档案数字化是档案管理的未来趋势.pdfVIP

2014年6月 总第318期 文化教育 档案数字化是档案管理的未来趋势 孙梅霞 (沈阳理工大学，辽宁 沈阳 110168) 摘 要：随着科学技术的不断发展和深化，档案工作发生了 案管理系统基础数据库 ，从 2010年9月开始，完成了从 1953 翻天覆地的变化。目前 ，信息的种类和形式在不断发生着变 年到2007年的馆藏 1608卷档案文件 目录录入及部分文件全 化，传统档案管理模式已不能满足信息时代的需求和发展。因 文的上传工作 ，完成了声像档案的数字化，初步实现了档案管 此，人们提出了档案管理数字化建设的构想。本文通过了解档 理的信息化，使学校档案工作提升了一个层次。 案数字化管理的内涵，对我馆档案数字化进行阐述。 现阶段我们着手对馆藏档案进行分类，重点选择有长远利 关键词：数字化；档案管理；未来趋势 用价值、考查率高、社会效益广泛的先进行全文扫描的数字化 工作，此项工作分为三个阶段完成。即：利用率较高部分、利用 一 、 档案管理数字化概念 率较低部分、很少利用部分。首先，对档案管理人员进行合理分 档案数字化是随着计算机技术 、扫描技术 、OCR技术、数 工，抽调业务骨干对馆藏档案进行优选。其次，核对档案 目录与 字摄影 (录音 、录像)技术 、数据库技术、多媒体技术 、存储技术 内容，对破损的档案进行技术修裱。再次，核对准确无误后再进 的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案 行扫描，全文录入档案管理系统数据库，实行档案管理数字化。 资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储 ，以网络 目前 ，已完成了从 1953年到2007年档案录入文件级 目录 化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序 56156万条 ，声像档案2017条。完成了2008年至2011年文件 结构的档案信息库，实现了资源共享。 全文的上传工作，对破损档案组织人员进行修复工作。在2012 要实现档案管理的数字化，关键在于将纸质的档案转入电 年完成第一阶段的扫描建库工作 ，2013年完成第二阶段的扫 子文档 ，如将各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存 描建库工作 ，计划在2014年完成第三阶段的扫描建库工作。 储到计算机数据库中，实现档案管理数字化。 对于数字化的扫描工作，我们学习和借鉴了兄弟院校的成 二、加快档案信息资源开发 。推进档案数字化进程 功经验 ，学校领导非常重视，配备了最新型号的扫描仪和有关 1．优化馆藏结构。首先，从优化馆藏结构着手，数字档案馆 技术人员 ，对场地的准备和扫描加工进行了安全控制 ，对数据 需要做好档案的收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作 ，构建 的转换和有关数据的备份制订了具体方案，明确了我馆档案数 丰富的馆藏体系，为档案信息资源服务奠定 良好的基础。其次， 字化的相关技术标准，使我馆档案数字化工作稳步推进。现已 数字档案馆需要加大对档案信息资源开发工作的投入 ，加快档 完成了l／3档案扫描工作，档案扫描的数据转换、备份、存储等 案信息资源的开发进程。通过对档案信息资源价值的深层挖 后期工作也在顺利进行中。 掘，为社会公众提供 日益丰富的档案信息集成品。再次，加大数 四、我馆档案数字化工作面临的困难 字档案信息资源建设力度。数字档案馆要有大量可利用的档案 1．档案馆经费不足。档案馆各种设备配置需要很大的资金 信息资源 ，以便读者在网络上查阅、参考，这就要确保电子文件 支持，由于经费不足，许多设备无法适应工作需求。应积极与学 及时归档