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档案可供利用情况的数据分析 ——档案充分利用问题研究之一 。陈永生 内容摘要本文通过可靠的统计数据详细地分析 国家档案资源总量有多少，按理说应该是人们需要 了国家档案资源的总量及其构成情况，回答了有多少档 做到心中有数的最基本的概念，但多年以来似乎没有人 案可以利用，有哪些档案可以利用，有多少档案需要花 关注过这一点。因此，笔者觉得首先要做的事情就是摸 费公共成本等问题，指出档案充分利用的必要性和紧迫 性。 关键词档案总量档案结构可供利用充分利 用数据分析 档案利用的一个最基本的前提就是要知道有多少 档案和有哪些档案可供利用，档案可供利用情况的数据 分析正是基于这个前提而展开的。 一、国家档案资源总量 国家档案资源指的是“过去和现在的国家机构、社 会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保 况。③ 存价值韵档案总和。”①凡是对国家和社会有保存价值的 面对如此巨大的国家档案资源总量，在为拥有丰富 需要国家保管的档案都是国家档案资源的有机组成部 分。这些档案不但包括现代社会产生的档案，而且也包 的档案资源而感到欣慰的同时，也不能不去认真思考如 下两个很现实的问题： 括古代社会产生的档案；不但包括纸质档案，而且也包 第一，档案的形成和保存需要付出相应的成本和代 括其它载体的档案；不但包括公共机构产生的档案，而 价，藏而不用就会造成人力、物力和财力的极大浪费，用 且也包括私人组织和个人产生的档案，如“官僚资本企 得不充分也会得不偿失。 业、私营企业、私立学校以及为国家所接收的外国在我 国设立的机关、团体、企业、事业单位的档案”，此外，还 档案是人类社会实践活动的产物，不管其形成是有 “有些楼案(如个别寺庙、作家的档案)虽无国家的明文 意还是无意的，但保存档案却是人类的一种高度自觉的 行为。因此，档案的形成过程，“可简化为‘有意、无意地 规茹§i誉睦实际上已置于国家的管理之下。”② 激麟瓣蠢l赣豢糕鬻鬻缀瓣黧缀纛麓瓣瀵藏麓黧㈡缀鞠嘲豳麟 制作+有意的处理保存’这样一个公式。”④既然处理和 质的独占消费特征而言的，因为物质的共享需要对物质 保存档案是人类的自觉行为，那么，有两个因素是人们 进行独占或分割，正如米哈依诺夫等人在《科学交流与 必须考虑的：一是保存档案需要付出什么?二是保存档 情报学》一书中引用萧伯纳的话所说的那样：“倘若你有 案能够获得什么?概而言之，要付出的是成本和代价，想 一个苹果，我也有一个苹果，而我们彼此交换这些苹果， 获得的是收益与回报。从理性的角度来说，没有人愿意 那么，你和我仍然是各有一个苹果；但是，倘若你有一种 只花费成本而不求收益，也没有人愿意只付出代价而不 思想，我也有一种思想，而我们彼此交流这些思想，那 求回报。人们既然花费了成本来保存档案，那么，人们就 么，我们每个入将各有丽种思想。”⑨如果一个苹果为6 想从保存的档案那里获取高于成本投入的收益。要实现 个人共享，这时每个人只能得到苹果的1，6；而信息的共 这一目的，就要对所保存的档案进行充分的利用。 享则不同，100个人同时听一场报告，每个人所获得的 从古至今，人们为了从档案利用中获取收益，就采 信息不是l％，而是loo％。在这里，信息是完整的。二是 取各种方式来保存和管理档案。当今社会，人们以一种