表达力与简报技巧.pptVIP

2013.05.01 v1r0 ?CymMetrik 2013.05.01 v1r0 表達力與簡報技巧 段美峰 2013.12.12 大綱 表達力概論 業務應具備的表達力 書面報告 簡報技巧 條列式報告 一頁報告(OPR) 報告文筆的基本原則 簡報技巧 成功簡報三要素 簡報發表技巧 卡內基技巧-魔術方程式 表達力概論 表達力(expressiveness) 將心中的思想藉語言文字或行為的方式傳遞給別人瞭解的能耐 表達力類型 口頭 書面 二者結合 業務應具備的表達力-書面報告 何謂業務報告 一切有關業務活動的文書資料，可以在單位、人員之間傳遞訊息， 並做為記錄留存 業務報告的作用 傳遞訊息 跨區域、跨部門、跨時間 協助決策 不只do the right thing (效能) 同時也能協助do the thing right (效率) 經驗累積 企業永續經營，必須靠長期累積的報告 掌握商機 了解企業發展的動態，靠日積月累的報告 報告恐懼症！ 為何 環境因素 接受的是填鴨式教育 時代因素 聲光多媒體盛行，拉長了人與文字的距離 能力因素 缺乏知識(input)，又拙於表達(output) 治療報告恐懼症 培養閱讀習慣 由模擬讀者的角色開始，閱讀書信、雜誌、短文、報紙 累積點滴記錄 善用零碎時間，一有構思到就記下 報告的型態 以長度區分 長、短篇，頁數多需作目錄 以時間區分 定期、不定期 以形式區分 正式、非正式 『正式』重形式， 『非正式』重傳達 以組織權責區分 垂直部門或平行部門 以性質區分 『訊息』用於告知客觀事實，『分析』用於歸納分析成有用資訊 以對象區分 公司內、公司外 注意報告對象 大多數人撰寫報告時，容易陷入以自我為中心撰寫 但業務須注意以讀者(客戶)為中心 同事 夥伴 主管 高階 外部客戶 讀者導向的報告 以讀者的需求為考量 要將焦點放在『讀者需要知道什麼』 不是『我所知道的是什麼』 段落的主旨要明白表達 將訴求分段落表達 注意內容的邏輯關係 報告內互相間需結構緊密而相連 須與訴求重點相關 掌握讀者關注的重點 吃東西要對味，寫報告也是一樣 避免文不對題 充分掌握事實，不可急就章 偷懶馬虎的心態要不得 書面報告的格式 案例討論：解析文章式與效率式報告 近幾年來辦公室自動化系統蔚為風尚，同業中已有52.8 %採用，由於此系統能增加企業運作的效率、提昇企業形象，故本公司跟進自動化的行列，實屬當務之急 近期與理石公司洽談的結果，認為該公司產品品質精良，比其他同類型公司的產品好用。而在售後服務方面，理石公司的保固期也比較長 雖然如此，但理石公司的產品價格甚高，若全數購買，將超出預算的百分之三十 在充分的考慮後，決定不購買理石公司的產品，將轉與其他公司洽商，預計在十月底以前會有結果 起承轉合 起 近幾年來辦公室自動化系統蔚為風尚，同業中已有52.8 %採用，由於此系統能增加企業運作的效率、提昇企業形象，故本公司跟進自動化的行列，實屬當務之急 承 近期與理石公司洽談的結果，認為該公司產品品質精良，比其他同類型公司的產品好用。而在售後服務方面，理石公司的保固期也比較長 轉 雖然如此，但理石公司的產品價格甚高，若全數購買，將超出預算的百分之三十 合 在充分的考慮後，決定不購買理石公司的產品，將轉與其他公司洽商，預計在十月底以前會有結果 結本參 結 在充分的考慮後，決定不購買理石公司的辦公室自動化系統，將轉與家能、鎮旦公司洽商，預計在十月底以前會有結果 本 由於價格因素的考慮，若全數採購理石公司的產品，將超出預算的百分之三十。因此不再與理石公司洽商 當初考慮理石公司，實由於其產品品質為同行之冠，保固期也較其他廠牌為長。但預算超出太多，將影響公司整體預算的運作 參 各供應商報價單 條列式報告 條列式報告係指將要報告的內容逐項條列 條列式報告的優點 容易撰寫 便於增補或刪修內容 便於排列組合 便於閱讀及了解 條列式報告的原則 各項目排列要有一定的順序及邏輯關係 標題、項目層要力求視覺上的清楚 各項目的內容要儘量簡縮，過長就失去條列之意義 一項目敘述一內容 請將下列直敘式文章改寫為條列式 今後，公司若要領先其他競爭對手，也就是要維持去年12%以上的成長率，直通良率須提升到90%以上，而除了傳統標籤之外，非傳統標籤之營業占比必須提高到30%。還有，為了開拓新的需求，必須加強市場力而且要節省人工來降低成本 條列式 今後，公司若要領先其他競爭對手，也就是要維持去年12%以上的成長率，必須做到： 直通良率須提升到90以上 除了傳統標籤之外，非傳統標籤之營業占比必須提高到30% 為了開拓新的需要 必須強化市場 節省人工以降低成本 一頁報告(One Page Report- OPR) 一頁報告(One Page Re