浅谈档案管理基础工作在现代化管理中的作用.docVIP

浅谈档案管理基础工作在现代化管理中的作用 　　摘 要：如今人们已经迈入了信息化的时代，在信息化时代的今天，对档案管理工作也提出了新的要求，而档案管理基础工作作为现代化管理工作非常重要的一部分，更是应该得到人们的重视。本文主要讲述了档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用，现阶段档案基础管理工作的现状以及就如何做好档案管理基础工作提出了几点建议。 　　关键词：档案管理基础工作；档案管理；作用；建议 　　伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。 　　1 档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用 　　1.1 使档案管理工作变得标准规范 　　?n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。 　　1.2 档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性 　　档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。 　　1.3 档案管理基础工作保障档案管理的利用率 　　档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。 　　2 档案管理基础工作现状 　　2.1 档案管理人员的整体素质不够高 　　现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。 　　2.2 档案管理不够规范 　　档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。 　　2.3 档案管理的现代化技术普及度较低 　　现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。 　　2.4 档案保管不当造成缺失 　　现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化