投资控股有限公司公文管理办法.docxVIP

XX投资控股有限公司公文管理办法文件类别：管理办法文件编号：XXTK-BF-GW撰写单位：投资控股公司版　　本：A-00发行日期：2015年7月机密等级：□机密　■一般编制：　审核：　　　审批：　核准：　文件修订单文件名称：公文管理办法序号修订条款修订内容签名日期123456789公文管理办法目　录一、总则1二、公文相关定义1三、公文管理权限1四、公文处理程序1五、公文格式规范要求1六、附则1附件1：红头公文示例1附件2：一般公文示例1一、总则第一条为加强公司的公文管理工作，使之制度化和规范化，同时加快公文流转，防止公文积压，提高办事效率，特制定公文管理办法（以下简称“本办法”、“办法”）。第二条本办法适用于在公司和旗下各全资子公司、控股和参股公司（以下简称“各子公司”、“子公司”）内部流转的公文。二、公文相关定义第三条公文定义本办法所指公文是指公司在行使管理职权、处理日常工作时所使用的具有直接效用和规范体式的公务文书，具有规范性、政策性、实用性、定向性、时效性的特点。第四条公文作用公文是保证公司经营管理工作正常进行的重要手段之一，主要用来颁布规章制度、传达命令指示、指挥工作、请示问题、报告情况、商洽协调、记载活动等。第五条公文种类公司公文一般有请示、报告、指示、命令（令）、批复、通知、决定/决议、通报、通告、意见、函、会议纪要等12种形式。1、请示：适用于向上级请求指示批准，申请相关事宜2、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况3、指示：对下级布置工作，阐明工作的指导原则4、命令（令）：适用于依照法律法规公布公司规章制度，实施重大强制性行政措施，相关人事任免和奖惩等5、批复：适用于上级向下级答复请示事项6、通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不相隶属单位的公文7、决定/决议：⑴ 对某些重大问题或者重大行动作出安排，用“决定”；⑵ 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”8、通报：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项9、通告：适用于向各方面公布应当遵守或者周知的事项10、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法11、函：适用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向主管部门询问和答复问题12、会议纪要：传达会议议定事项和主要精舍，要求有关单位和责任人遵守、执行。第六条 行文关系公文按照行文关系有上行文、下行文、平行文。1、上行文是下级向上级单位或部门的发文，体现下级接受上级单位或部门的领导，如：请示、报告等。2、下行文是指上级单位或部门对下级发文，体现上级单位或部门对下级的领导，如：指示、命令、批复、决定决议、通知等。3、平行文是指相互平行（不相隶属）的职能部门之间和子公司之间的发文，体现子公司或部门之间工作上的互相协商的关系，如：函、会议纪要等。第七条 行文规则1、行文应当确有必要，注重效用，凡是能通过当面协商就能解决的事项,不要行文；2、以公司名义对外正式行文，由公司人力行政部负责审核、印制并呈送公司领导签发；3、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位；4、请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式；5、不相隶属单位之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。三、公文管理权限第八条公司人力行政部是公文运转的主管部门，承担公司间公文处理方面的职责1、制定公司公文处理的具体规章制度和业务规范；2、负责公司的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作；3、负责公文处理过程中的安全保密工作，开展保密教育和保密检查；4、负责对公司和各子公司公文运转质量的指导和培训，切实提高公司公文运转的质量。第九条公司外部来文由公司人力行政部统一收发、传递、管理、用印、立卷、归档和销毁。通其他各类途径收到的外部公文，收文者应及时交人力行政部登记处理。公司内部流转的公文，由各职能部门负责收发、传递、归档和销毁，但需要使用公司公章时，必须经过用印审批流程。第十条 公司各职能部门和各子公司要高度重视公文处理工作。公司各职能部门应将该职能由指定人员负责，各子公司也需指定专员负责公文处理。负责公文处理的工作人员应具备良好的政治和业务素质，掌握有关的专业知识和操作技能，自觉保守公司机密。四、公文处理程序第十一条收文办理1、收文处理程序包括签收、登记、拟办、承办、传阅、催办等程序。2、公司各部门来文均由公司人力行政部统一签收，对文件进行拆封、登记、分发。为规范公文运转程序，加强档案管理，便于今后文件查阅，公司本部各部门收到的各类公文需要以公文名义作出答复或交办的，应及时转送公司人力行政部。 各全资子公司、参股和控