长庆油田公司电子采购业务流程再造及系统.docVIP

长庆油田公司电子采购业务流程再造及系统 b.采购手段落后，工作效率低下 分散采购把总额巨大的采购活动划分成了众多的小额物资采购。对于任何一个二级单 位或职能处室来说，采购只是生产的辅助业务，因此，不愿意为采购花费高昂的代价改革 其采购手段。另外，由于二级单位或职能处室也没有强大的精力和财力做基础，采取更先 进的采购手段，如互联网络和电子商务等。因此，长庆油田的物资采购、供应及库存管理 等工作都通过手工完成，效率低下，而且无法对外部供应商进行管理，这使得物资采供水 平不高，影响整个公司的生产效率。 c.采购信息缺乏沟通与共享 分散采购将采购工作划归到各二级单位，而这些单位大都在财务上独立核算，更多考 虑的是自己业务，采购工作成为其内部业务，各单位之间的关联业务少。这造成各二级单 位物资采购工作缺乏联系，信息难以共享，存在“信息壁垒”。 d.不享受批量折扣，采购成本高 长庆油田整个公司的物资采购量巨大，但分割到各二级单位和项目组，采购量化整为 零。分散采购难以享受批量折扣是采购成本高的一个最主要的原因。高成本采购使产品的 成本居高不下，影响其市场价格，进而降低了长庆油田的市场竞争力。 e.采购环节监控困难，采购流程不透明 各二级单位和职能处室自行采购所需物资，采购流程不透明，使公司对物资采购缺乏 监控，不能找出采购环节中的漏洞，因此，难以实现对物资采购活动的监管。 分散化采购使长庆油田在物资采购方面存在着重大弊端，严重影响公司的发展。为了 在市场竞争中取胜，长庆油田必须采取措施改变物资采购组织和体制上存在的问题，控制 物资采购环节，降低采购成本，加强公司对物资采购和供应工作的管理。 3.2物资采购管理现状 随着油田产能建设工作量的增加，物资管理工作的逐步规范、细化，油田公司自行采 购物资量逐年增加，2004年达到了19亿元左右。由于油田公司所需物资种类多、数量大， 过去采用手工处理业务的缺点及问题越来越多，信息处理速度慢、效率低，错误多、沟通 难，对市场的存货供应变化反映迟钝，业务人员忙于事务、疏于管理，具体可归纳为以下 几个方面: (l)管理业务流程不规范，随意性大。一份采购合同从审批到最后结算需要斗十个 部门签字盖章，时间长，业务流程的运行主要靠制度和文件进行约束，人为因数较多，无 法确保业务按照流程规范运行。 (2)原始数据的采集滞后。比如:物资早己入库，但入库验收单还没有录入;物资 早己出库，但发料单还没有录入。收发料单据传递时间长，采购物资到货后，必须由收货 单位出具《物资验收单》并送达物资采购管理部后，物资装备公司方可依据收货单位出具 的验收单进行帐务处理，由于油田公司二级单位点多线长，采购物资从运达生产现场至《物 资验收单》传递至物资装备公司往往需要很长一段时间，客观原因影响了验收单据的传递 速度。 (3)业务处理不规范、结算工作效率低下。收发料单据全部由人工填制，出错率高， 汇总、稽核工作量大，影响了采购结算效率的提高 (4)单据传递手段落后，传递中存在的隐患较多。收料单位出具《物资验收单》后， 由于无法及时传递至物资采购管理部，为了及时办理结算，或委托供货单位人员，或托人 搭便车送达，造成《物资验收单》传递混乱，单据易丢失，甚至给供货厂家涂改料单提供 了方便。 (5)人为因素造成供货、验收、业务等各个环节脱节，互相扯皮现象较为严重，影 响材料采购的正常结算。 (6)物资收发料统计手段落后，影响了正常的物资管理决策，往往是有些采购材料 已经领用，由于单据无法及时传递，造成在途料库存物资账面反映数据失真。 (7)由于没有库存信息的支持，采购计划编制随意性大，规格描述不清，计划上报 程序不规范，审批制度不完善，计划管理缺乏约束机制。 (8)无法提供决策信息支持。由于人员少、物资供应工作量大、工作头绪多，物资 供应过程中的各类信息没有提供集成和共享的平台，领导无法随时掌握整个物资供应动 态，影响决策，往往造成物资供应工作的延误，影响前线生产。 企业要提高物资采供管理水平，在采购工作中应用先进的管理思想和电子商务技术实 现电子采购，就必须对企业的采购流程进行优化和再造，在科学的组织机制和合理的采购 流程的基础上，实施电子采购。 4电子采购模式下物资采购流程再造策略 4.1电子采购模式下物资采购流程再造目标 采购作为企业整体运行中的一部分，需要纳入企业的整体战略管理。但是由于采 购的数据收集费时从而很难实现采购的战略管理。从整体上看来，传统的采购模式还 将面对供应商过多的问题。这使商品的生产成本很低，而贸易成本较高，最终损坏的 是消费者和采购人的利益。根据上文相关的理论研究，我们可以发现，电子采购将从 根本上改变传统采购的模式，它不仅仅将间接采购商品和服务采购过程自动化，极大 的提高了效益，降低了采购成本，而且使企业在一定程