对企业档案管理工作的几点思考.pdfVIP

2014年 2月(上旬刊)l企业经济与管理 对企业档案管理工作的几点思考 杜鹏 大庆油田有限责任公司海拉尔石油勘探开发指挥部开发技术中心 摘要 ：档案管理工作对企业的发展有至关重要的意义，然而当前许多企业的档案管理工作无法满足当今市场竞争中企业对于档案 资源的管理和利用，档案管理工作还存在种种 问题 。本文对如何做好企业档案的管理工作提 出几点思考：1．建立健全切合实际的 档案管理制度 ；2．做好文书及 电子文档的处理 ；3_加强对声像档案的管理和保护；4．提高档案管理人员素质 ，不断深化改革。 关键词 ：企业档案 管理措施 企业档案是指企业在各项生产 、经营活动 中形成 的对国家、 到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光，最大程度上确保资料 社会和本企业具有保存价值 的各种文字、图表 、声像等不 同形式 的安全 ，以延长档案寿命 。其次．建立档案工作网络 。可指定专人 的历史记录 企业档案记载着一个企业发展史上 的每一步印记 ． 管理文书档案和业务档案 ．针对不同部门的业务活动制定不同的 能够为研究企业 的经营业绩和科学发展提供一手资料 ．它反 映 档案管理办法 ．促进业务部 门在工作中形成有保存价值和利用价 了企业成长与发展的历程 ．是企业的重要资产和信息资源 ．也是 值高的材料 ，以利于企业及时归档。而归档的资料．需要保持他 企业文化的积淀 们之间的历史联系，以便于 日后保管和利用。第三．要严格有关 1企业档案工作现状 的档案借 阅规定 最大程度上保证档案资料的安全 ．杜绝档案乱 目前 ．虽然计算机已广泛应用在大多数企业的档案管理工 借乱发 ．防止珍贵档案 的分散流失 作 中．但其对档案的管理与提供利用仍适应不 了档案网络化发 3．2做好文书及电子文档 的处理 展的需要 主要存在 以下几点问题： 文书档案的归档处理需要规范化 、标准化 ．并保持不 同资料 1．1重生产经营 ．轻档案管理 之间的历史联系 ．建立合理的检索工具，以便 日后查找 许多中小企业领导或法人 的档案意识淡薄 ．重视生产经营， 电子文档也属于档案的重要部分 ．声像 、图像甚至视频 的资 弱化甚至轻视档案工作 ，这便导致 了企业档案管理水平的滑坡 。 料在当今社会 中．对于企业档案更是至关重要 电子文档与传统 1．2档案管理工作方式落后于其他各项管理工作 纸质文档有很大差别 ．良好 的保存 电子文档 ．可 以大大节省档案 现行 的企业档案管理工作方式在计划经济下产生 ．本身存 存放 的物理空间．为企业节省许多资源 电子文件提倡以脱机方 在许多计划经济的特点．尚未跟上现代企业改革 的步伐 导致企 式保存 ．在保存方面 ．要求使用高质量 的磁盘 。要求存放磁盘的空 业各项其他管理工作无法与档案管理工作相融合 间要无磁场干扰，无震动、无尘、无腐蚀气体、湿度适中。湿度应 1．3利用档案信息产生经济效益的时间不确定 控制在 40％一65％．温度应控制在 14—24qC 由于档案信息资源无法兑现成为企业所需的现金流 ．部分 3_3加强对声像档案 的管理和保护 管理者因此而忽视了档案工作 。事实上 ，档案是企业的无形资 声像档案是指 国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形 产 企业的档案信息资源可谓是企业 的无价之宝 ．记录着企业 的 成的对 国家和社会有保存价值 的照片、底片、影片、唱片、录音带、 发展历程 ．对研究企业的成长、发展方向、有十分重要 的作用 。 录像带等不同材料为载体．以影像、声音为主．并辅以文字说明的 1．4缺乏有效得监督和指导 记录。声像档案有其特殊的实效性和归档要求 。若不及时归档 ， 部分企业所开展 的档案工作 目标管理达标活动停止后 ．就 对以后 的查找会造成不可弥补的损