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项目档案归档工作实践和经验 　　摘要：项目档案是在项目建设过程中形成的重要原始历史记录，由于固定资产投资项目多数投资规模较大、建设周期较长、技术要求高，因此在整个项目建设中形成的档案种类多，数量大，如何做好项目档案的归档工作显得非常重要，本文根据项目档案的特点，从七个方面谈如何做好项目档案工作。 关键词：项目；档案；归档 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）04-00-01 固定资产投资项目建设是为满足型号研制保障、解决型号研制工程薄弱环节、改善研制手段、提高研制质量和测试精度而采取的型号研制技术保障措施，是进一步强化产业能力、圆满完成重大科技专项和重点型号工程的重要保障。固定资产投资项目工作提升了型号保障、自主创新、产业化发展能力，是持续、稳定、协调发展的重要措施，为单位统筹考虑后续任务，发展壮大打下了基础。 固定资产投资项目档案是项目建设工作的重要组成部分，是项目建设的基础和保障，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证，是档案工作中的一项重要工作。确保项目档案的完整性、准确性、系统性和有效性，是项目验收的基础，也是我们工作中一贯遵循的原则。就如何做好项目档案的归档工作，笔者根据多年来单位的管理经验做具体的交流，供档案从业同行分享。 一、领导重视、职责明确，是归档工作圆满完成的重要前提 历年来，在项目归档管理工作中，我单位均通过下发红头文件的形式成立项目领导小组和工作小组，并制定详细工作计划，使归档工作得以顺利开展。主管领导任领导小组组长，综合档案室主任和相关部门领导任领导小组成员，领导小组对项目验收工作进行组织和管理，对重大事项进行决策和指导。工作小组成员中包括项目管理人员、技术人员、档案人员、财务人员、技术安全人员等，从而加强了项目建设工作过程的监管和验收工作的管理，确保了全员参与、职责明确，使相关人员对项目实施过程中的文件进行了认真收集、积累和建立预立卷工作，档案部门有专人负责档案的指导、归档工作，为项目档案归档工作的顺利进行提供了组织及人员的保证。 二、源头抓起、制度健全，是归档工作顺利开展的坚实基础 我们根据项目涉及业务部门多、涉及档案类别多、归档验收材料多等固定资产项目工作特点，多年来，结合工作实际不断摸索，将有关要求和经验不断固化于日常多项管理工作制度中，形成了较为完善的制度体系。 除档案部门制定的《档案工作管理规定》及相关档案门类对项目归档有明确要求，并建立了兼职档案员管理网络外，我单位与固定资产投资项目有关的业务部门，如综合处、技术处、质保处、行政处、财务处等机关也在主管业务中制定了相关规定，对日常工作中形成的文件资料、编制内容、预立卷单位等，明晰职责，明确要求，使档案材料在形成过程中有据可依，为后续档案材料的形成积累提供了有力的支撑。工作中的这种网络化、制度化、规范化，保证了项目档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”要求的有效落实。 三、注重收集、强化过程，是归档文件齐全完整的有力保证 文件材料的收集归档工作就是要按照项目档案的形成规律，严格按照归档范围和归档要求，接收分散在项目建设各业务部门的文件材料，集中到档案部门的工作。 文件材料的收集工作是档案管理的重要环节，是档案工作的基础。一般而言，收集工作包括：档案部门对项目文件形成、积累和归档进行监督、检查和指导；定期收集、归档项目建设各业务部门形成并具有保存价值的文件材料；补充归档文件的收集工作。 文件材料收集工作的质量决定档案的质量，因此，各单位应充分认识到文件材料收集工作的重要意义。将项目文件材料的收集归档工作从源头抓起，也就是从项目立项开始就加强对项目文件形成积累归档的监督、检查与业务指导，坚持档案工作与项目建设同步进行，明确项目各业务部门在文件材料收集和归档工作的职责，保证项目文件材料收集工作的良好的开展。 四、培养队伍、提升能力，是归档工作组织实施的人才保障 项目管理人员和从事项目的人员基本上将参与项目的始终，他们对归档验收要求的认识将会在工作中得到体现，使档案管理工作前移，材料在形成、收集及预立卷方面就更有针对性。为此，我们非常重视对项目工作的意识和对工作人员能力的培养。 我们多次请上级档案馆的同志给有关人员讲课，就如何做好预立卷、如何确定归档范围、项目前期文件的收集及工作中的注意事项等内容进行深入专业的讲解，提高了中层领导对项目归档工作的重视，提升了项目管理人员和专兼职档案人员的业务素质，使他们在后来的工作中目标更明确，对过程文件的形成、收集、积累工作也更专业，更符合要求。 五、计划管理、严格考核，是归档工作有序开展的主要手段 多年来，主管领导高度重视项目归档工作，将档案工作纳入单位考核体系