接待贵宾服务礼仪.PPT

會議結束後的禮儀 ★協助與會者順利返程。 ★協助安排外賓與會者接送車輛與人員。 ★安排合影留念，請來賓留下聯絡方式。 ★盡量於當天整理會議紀錄及後續會議事項追蹤。 ★協助與會者在住宿或其他費用的結清。 ★儘速清理會場。 ★儘快寫致謝函。 * 《圖解國際禮儀》 * 第九章 國際會議現場禮儀 9-1 國際會議現場禮儀 9-2 會議環境設計 9-3 會議安全和保密服務 9-4 會前服務禮儀 9-5 會議就座禮儀 第九章 國際會議現場禮儀 9-6 會議工作禮儀 9-7 會議發言人的禮儀 9-8 論壇的組織與禮儀 9-9 會議主持人禮儀 9-10 會議結束後禮儀 9-1 國際會議現場禮儀 會議場地的基本考量 應參酌會議性質、參與人數，並應顧及 環境寧靜、交通便利、光線、衛生等。 需考慮會議人數、會議類型，會議中心或 大型飯店設有大小不同會議場所供選擇。 例如電腦網路、視廳設備軟硬體、放映 機及投影器材等。 場地考量 場地面積 場地的 硬體設施 9-2 會議環境設計 會場布置原則 ★主席臺須放口譯設備裝置，呈橫一字型排列。 ★舞臺後方懸掛大會標誌會旗、與會會員國旗。 ★主席臺一側設置同步翻譯間。 ★會議布置一定要合乎主題。 ★會議設計要人性化，根據會議人數多寡安排座位。 ★指示路標應明確清楚。 ★人數多時，會議桌組成方形或馬蹄形。 ★保留記錄者的位置。 會議場地規劃 場地選擇 具有國際會議場地及設施之飯店、會議中 心或機關學校等地。 場地分配 主會場、記者招待室、貴賓休息室及大會 祕書處、工作人員休息區及與會人員停車 場地。 安全規劃 請專業保全公司、編制危機處理小組處理 臨時事故。 多項設備 同步翻譯設備、會場內外網路線、桌椅、 座位、飲水及簡報時所需電腦相關設備。 會議視聽設備 9-3 會議安全和保密服務 會場安全服務 ★會場安全服務是現場工作人員在會議前的會場安全檢查任務之一。 與會人員攜帶的 貴重物品、文件 和收費現金款項 現場服務人員 代保管、代存 有扒手或宵小 意外事件發生 會議保密服務 保密項目 重要人士出席或文件 會議中討論文件(草案、討論稿、決策方 案等) 做 法 不讓媒體記者參加，嚴防媒體記者滲透。 9-4 會前服務禮儀 報到簽到服務禮儀 在入口處設置報到或簽到處 大型國際會議常把簽到與食宿安排一起 處理 大型會議或展覽，接待員需要更細心 工作人員必須提早20?30 分鐘到場準備 接待貴賓服務禮儀 事前需要縝密規劃準備。 接待者最好是主辦單位負責人或活動主人。 客人身分特殊，可考慮使用貴賓證，進入機場內，在空橋出 口處迎接。 確認迎接外賓無誤後，應自我介紹，並致歡迎之意。 公告住宿飯店的服務設施，以及未來幾天的行程計畫。 基本環境介紹後，讓客人提早入房間或稍作休息。 9-5 會議就座禮儀 會議就座禮儀 ★受邀請參加一個已排座位的會議，最好等待將自己引導 到座位上去。 ★會議主席坐在離會議門口最遠的 桌子末端。 ★主席兩邊是參加公司會議的客人和 拜訪者的座位，或是給高級管理人 員、助理坐。 ★依會議中特殊規定就座。 ★座位次序的安排不需像正式宴會上男女交叉著坐那樣安排，但 業務會議還是要以主客與來賓間隔就座的方式接待。 會議就座禮儀 ★切記不能遲到或過早入席，必須在會議規定時間前10 分鐘內 抵達會場，並且坐在大會為你準備的座位。 ★需穿大會規定的服裝。一般國際會議邀請卡的右下角，會註明 dress code，如果標明正式服裝(formal)，女士要穿裙襬及地的 禮服，男士要穿燕尾服、蕾絲緹花襯衫加小領結。 9-6 會議工作禮儀 會議工作禮儀 ★準時到會，遵守會議紀律。 ★開會時要尊重會議主持人和發言人。 ★當別人講話時，應認真傾聽，可以準備紙筆記錄下與自己 工作相關的內容與要求。 ★不要在別人發言時說話、隨意走動、打哈欠等。 ★會中盡量不離開會場，如果必須離開，要輕手輕腳。長時間 離開或提前退場，須徵求會議組織者同意後再離開。 會議工作禮儀 ★開會過程中，如果有討論，最好選擇自己可以表達意見、看法 的問題，不要保持沉默。 ★想要發言時，用手或目光向主持人示意或直接提出要求。 ★發言應簡明、清楚、有條理，實事求是。 ★欲反駁別人時，應等待別人講完再闡述自己的見解，別人反駁 自己時要虛心聽取，不要急於爭辯。 ★服從多數且要尊重少數。 9-7 會議發言人的禮儀 會議發言 1.應講究順序和秩序，不能爭搶發言。 2.發言應簡短，觀點應明確。 3.與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的 指揮，不能只顧自己。 自由發言 1.應衣冠整齊，走上主席臺，步態自然，剛勁有力，體現 一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。 2.發言時應口齒