管理沟通第8章 会议沟通.ppt

第八章　会议沟通 教学目的和要求：理解会议的概念和内容，会议的分类，会议的参与者，掌握会议的组织，熟悉并能运用会议组织的实用技巧。 重点及难点：会议的准备；会议的主持；会议收尾；会议组织实用技巧 虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来主要有以下几点： 一、影响会议成效的因素 ⒈会议目的不明确 ⒋发言者过于健谈 ⒉会议持续太久 ⒊简单问题复杂化 二、有效会议的策略 ⒈不搞形式主义 ⒉明确会议的目的和目标 ⒊提前分发会议备忘录 ⒋选择合适的与会者 ⒌控制好会议 ⒍分发会议简报 *北京物资学院商学院 北京物资学院商学院 北京物资学院商学院 第八章　会议沟通 * * ㈠会议的概念 会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交换思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属或员工的意见和建议。 ㈡会议的目的: 1、交流信息 2、给予指导 3、解决问题 4、作出决策 ㈢会议的类型 无论在企业还是在其他各种组织中，每天都会举行各种各样的会议。据称，在美国每天举行的各种会议竟多达一千万次。然而不管有多少会议，其类型主要有以下几种： 1、谈判 2、通知 3、解决问题 4、决策 5、交流 ㈣会议的组织 会议开得有效与否取决于对会议的组织，因此为了使会议有成效，就必须作好以下三个阶段的工作：会前准备、会议期间的控制以及会后工作。 ⒈会前准备 ⒉会议控制 ⒊会后工作 ⒈会前准备 （2）明确会议的目标 （3）会议议程 （4）准备会议文件 （5）分发预阅资料 （8）预定会议场所 （9）补充最新信息 （1）明确会议的必要性 （6）确定会议主持人 （7）确定与会人员 ⒉会议控制 会议是否能得以顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。一般来说，控制会议进程，大致可以按以下步骤进行： ⑴宣布会议的主题和目的。 ⑵根据会议议程顺序提出每个项目，然后征求有关与会者的意见。 ⑶给每个人表述自己意见的机会。 ⑷控制讨论进程。如果发生与议题无关或深入到不必要的细节上时，应及时引导到议题本身。 ⑸如果会议上出现各种不同的见解时，主持人应根据自己的理解将各种观点加以概括。 ⑹遵守预定的时间，不要拖延。 ⑺在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策。 ⑻在会议结束时，对已取得的结果进行概括。对于部分问题如确有必要作进一步讨论，可以安排在下一次会议进行讨论。 ⑼确定下次会议议题和时间。 ⒊会后工作 ⑴会议结束后，会议组织者还需做以下工作： 为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议简报下发至与会者及其他有关人员。会议记录应准确，会议中所形成的决策要突出承担任务的责任人姓名、时间及验收标准，并表明下次会议的日期和时间。 ⑵根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。 ㈤会议中的角色 开会原本是为了节省时间而进行的一项活动，但结果却往往浪费了时间。这究竟是什么原因呢？研究表明。会议的有效与否很大程度上取决于会议中的角色。一个正式会议中的角色一般包括主持人、会议秘书和与会者。要使会议取得成功，会议各角色的同心协力是很重要的。 ⒈主持人的职责 ⒉与会者的职责 ⒊会议秘书的职责 可以说，对于会议影响最大的人，就是会议的主持人。会议主持人的作用包括三个方面： 一是引导；二是激励；三是控制。 会议主持人的职责涉及：会前、会议期间和会后。 ⒈主持人的职责 　⑴会前 　　⑵会议期间 　⑶会后 ⑴会前