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天津市电子公文归档管理探索与实践 天津市档案局　方昀 2007年11月18日 目 录 一、认真分析现状，积极研究对策 二、围绕核心问题，开展科研攻关 三、针对关键环节，开展标准研究 四、精心组织试点，积累总结经验 五、分类指导，稳步推进、协调发展 一、认真分析现状，积极研究对策 （一）目前现状 办公自动化系统、所采用的技术方法及系统的规范性呈现分散状态 电子文件版本众多，格式各异，著录内容不统一，数据库不兼容 据不完全统计，目前天津市各立档单位自行开发的办公自动化系统已占七成，统一外购的仅占三成；这些系统产生的电子文件格式多达20余种，列居前5位的分别是DOC、JPEG、TXT、TIFF、PDF等格式。 一、认真分析现状，积极研究对策 （二）确定电子文件管理模式和技术路线 三级四阶段管理模式 　归档电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆 三级保管单位，而电子文件的产生流转需经文件形成系统、档案室归档管理系统、文件中心管理系统、档案馆档案信息系统四个阶段。 具体技术实施路线 即通过制定统一的归档电子文件的元数据、归档内容和数据结构，规范归档电子文件格式，实现归档电子公文能够独立于文件形成系统并脱机保管，实现档案馆与档案室之间电子公文数据的有效交换和共享，保证电子文件管理工作顺利进行。 归档和移交电子公文元数据 电子公文形成系统归档电子文件元数据有30项，包括有15个必选项。 必备元数据包括电子文档号、文件标题、责任者、保管期限、文件编号、日期、文种、签发人、归档机构、密级、保密期限、过程文件、文件格式、文件大小、页数。 　　　可选元数据包括分类号、主题词或关键词、内容描述、附件信息、归档时间、主送者、抄送者、语种、行文依据、相关信息、电子公文类别代码、信息系统描述、操作环境描述，阅读软件描述、数字签名描述等。 档案室向档案馆移交电子文件元数据有35项，包括有16个必选项。 必备元数据增加全宗名称。可选元数据增加维护史志、实体存放位置、载体类型、载体编号。 二、围绕核心问题，开展科研攻关 针对电子公文归档与管理、利用等各环节，先后承担国家档案局及天津市信息化办、天津市科委科研课题10多项: 天津开发区电子文件中心建设 电子公文文档一体化管理流程及应用 电子公文格式转换 电子公文归档数据结构的研究 电子公文归档系统功能需求 电子公文利用安全功能的研究 电子公文文档一体化试点应用 电子文件种类格式及归档技术方法现状调查 电子文件归档管理指南 文档一体化智能应用平台研究 政务信息资源目录体系原型试点 （一）天津开发区电子文件处理中心建设 （二）电子公文文档格式转换的研究 （三）电子政务环境下电子公文归档移交系统功能研究 归档和移交是系统的两个核心功能模块，重点研究包括电子公文归档的方式、文件存储、存取控制、技术环境、转换接口等归档移交系统应具备的基本功能需求和可选功能需求。 归档系统核心功能需求21项 移交系统核心功能需求11项 （四）电子公文归档和移交的数据结构研究与应用 （五）编制电子文件归档管理指南 主要从宏观管理到微观要求，对各级机关、团体、企事业单位从事电子政务及其相关活动产生的电子文件的归档管理进行技术方法和操作规范的研究，包括电子文件产生、流转、办理完毕后，在归档、移交和利用环节的主要技术指标和相关的操作流程，总结电子文件归档的技术要求和移交过程中数据组织形式及结构特点，总结我市已取得的电子公文归档管理科研成果，形成电子文件归档管理的操作指南并指导实践。 三、针对关键环节，开展标准研究 从管理层面 　　《电子公文文档一体化业务流程管理规范》、《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》、《天津市归档电子文件数据存储技术要求》、《天津市电子档案光盘存储指导意见》等一系列标准规范。 从技术层面 这些标准不仅从管理层面对电子公文归档管理工作做相应规定，还从技术层面完善电子公文元数据管理，实现数据的有效迁移与格式转换，解决电子公文的安全归档、数据共享、长久保存和利用等问题，使各立档单位电子文件管理工作能够有章可循，更加趋向系统化、科学化和规范化，以确保电子政务活动中产生的电子文件能够得