晋峰青年商会工作计划锦囊.docVIP

晉 峰 青 年 商 會 工 作 計 劃 錦 囊 會員事務及記錄及獎勵組 二零零二年版 目 錄 一. 推行工作計劃之目的 二. 推行工作計劃之方法一社會發展循環步驟之應用 三. 工作計劃籌委會組織圖表樣本 四. 小組籌委職責概略 五. 財政事務運作之製作 六. 工作計劃檔案冊 七. 會議事項 八. 會議程序法 九. 總會會所及其他服務使用守則 十. 結語 附錄：工作計劃使用表格及文件範本 一.推行工作計劃之目的 透過與社會、政府及大眾傳播媒介的緊密接觸，建立良好的公共關係形象，以其擴展青商活動及提高本會之地位。 加強對會員之領袖才能訓練。 透過工作計劃及聯誼活動，加強會員間及本會與其他分會間之溝通及聯繫。 二.推行工作計劃之方法-- 社會發展循環步驟之應用 一個青商分會能否有效地推展其會務，又能否在社會上及青商活動中建立良好的形象，以至其個別會員能否有充份訓練機會，無不在其所舉辦之每一個活動計劃的表現和成果中反映出來。 國際青商總會多年前已推薦了一個推行工作計劃的方法一社會發展循環步驟(Community Devlopment Cycle，簡稱CD)，它包括調查、分析，計劃、執行及檢討等五個基本步驟。 這個方法的基本精神在於使每一個小組成員，能從參與工作計劃及推行過程中真正獲益。現在讓我們循本會一之行政方針及上述工作方法，將一個小組主席推行社會發展計劃之步驟，詳細列後，以供參考。 I調查及分析(Survey Analysis) 由負責社會發展之董事局成員於年初進行調查及分析工作，並提交報告及計劃書，以便董事局釐定全年之活動計劃。在獲得董事局認同及確定方向後，物色及委任合適之小組主席，共同磋商，瞭解整個計劃的內容、範圍、推行方針、所需時間、人力及財政資源，以及期望達致的目標等等，再經參考以前同類工作計劃的記錄，請教較資深的會友，體察實際環境，便可以把握各推行要點及麓定工作步驟。 II計劃(Planning) 小組主席在掌握整個工作計劃的要點後，繼續與指導董事磋商以決定個別活動之需要性、推行之方法及途徑、財政預算等等；最後決定工作小組成員之多寡，並物色適當人選擔任。 為使各會員及準會員在會內之參與及訓練機會能平衡發展，小組主席在挑選或委任任何小組成員之前，必須事先與會員擴展董事磋商，或由會員擴展董事按當時個別會員的工作量及參與情況推薦合適的人選，亦須注意每一位被委任之小組成員必須為本會之會員或準會員。 在各人選被委任後，小組主席須即隨即將「小組成員名單」送交本會會員董事及記錄獎董事存案。 在籌委會(Organising Committee)組成後，便需透過正式或非正式的會議，合力推行所製訂的工作計劃。 工作會議之要訣 (a) 小組主席須邀請指導董事及指導副會長出席第一次小組工作會議，由他(們)將整個工作計劃之目的、內容及重點向所有小組成員解釋一遍，再由小組主席將個別活動及小組委員職責逐一解釋，使各成員能正確明瞭整個計劃。如可能，小組可在第一次工作會議中進行「腦力激盪」(Brain Storming)，以求募集更多有關進行計劃之意見。 (b) 工作會議不宜次數過多或過密，而每次會議之時間亦不宜過長。小組主席須留意： 提示各成員出席會議必須守時及有所準備，並提交書面報告； 提示成員如未能出席時，應事先通知主席或秘書以作代報告，並提交書面報告； 運用「會議程序」開會，並向成員解釋運用會議程序之必要及好處； 設立「工作進度表」，每次會議檢討進度及作有效之調整或補救； 提示小組秘書下列工作： 於每次會議前將會議議程及上次會議記錄準時送達各成員，同時於會議前一天以電話提醒各成員出席。 通知指導董事及指導副會長出席會議，在必耍時邀請會長出席指導。 III執行工作(Execution) 小組主席除依照原定計劃推行活動外，並須注意下列各點： 盡量利用總會之下列服務： (a) 每星期三為總會之郵寄日，任何印刷品需總會代寄十八分會各青商會員，可於每星期一中午十二時正前將印刷品連同填妥之表格送往總會會址，有關總會郵遞服務詳情，請參閱附錄； 總會會址之會議室可供各分會借用，借用時需盡早填寫會所借用表交總會，總會秘書處將以先到先得方式處理。如取消借用會議室，須盡快通知總會秘書處，以免防礙他人使用，請參閱「總會會所使用守則」 進行工作計劃時所需之會方物資，如會旗、座檯名牌、襟花待，可與本會秘書處聯絡借用，用後須盡速交還及保持會柜之整潔。 為免與會方之義務秘書及義務司庫之名稱有所混淆，小組之秘書及司庫之英文寫法可用「Secretary」及「Treasurer」。 IV檢討(Evaluation) 為使各項檢討能在記憶猶新之下提出，檢討會議務須於工作計劃完成後之十四天內召開。 小組主席應提示各成員必須攜備所有有關資料或文件出席，例如司庫提交一份完整之收支結