企业档案管理工作和计算机技术应用探究.doc

企业档案管理工作和计算机技术应用探究 　　摘 要：本文基于计算机科技下档案管理工作的视角，针对21世纪企业档案管理新模式进行了详细研究，在新时代网络技术不断发展的历程中，将企业档案管理信息化带入新的发展趋向中，对企业实际档案管理运作情况，采用现代化的计算机技术进一步完善企业档案管理任务。 关键词：企业档案管理；计算机技术；应用研究 中图分类号：TP311.52 近年来，国内的信息技术得到高速发展，在这类技术的支持下，高科技的信息技术被广泛应用于企业档案管理事业中，在为企业经营发展提供无尽信息资源的同时，为企业的持续发展创造了美好前景。就当前情况来看，实现电子化档案信息管理已然成为了时代的要求，运用新型计算机对企业内部的档案工作实行全面管理，相较于传统手工操作的档案管理模式而言具有明显优势。对此，以下将就信息时代的档案管理任务进行系统论述。 1 计算机技术下的档案管理工作 1.1 计算机技术下的企业档案管理特色。计算机体系下的企业档案信息化管理模式即涵盖了企业档案信息管理的整个流程，能有效保存企业内部经营管理中所有实际价值的信息资源。确保企业档案信息管理工作能系统高效的运行，确切来说即确保企业信息流动能够安全运作。而对于失去效用的企业内部经营管理档案信息，则表示着企业内部档案信息的缺失、中断等，在一定程度上给企业的经营效益带来损失。尤其需要注意的是，因为企业档案信息一旦丢失，则无法重新取得，因此，切实做好档案信息的保存工作显得尤为重要。 1.2 企业档案信息的运载模式。企业内部保存档案信息的模式是多种多样的，除了日常使用的纸质档案管理模式之外，还可将光碟、照片作为档案信息管理的重要载体。对于不同类型的档案信息管理载体而言，由于它的安全保存体系以及相应使用条件的不同，使之一旦在档案信息保存过程中受到损害，则会影响整体信息系统的运行效率。 1.3 企业档案管理信息系统。具体而言，对于传统模式下的企业档案管理机制，需要将企业内部有价值的档案资源分门别类加入到档案管理库存中，按照档案编号排列对企业内部档案信息资料实行管理，定期地对企业内部档案进行检查，确保档案室内能长期保持常温，同时清洁人员应切实做到对档案工作进行不定期打扫，对于受到损害的档案资料应及时进行修缮。而对于企业计算机中所保存的档案信息，其保存的信息时间跨度是非常大的，就基础建设的档案信息或者是设备档案信息而言，通常会随着建筑设备在档案管理中的使用而被保存。针对信息技术下的企业档案管理模式而言，它的利用方式、利用效果通常无从得知，经历较长时间保存下来的档案信息，则显得弥足珍贵。 2 计算机技术完善企业档案信息管理 2.1 制定系统的档案信息管理规划任务。对于信息时代的档案信息管理的整体规划任务而言，应切实遵循企业发展策略，详细分析企业日常经营管理所具有的特色，实行深入研究分析，根据企业经营的实际运作情况，从两方面入手，即企业长期和短期发展目标。站在企业档案信息需求的角度上，整合企业的业务发展要求，详细分析企业业务发展流程，从全局出发研究企业档案管理规划，为企业后期发展，开拓出广阔的空间。 2.2 档案信息体系的构建。档案信息系统是实现企业档案管理的关键要素，它具有独特的符合企业文化的信息管理模式。就现代企业所开展的一系列经营活动而言，无法离开档案信息管理有力支撑，对此，大体上可以从两个方面进行探讨：第一，在计算机系统融入档案管理工作时，对于企业经营中所产生的数据信息，相关档案管理人员应切实加强对数据信息的保存。第二，最大程度地实现企业内部管理信息利用，为企业运营发展储备充分的信息资源。 2.3 档案信息的标准化管理。计算机体系下的档案信息管理即实现档案信息管理的标准化模式，站在企业的角度上，应具体依照国家信息化管理规范，依据自身发展理念，制定出完善的信息管理体系，在实际档案管理工作中，经过不断的累积和优化，稳步推进档案信息化管理机制的形成，进一步降低因为档案管理不善所引发档案信息流失的情况。 2.4 档案信息的安全管理。实际中的档案信息化管理工作，会在实现档案资源高效利用的同时，为档案信息的管理带来一系列不安全因素。对此企业内部管理人员应切实按照企业内部管理体系，培养企业信息安全管理意识，积极做好企业档案备份管理工作，确保企业信息的安全储存。 3 计算机体制下的企业档案管理要求 3.1 完善企业内部档案信息化管理模式 针对企业内部档案管理部门的工作而言，运用科学的管理模式，对实现现代化档案信息管理具有积极的促进作用。就实际情况来看，促进档案信息的标准化管理是企业信息建设的关键内容。因此，对于企业档案管理工作而言，必须切实遵循档案管理标准化原则，就企业内部信息的采集、整理进行详细编制，具体