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HFEC 北京华福工程有限公司 采购工作程序 采 购 管 理 PE-W001-2008 实施日期 2008年 月 日 第 1 页 共 页 序 号 工作内容 操作步骤 责任人 支持表格及程序文件 1 建立合格分供商信息库 收到推荐分供商资料，由文控工程师填写合格供方评定表，经审核合格后进入公司合格分供商信息库。 文控工程师； 部长； 公司领导。 附表1：合格供方评定表 2 投标询价 收到费控部物资询价明细表；由采购经理组织，专业工程师负责联系公司信息库内相应厂家进行报价咨询；经部长签字后由文控工程师统一回复费控部。 采购经理； 专业工程师； 部长； 文控工程师。 费控部提供报价咨询表。 3 投标文件编写 参与编写投标文件中关于物资供应管理方面内容及供货商短名单的推荐。 专业工程师； 采购经理； 部长。 项目管理部提供相应格式。 4 总包合同谈判 参与总包合同谈判，重点关注材料供货范围、供货方式、付款方式等。 采购经理； 部长。 项目组提供相关合同条款。 5 项目开工会议 编制项目采购开工报告，并参加项目开工会议。 采购经理。 6 项目采购计划及招标计划 根据招标文件、投标文件、总包合同和项目总体统筹网络计划，采购经理负责，各专业工程师配合，编制项目采购计划和招标计划，报项目经理审批后实施。 采购经理； 专业工程师； 项目经理。 附表2：工程建设项目招标计划表 7 编写项目供方调查表 采购经理根据项目承包合同规定,组织专业工程师编写“项目供方调查表”。并组织相关供方进行技术交流。供方来源必须是项目承包合同和公司《设备、材料合格供方名单》。采购经理组织对供方的供货能力、资信等进行评审、确认，并将评审结果按公司招标办规定程序报批。 采购经理； 专业工程师； 设计； 项目经理； 招标办。 附表3：厂商调查表 8 编写采购招标（询价）申请表 根据总包合同，采购经理负责，专业工程师配合，编写采购招标（询价）申请表，经公司审批后报业主确认。 采购经理； 专业工程师； 部长； 项目经理； 公司领导； 业主。 附表4：工程建设项目采购招标申请表 9 参与工程分包招标文件的编写、分包合同的起草及谈判。 根据总包合同，采购经理负责，专业工程师配合，编写有关物资供应的相关条款。 采购经理； 专业工程师。 施工管理部提供相关内容。 10 招标（询价）文件编写 根据请购文件，采购经理组织，专业工程师负责编写招标（询价）文件，经评审合格后发出。 采购经理； 专业工程师； 其他。 附表5：投标单位资质情况表； 采买工作程序。 10.1 开标、评标。 采购经理负责、专业工程师配合协助招标办组建评标委员会，组织开标、评标工作。 采购经理； 专业工程师； 招标办。 附表6：招标文件评审记录 附表7：评标委员会成员名单 附表8：开标会议纪要格式 附表9：投标文件签收表 附表10：投标单位资格审核记录表 附表11：评标报告 10.2 定标 招标办根据评标结果进行定标；项目部发放中标通知书；采购经理组织编写招标工作总结。 招标办； 采购经理； 项目秘书； 专业工程师。 附表12：招标结果 附表13：中标通知书 11 签订合同 根据招标文件要求，由专业工程师起草采购合同条款，经评审后采购部根据授权签订。 专业工程师； 部长； 其他。 附表14：合同评审表 附表15：招标工作总结 12 催交 专业工程师根据采购合同要求，编写物资催交方案，报采购经理审批后实施。 专业工程师； 采购经理。 催交工作程序 13 监造与检验 驻厂监造工程师根据采购合同要求及制造施工方案，编制监造检验计划和设备检监大纲，报采购经理审批后组织相关各方进行出厂前检验。 监造工程师； 采购经理； 设计； 质量； 监理； 业主； 第三方检验； 制造厂。 供方现场监检工作程序 14 运输 物流工程师根据采购合同的要求，编写运输计划，经专业工程师会签，采购经理批准后实施。 物流工程师； 专业工程师； 采购经理。 运输工作程序 15 现场验收 现场材料工程师负责组织所有设备材料的验收工作。 现场材料工程师； 物资管理员。 现场物资管理程序 现场材料工程师负责剩余物资的回收及处理工作。采购经理负责编制采购完工报告。 现场采购工程师； 采购经理。 附表1 设备材料合格供方评定表 合格供 方名称 供方提供 的 资 质 □营业执照 □相关资质证书 □安全生产许可证 □质量保证证书 □业绩 地 址 企业法定代表人 电 话 联系人 电 话 供方电话 传真 电子邮件 邮 编 所需供方产品（具体类别）：□ 容器 □ 机械 □ 仪表 □ 电器