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公路工程建设电子档案工作的思考 　　摘 要：由于信息技术在全社会的应用，档案信息管理也向着上电子化的方向发展，对于档案工作来说，这是一次里程碑式的改变。另外由于档案载体的更换，对档案信息化的要求越来越高，而实现这一目标的途径是建立和完善电子档案体系。 　　关键词：公路工程 电子档案 建设 　　1、电子档案管理与传统档案管理的特征分析 　　1.1电子档案与传统档案管理共性分析 　　（1）在电子档案与传统档案发展中，二者之间存在基本的原理共通性，其中，电子档案是传统档案中的产物，在一定程度上，可以将传统档案与电子档案整合到一起，并且充分将信息技术作用发挥出来。电子档案与传统档案相比较，具有较高质量的管理水平与技术水平，可以有效提升其管理效率。但是，电子档案与传统档案管理方式存在较大的共通性特点。 　　（2）电子档案不可以孤立存在，与传统档案管理之间，存在较大的联系，主要因为传统档案信息较为真实，具有一定的准确性优势，是社会实践数据的体现。而电子档案管理受到网络安全性影响，存在较为严重的安全隐患，难以提升信息的真实性与可靠性，需要传统档案管理资料为其提供准确数据。 　　（3）电子档案管理方式在实际发展的过程中，可以建立出基本信息技术体系，提升档案信息容量，在各类信息实际储存的情况下，可以有效的对电子档案进行存储。同时，电子档案储存方式较为便利，可以有效对实体的档案信息进行记录，能够增强其管理效果。 　　1.2电子档案与传统档案管理差异分析 　　（1）管理方式存在差异。电子档案与传统档案的管理差异还存在较大的差异。电子档案的管理是通过计算机与互联网开展相关工作，在一定程度上，可以提升档案存储的有效性与便利性，增强其发展效果。传统档案管理需要利用纸质方式开展管理工作，难以提升传统档案管理有效性，无法提升档案管理工作质量。 　　（2）保管方式存在的差异。电子档案管理与传统档案管理的保管方式有所不同，在实际发展的过程中，电子档案保存方式是将硬盘与电子光盘作为载体，在长期存储的情况下，硬盘与光盘也会逐渐老化，对其进行技术的更新处理。而传统的档案管理是利用纸张开展管理工作，难以保证档案信息的安全性，经常会出现丢失的现象。 　　（3）归档措施有所不同。电子档案归档与传统档案归档方式不同，电子档案归档是利用光盘等开展归档工作，减少其中寻找的错误信息，提升电子档案信息的准确性。传统档案归档方式较为复杂，需要对各个科目等进行查找，会增加档案管理工作量，难以提升其工作效率与工作质量。 　　2、加强电子档案管理的重要意义 　　2.1对电子档案进行有效管理可以提高工作效率，节省大量的人力物力 　　传统档案管理的难度较大，档案工作需要管理人员坚持原则，认真负责，由于纸质档案易失易破碎等特点，在管理过程中投入大量的人力物力和财力，但是损坏仍然不可避免。随着计算机和网络技术的普及和发展，档案管理的质量和检索速度显著提升，工作效率提高，人力物力的投入减少，尤其对档案管理实施电子化后，工作效率显著提升。 　　2.2电子档案管理的加强，对提高服务质量具有促进作用 　　档案管理的目的明确，即为了使用者提供高效、高质服务。为了实现这一目标，要加强对电子档案的管理，使资源信息电子化，促进服务质量不断提高。电子档与纸质档案相比，最大特点是把实物资料信息化变为现实。大量的原始档案可以集中起储存在计算机中，通过网络传播，使用者在查阅时可以利用现代技术进行筛选，提高工作效率。 　　2.3加强电子档案管理，有利于满足多样化需求 　　由于社会的发展和进步，对档案的使用要求体现出多样化的特征，不但要查阅原始文件资料，还需要查看图像或视频，显然传统的纸质档案已无法满足需求，退出历史舞台只是时间的问题。电子档案替代传统档案是发展的必然趋势，这是由于电子档案所具备的强大功能所决定的，可以满足不同使用者的多元化需求。 　　3、公路工程建设电子档案工作应对措施 　　3.1建立电子档案全过程管理制度 　　公路工程建设所涉及到的部门、人员众多，形成的档案资料也非常的多，在这一过程当中极易形成数据丢失等情况，因此必须建立健全一套明确电子档案责任，统一收集、整理、处理以及归档的制度，对电子档案的建立、分类、内容等有明确的说明以及解释。在整个过程中，增加电子档案检查步骤，对于一切准备归档的文件进行进一步检查，尤其是对那些曾进行借阅、重新编辑的电子档案要进行全面的检查，对不符合原来存档内容的，要求相关人员做出解释，并采取一定的有效措施，如事先备份等，以保证在数据丢失、修改等不可追溯的情况下，保证档案的原始性。同时，要求同一个公路工程建设涉及的部门、人员使用同一个电子档案处理系统，对存储的载体、格式等也要做出准确、清晰的说明，及时检查、核对数据库保存下来的数据。 　　3