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行政信息沟通的障碍及排除袁载俊(南京理工大学人文学院,江苏南京210000)摘要:行政信息沟通在行政管理过程中具有特殊重要的作用,而行政信息沟通不畅恰恰是我国行政管理实践中存在的一个突出问题,其根源主要是由于组织障碍、知觉障碍、语言障碍、地位障碍和地理障碍等因素造成的。因此,应通过加强思想教育和组织监督,克服行政信息传递过程中社会心理因素的影响,特别是要杜绝说假话、报虚功的不良倾向;坚持行政信息沟通的科学原则;健全组织机构,设置专职负责的联络人员,明确规定沟通渠道,完善行政信息沟通制度;注意发挥非正式沟通的作用;遵循行政信息沟通的一般程序等举措,排除行政信息沟通中的障碍因素。关键词:行政信息;沟通;行政管理;障碍中图分类号:C931.6文献标识码:A文章编号:1000-8594(2004)02-0072-04行政信息在行政管理过程特别是政策制定和执行中具有十分重要的作用1。行政机关和行政人员通过行政信息的收集、加工处理和传递沟通,反映和了解行政组织管理系统内部以及外部环境的情况变化,借以制定科学合理的政策控制和调整行政管理活动,提高政策执行的有效性2。其中行政信息的沟通又居于特殊地位:行政管理系统是一个多层级、多部门构成的复杂系统。为了使各层级、各部门的活动协调于整个行政系统之中,就必须借助于行政信息系统,把上级的决策、规定、指示、任务、要求传送到下级每一个部门,又要把下级每个部门的必要情况反映到有关领导部门;同时,同级各部门之间也需进行必要的联络沟通。这样就要求行政管理系统必须建立一个四通八达、灵敏准确的行政信息网络,以便经常地迅速地交换上下左右各部门的情况,从而实现有效的科学的管理。而行政信息沟通就是通过行政信息的流转使行政组织各单元相互交流思想,消除障碍,达到统一认识、统一行动的目的。规范而又迅捷的行政信息的沟通,是现代行政管理赖以正常进行的前提条件。通过现代方式的沟通,可以组织起全部政府管理的活动,形成一个有效控制的整体,并使全部行政活动保持与外界的动态平衡。行政信息沟通不畅恰恰是我国行政管理实践中存在的一个突出问题,主要表现在:信息来源少,有时想了解有关行政信息,却无处可寻;感受器少而不灵,有关情况和问题发生后,其信息不能及时收集和传递出来;信息不对路,有用信息少;信息传递慢、损失大、失真率高等。行政信息沟通不畅的这种状况,是由沟通过程中的一些障碍因素造成的。为了提高行政管理的效率,必须采取各种办法排除这些障碍。一、行政信息沟通的障碍因素在行政管理过程中,影响行政信息沟通的因素主要有:11组织障碍组织的层次过多、机构重叠、关系不顺、文山会海等因素,都会给行政信息沟通造成障碍。在设计组织结构时,应考虑组织中沟通线路是否畅通,应对沟通的线路、时间作出科学的安排。组织的层次应该合理,层次过多会影响沟通的速度和准确度。21知觉障碍所谓知觉,是指人们对事物的认识。由于人的经历、知识水平、个性差异、价值观念等方面的不同,对同一事物可能会产生不同的看法或结论。在行政信息沟收稿日期:2004-01-26作者简介:袁载俊(1974-),男,江苏南京人,南京理工大学人文学院讲师,硕士,从事行政管理研究。72通过程中,要尽量使组织内部的人有着大致相同的知觉,特别是要有大致相同的价值观念。如果组织内部人们的知觉统一了,价值观念统一了,那么就容易做到“心往一处想,劲往一处使”,就容易加强行政信息沟通。31语言障碍传递行政信息的语言,对事物的描绘应该是准确的、客观的、全面的。但是,在行政信息沟通过程中,由于下述矛盾的存在,往往导致这方面的不准确、不客观、不全面,从而影响了行政信息沟通。一是语言相对静止性与行政事务的不断运动性之间的矛盾。语言是人们活动的产物,它的发展总是相对落后于事物的变化。在人们没有普遍接受之前,任何语言都不可能成为沟通的工具;而一旦变成了沟通的工具,事物又有了新的发展。因此,任何语言都只能相对准确地描绘行政事务。二是语言的高度概括性与行政事务的具体性、多样性之间的矛盾。天下没有完全相同的两片树叶,也没有两件完全相同的行政事务。语言具有高度的概括能力,当人们用它描绘行政事务时,总是要去掉、舍弃一些特性而描绘主要特性,也就是说,只能尽可能全面地进行描绘。三是语言的抽象性与行政事务的真实性之间的矛盾。所有的语言都是抽象的,抽象得越厉害,距事物的真实性越远。日本学者早川一荣认为,语言的抽象性是有阶梯的,阶梯越高,人们与事物的关系越间接。41地位障碍地位是指某人在行政组织和群体中的位置,具体表现为某一个人在行政群体中的相对级别。在正式组织中,上层级别较高的人比下层级别较低的人有更高的地位。地位的高低会明显影响行政信息沟通过程,人们常常根据谁是行政信息的提供者来判断消息的准确性,就说明了这一点。在行政信息沟通中,有些地位较高的上层人员心