现代商务英语第1章商业信函写作(Business Letter Writing).ppt

出版社 经管分社 现代商务英语 第1章 商业信函写作 (Business Letter Writing) (Business Letter Writing)随着我国加入世界贸易组织（WTO）和对外开放的不断深入，我国对外经济贸易活动也越来越广泛，越来越频繁。商业信函的写作在建立经济业务、传递商务信息和树立企业形象中起着极其重要的作用。 1.1商业信函的写作原则 写作原则：商业信函的写作原则是Conciseness， Clarity， Correctness， Courtesy，即4“C”原则。 ①Conciseness(简洁)：所谓简洁，就是避免啰嗦、重复和冗长，力求简短、洁净。 ②Clarity(明了)：所谓明了，就是要写得明确、肯定，而不能含含糊糊、模棱两可。 ③Correctness(正确)：所谓正确，就是要求写得没有错误。首先，内容要没有错误。如果内容错了，不但达不到写信的目的，反而会给企业造成重大经济损失，甚至影响企业的声誉和形象。其次，英语用词要准确、句子要通顺，避免使用中国式英语。 1.2商业信函的要素 商业信函主要包含如下7个要素： ①信头(Letter Head)： 信头包含发信的公司或商行的名称、地址、电话号码、电报挂号、电传和传真号码以及Email的地址、邮政编码和信函的编号。有的信头还印有公司负责人的名字及其职务。 ②日期(Date)：日期一般在距信头三行的右上角。写给英国的信按“日，月，年”的顺序，如：5，May，2006，写给美国的信按“月，日，年”的次序，如：May 5，2006，月份不要缩写，也不要用阿拉伯数字，以免误会。日期可以用基数词，也可以用序数词。 ③信内地址(Inside Name and Address)：信内地址即收信人的姓名及地址。一般距Date二行开始书写。先写收信人的姓名，再写收信人的地址。 地址从小到大依次是：门牌号码，街道名称，区名，县(市)名，省名，国名。有的在国名前还有邮政编码。信内地址范例如下：a. Bill Strong Esq.Esquire ［ｉｓ′ｋｗａｉ］ 先生 如 Henry Barker Esq. 亨利·巴克先生???? Esquire是在英国封建时代，赐给功勋武士（地位仅次于骑士）或地主、乡绅的尊号，现转用于敬语。?325 Brook Road?London，N，E·  5?England(英国伦敦市东北第5邮区布鲁克大道325号比尔·斯特郎先生)b. Mr.Joseph Abel?327 Green Drive?Clarinda，Iowa 51632?U.S.A.???? (美国依阿华州51632克拉伦达市格林大道327号约瑟夫·阿贝尔先生) ④称呼(Salutation)：商业信函的称呼，相当于我国信函中开头的“敬启者”或“谨启者”之类。英语商业信函通常有如下几种称呼：Dear Mr.Dear SirDear sirsDear Esq.Dear MadamGentlemenDear Sir or Madam请注意：Dear Mr.用于已知姓名者，其他几种均用于未知姓名者。Dear Esq.和Dear sirs为英国式用法。 Gentlemen为美国式用法，一般用复数，而不用单数。如公司有男有女，可用Gentlemen。Madam既可用于已婚妇女，也可用于未婚小姐。称呼之后常用逗号，而不是冒号。 ⑤正文(Body)：正文是商业信函的主体或核心，它向收信人传达有关商业信息(Information)，以便达成商业交易或解决有关商业纠纷。所以正文要特别讲究，重视遣词造句，避免语法错误；重视信息传达的准确性，避免含糊疏漏；重视礼貌友好，避免命令威胁。总之，以具有吸引力(Impelling to action)为目的。基本原则就是4C：Conciseness(简洁)，Clarity(明了)， Correctness(正确)，Courtesy(礼貌)。 ⑥结尾客套语(Complimentary Close)：商业信函也和其他书信一样非常重视结尾的客套语。它相当于汉语书信结尾时所用的“此致敬礼”之类。一般是在正文最后一行，再隔一行书写结尾客套语。常用客套语如下：Yours truly，?Truly yours，Yours sincerely，Sincerely yours，Yours respectfully，Respectfully yours， ⑦签名(Signature)，即签发信人的名。这与其他信函差不多。不同的是，商业信函还应签上发信人单位(公司、商行、工厂、码头等