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“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 邮件发送对象 企业电子邮件沟通规范与技巧 如果我给12个人发送了邮件，询问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ 回信时注意保持线索 邮件发送对象 企业电子邮件沟通规范与技巧 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件 选择发对象应避免的问题 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接领导 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 避免将细节性的讨论意见发送给公司高管，特别是可以判断高管不能深入了解的业务细节 企业电子邮件沟通规范与技巧 选择发对象应避免的问题 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人 单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送 企业电子邮件沟通规范与技巧 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 一个人找计算器，300人中断工作来看这个信息 邮件内容 企业电子邮件沟通规范与技巧 邮件内容切忌长篇大论，应简单明了。 1 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 2 切勿发送不正常言论（ Email会被记录并有证可查） 3 避免非相关主题性的言语 4 邮件内容 企业电子邮件沟通规范与技巧 勿任意或无心地浪费带宽（少发大容量邮件） 5 保持专业，避免用工作邮箱发送私人邮件 6 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 7 一次邮件交待完整信息,避免频繁发送“补充”或“更正”邮件 8 邮件内容 企业电子邮件沟通规范与技巧 注意字体大小要适中、字体尽可能统一 9 注意编码，中文使用GB2312编码 10 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附 1）附件文件应按有意义的名字命名 2）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 3）如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。 11 邮件内容 企业电子邮件沟通规范与技巧 内容和格式要相符，避免写太多情感的东西 12  切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 1）许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对 方甚至引起冲突 2）避免情绪激动的时候回信 3）确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪， 最好面对面回应 13 有意见要提时，请先思考，这个问题 都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大 14 邮件的其它用法 沟通确认和反馈 1）对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关 注；或请对方确认收到Email 2）如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视， 尝试再次提醒 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 企业电子邮件沟通规范与技巧 养成习惯 上班第一件事：查看邮件 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率 邮箱是工作平台 企业电子邮箱沟通规范与技巧 企业电子邮件沟通规范及技巧 电子邮件是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途 前言－－电子邮件沟通的重要性 现代企业的工作强度加大，工作量加大 不少企业工作完全依赖电子邮件 前言－－电子邮件沟通的重要性 忙碌的人没有那么多时间面对面听取工作汇报 人的记忆力有限，需要邮件提醒 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 前言－－电子邮件使用基本原则 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务