外贸函电课件-函电第1章.pptVIP

1.5 Notes 1. Essentials of Business Letter Writing 商务信函写作的要求（清晰、简洁、礼貌、体谅、正确、具体和完整） 2. The Components of Business Letters 商务信函的基本构成成分 The Basic Components of Business Letters 商务信函的基本构成成分 Additional Components of Business Letters商务信函的其它成分 Letterhead 信头 Mailing or In-house Notation 邮递方式 Date 日期 Reference 编号 Inside name and address 封内名称及地址 Attention Line 主送，简写为Attn. Salutation 称呼 Subject Line/Caption 标题或事由 Body 正文 MultipleLetter Heading 多页信的标题 Complimentary Close 结束敬语 Reference Initials 主办人代号 Signature 签名 Enclosure Notation 附件 Carbon copy Notation 抄送 Postscript/P.S. 附言 商务信函的基本构成成分 信头：包括公司或集团的名称、地址、电话号码、电传号码、电子邮件地址等。 信头一般是印好的。 日期：位于信头的下面，其写法有英、美之分。 封内名称及地址：即收信人名称及地址，它与信封上的地址完全相同。 其目的在于方便归档、避免差错等。 当信封是开窗信封（window envelope）时，封内地址还可以当作信封上收件人的地址。封内地址一般位于信头下，它主要包括以下几个要素： （1）the name of the recipient (收件人姓名) （2）the department name (部门名称) （3）company name (公司名称) （4）suite or room number （房间号或门牌号） （5）street address (街道名称) （6）city（城市名称） （7）postcode (邮编) （8）state/province and country (送达州/省和国家名称) 称呼：写信人对收信人的尊称，多以“Dear”开头。 一般位于封内地址或指定收信人姓名的下面两行，通常是从左边顶格写起，在后面加上冒号或 逗号。 商务信函的基本构成成分 正文：信中最重要的一部分，表达了写信人的观点、意见、目的、愿望等。通常位于称呼 下一行或两行位置处，行与行之间保持单倍行距，段落与段落之间保持双倍行距。通常情况 下，正文由三部分构成。 第一部分是开头语（Opening Sentence），习惯上开头语是写信人将收信人日期、编号、 简要内容等作简要叙述，使对方立即知道此信是针对哪封信而写的；如果是首次信函联系，则 利用开头语作简单的自我介绍，并扼要表明写此信的意图。开头语一般自成一段。最后一部分 是结束语（Closing Sentence），用以总结信中所谈及的事项，对收信人提出希望和要求，其 位置在正文之后另起一段。 结束敬语：表示写信人对收信人的一种谦称，使信较礼貌地结束。 位于正文后一行或两行处，首字母需大写，后面加上逗号。 结束敬语必须与称呼相匹配，从而反映发信人与收信人的关系。 常用的结束敬语如下表所示： 最正式的（一般用于对上级的回信） Respectfully, Respectfully yours, Yours respectfully, Very respectfully； 正式的 Yours truly, Very truly yours, Yours faithfully, Faithfully yours； 普通式的（对方来信时多以名字来称呼） Yours sincerely, Sincerely yours, Very sincerely yours； 简略式的（表示亲密） Cordially yours和Cordially。 商务信函的基本构成成分 签名：是商务信函中极为重要的部分，包括亲笔签名和打印签名，位于结束敬语下方。 因为签名具有一定的法律效力，签名者对信中所叙述的内容要承担一定的责任，因而签名 要清晰