档案管理制度图文.ppt

→ 档案管理制度 档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其中包含建设期间所有的基建档案和企业文件。 档案是确凿的原始材料和历史记录，是真实可靠的，它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据，具有法律效力。 档案 归档范围 基建文件材料归档： 基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。按其性质可分为：立案决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及其他备案文件。  归档范围 企业文件材料归档： 企业文件包括党群工作形成的文件材料、行政管理工作形成的文件材料、经营管理工作形成的文件材料、生产技术管理工作形成的文件材料等。 归档部门分工 1、建设期所有档案资料由工程部为主负责收集归档； 2、运行生产后产生的文件材料由公司负责收集归档； 3、公司各部门在运行中产生的资料由综合部负责归 档，综合部每月提交通知单，要求各部门及时做 好资料归档； 4、财务会计档案按财政部、国家档案局发布的 《会计档案管理办法》由财务部实施； 归档文件质量要求 一、归档的文件材料页数应齐全，内容应完整，签 字盖章手续完备。已破损的文件应予以修整， 字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档 文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应 符合档案保护要求； 归档文件质量要求 二、归档的声像档案声音、图像清晰、完整，体现 主题内容、主要人物、场景特色等主要因素， 应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、 声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完 整 准确。 不合格档案存档样本 合格档案存档样本 重要文件备案制度 一、时间要求： 一般性文件两个月一次汇总上报备案，重要文件则需 在收文后三个工作日内上报；设计施工图等技术资料 应及时交至公司。 重要文件备案制度 二、备案材料范围： 所有对外签定的合同、协议；有关电量、电价、补 贴等重大事项的申报和批复等文件；有关认定、贴 息、基金等申报材料及批件； 年度计划及年度工作 总结；年度经济指标及年中、年终执行情况报告； 年终考核总结；公司各类证件经变更、年检后复印 件（营业执照、代码证、税务登记证、贷款卡等）； 其他重要文件及资料。 重要文件备案制度 工程部： 所有对外签定的合同、协议（必须要求原件备案）； 政府部门批文、通知、意见、函等文件；管理部门 颁发的证（规划许可证、施工许可证、土地证、取 水许可证等）；单项和整体验收批复文件（环保、 土建、消防等）；工程联系单；设计施工图、检测 报告等技术资料；其他重要文件及资料。 借阅档案资料 公司员工借阅各类档案资料需先进行登记并及时归还，如不归还需写清档案资料用途；借阅档案资料必须妥善保管，不得损坏和遗失。员工离职必须归还所借用的一切档案资料。 01 02 03 档案整理方法 整理方法： （1）归档的文件材料应区别不同的情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列； （2）档案管理人员应当对归档的文件材料分类整理，并于6个工作日（合同协议要求3个工作日）内录入档案管理系统，在附件上挂上电子版； 01 02 03 档案整理方法 整理方法： （3）声像或其它不同载体的档案，只是在档案载体上的不同，其反映同一问题时的性质、内容、作用都是与纸质载体相同的，因此不单独设置一级大类，可采用分库保管、统一分类编号的办法。要求工程部在工程建设过程中及时收集反映建设过程的图片、声像等资料，并于竣工后制作成光盘，分别在企业和公司存档；公司对外宣传图片、声像资料及宣传片等每年年底整理后存档； （4）档案管理人员应定期（按年度）按规范进行装订工作，并合理编制档案编号，依顺序统一排列。 → 谢谢