后次序 4．合理分配自己的精力和时间 5．使用辅助手段帮助时间管理 6．并行串行兼顾，合并同类工作事项 7．遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限完成工作 8．工作环境优化 四、实训： 教师向学生给出资料 4、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 5、描述一个你所熟悉的某办公室内部机构情况。 （四）案例分析 案例1 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?（用示意图表示，可用文字说明） 案例2 一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请求分管办会的黄副主任，黄答“举办电影晚会”。黄没有要求方秘书再往上请示，而方秘书自认为再请求一把手贾主任也许会更好办事。在请求贾时又没有把已请求黄所定的意见告诉贾，贾的批复为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现了两种不同安排的领导意见，该按谁的意见办呢？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄副主任对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。请你对方秘书的做 1、实训要求： （1）以行政助理李非的身份制作一份12月份领导工作计划表。 （2）填制李非和张总12月24日的工作日志。 （3）将李非当天的已知事项按时间管理的原则和方法进行安排，用表格记录各项事情的先后顺序。 （4）小组充分研究决定后，由一名小组成员拟定最终成果并汇报。小组组长负有组织责任，不可只由一人