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ⅩⅩⅩⅩ担保有限公司档案管理制度 第一章 总 则 为了加强公司档案工作的科学管理，根据国家关于档案工作的有关规定，特制定本制度。 本制度所称的档案，是指ⅩⅩⅩⅩ担保有限公司从开始筹建时日起所产生的有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。 本公司的档案包括以下四类： 文书档案； 业务档案； 计算机技术档案； 财务档案。 公司各部门在各项工作活动中形成的全部档案，根据本制度进行管理。 公司总经办是公司文书档案管理部门，主管公司的文书档案管理工作。总经办应指定至少一人负责保管公司的档案，并指导各部门的文件、资料的形成、积累和归档工作。 公司实行分部门立卷归档制度，各部门应指定专人负责将应当归档的材料收集齐全，并进行整理、立卷，每宗业务完结后，所及档案及时向公司档案室移交，并于次年的四月前进行年度档案移交。任何人都不得将应归档的材料据为己有或者拒绝归档。 公司配备档案橱等设备，确保文件的安全。 档案管理人员对工作尽心尽责，自觉维护和执行国家的法律及档案工作的规章制度，提高档案管理技能，保证完成档案工作的各项任务。 档案管理人员的基本任务： 做好文件材料的立卷归档工作； 管理各种门类和载体的档案和重要资料； 按有关规定提供档案利用； 进行档案的鉴定工作，建议销毁超过保管期限的档案； 办理领导交办的其他有关的档案业务工作； 按规定办理应向上级部门移交的档案。 第二章 文件材料归档范围 凡是公司在工作活动中形成的，并已办理完毕的，具有保存价值的收发文、传真件、会议材料、电话记录、内部资料、公司编印的刊物，图表、薄册、照片、声像制品、电子文档等，都必须立卷归档。 凡办理完毕的具有查考、保存价值的文件材料，由各部门档案管理人员按照立卷程序和保管期限等规定整理立卷。 立卷的原则是按照文件材料的自然形成规律，保持文件之间的自然联系，正确区分文件的保存价值，使案卷能反映本级的历史面貌和各项业务活动，便于保管和查找利用。 文书档案类主要由公司总经办负责整理归档，具体范围包括： 主管机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 主管机关颁发的属于本公司主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主要业务但需要贯彻执行的法规性文件； 代主管机关草拟并被采用的最后草稿和印本； 主管机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。 公司颁发的（包括转发的）文件、电报、电传、传真稿； 公司的请示与上级机关的批复文件，下级的请示与公司的批复文件； 公司筹建期间报送主管机关的筹建申请材料及开业申请材料； 董事会各个委员会以及董事会的会议记录等文件材料； 公司各个委员会以及总经理办公会议的记录等文件材料； 公司监事会、股东会、工作会议、专业会议、表彰会议的文件材料； 公司大事记、重要的电话记录； 各部门年度以上的工作计划、总结； 领导检查下级工作，调查研究形成的重要文件材料； 汇总的各类统计表和统计分析资料； 各部门在经办具体工作过程中向领导的签报材料； 副总经理以上领导主要公务活动形成的重要文件、信件、电报、电话记录、照片、声像资料； 公司关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料； 外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议、会谈记录、纪要、重要的声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品的清单，与境外签订的协议、协定、合同、换文（正本、副本）； 与有关单位签订的合同、协议书； 公司编辑出版的刊物、各类年报、简报、各种汇编资料； 关于公文运转、印信、档案、信访、保密、保卫等工作的文件材料； 本公司申请办理各种注册证、照等材料（如营业执照、税务登记证、法人代码证书、法人代表证书、统计证、房产权证、土地使用权证等）及各类年检填报材料； 公司申请参加各种学会、学术团体等申报材料证书； 有关涉及诉讼仲裁等活动的法律文书； 财产、物资、档案的交接凭证、清册； 关于基本建设的文件材料（如合同、预决算资料等） 党和国家领导人、人民代表、上级领导来公司视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片、声像等资料； 有关业务机关对本级工作检查形成的重要文件材料； 各级各部门之间或非隶属单位之间联系、协商工作的重要来往文件； 个人参加学习、培训、会议等从外单位带回的与本级工作有关的、未经文书处理登记的文件材料； 下级报送的重要的综合性工作计划、总结、典型材料，财务预、决算等材料； 关于干部职工聘任、招聘、调动、培训、评定职称、退休（死亡）等工作的文件材料； 劳动工资、人员编制、工资福利等工作的文件材料； 其他应当立卷归档的材料。 业务档案类主要由公司各个业务部门负责整理归档。 计算机技术档案类是指公司在计算机开发应用研究活动中形成的，作为查考依据和原始记录保存的图像、图表、文字声像、计算数据等科技文件材料，主要由信息技术人员负责整理归档。