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浅谈电子会计档案管理 郭淑华 内蒙古气象局财务核算中心 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 为了推动电子会计资料的网络传递和电子应用, 做好电子会计档案管理势在必行。新颁布的《会计档案管理办法》, 确定了电子会计档案的法律效力, 规范和加强各部门电子会计档案管理, 从收集完整、整理规范、移交真实、储存安全、管理科学等方面进行入手, 确保电子会计档案真实性、完整性、可用性、安全性, 使会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等实现电子化管理。 关键词： 电子; 会计; 档案; 管理; 1 电子会计档案的特点 随着经济活动的领域越来越广泛, 规模越来越大, 会计档案在各行各业迅速生成。各级财务机构均成立会计核 (结) 算中心, 形成的会计核算材料具有共性, 实现会计核 (结) 算方法、工作程序集中性、一致性, 使产生的会计档案内容成分稳定。由于部门信息化水平和精细化管理的提高, 网络传递、电子储存的广泛应用, 大量会计资料由计算机自动生成, 使电子会计档案具有广泛性、统一性、多样性、真实性、完整性、可用性、安全性等特点, 同时电子会计档案还有数字化、虚拟化、电子化等特点。 1.1 档案信息数字化 原来的会计材料一般是以纸质件生成, 随着财务结算运转方式、运转量、运转管理等发生变化, 国家财政部、国家档案局联合颁布第79号令———《会计档案管理办法》, 实行财务结算结束后整理立卷归档。现在实行会计电算化, 会计信息由计算机自动生成电子数据, 财务结算通过网络运行, 形成电子会计档案。会计档案除了纸质档案外, 还包括电子资料和电子数据, 电子会计档案以数字形式记录、传输、利用, 呈现数字化、多样性。 1.2 档案存储虚拟化 过去的会计档案是一件件看得见摸得着的纸质实物, 文字清晰、表簿直观、数字具体;电子会计信息是以数字化的形态存在, 存储于磁性介质或光盘, 存放防磁化条件要求更高, 在特定的软硬件环境中借助计算机等电子设备才能视读, 处于虚拟状态, 呈现虚拟化、无纸化。但是它的优点是占用存放空间小, 存储容量大、携带方便, 保存时间长, 数据保存稳定, 不易丢失, 技术成熟等。 1.3 档案利用电子化 电子会计档案的服务利用比纸质档案更加便捷高效, 它具有异地查询、快速检索, 反复重置、多次拷贝, 缩短信息的加工时间, 提高会计档案信息的时效性。拓宽了服务范围, 提高了会计档案的服务效率。运用计算机操作, 对大量数据统计进行分析, 形成科学的会计档案资料, 通过数据交换, 资源共享, 使会计档案管理呈现电子化、专业化, 全面提高工作效率和工作质量。 2 电子会计档案的弊端 2.1 2016年1月国家实行新的《会计档案管理办法》, 肯定了电子会计档案的法律效力。目前, 电子会计档案管理已明确, 技术手段也较为成熟, 但在电子会计档案管理中存在制度建设的完整性, 技术环境的复杂性, 软硬件环境设备的不稳定性等问题。 2.2 电子会计档案是依托磁盘、光盘介质存储的, 受载体质量、载体存放环境、载体有效期等耐久性的影响, 如果保存不当或存储设备出现问题容易遭到破坏、丢失, 数据资料就无法恢复。 2.3 不同的会计软件生成的电子会计数据格式不统一, 给数据备份增加了难度, 备份不及时、不完整, 以后将很难从备份数据中读取所需信息。有的会计软件兼容性差, 如果对会计软件的性能了解不透, 归档信息不全面, 就会造成系统无法正确识别数据信息。 2.4 电子会计档案以数字化形式存储, 电子数据高度密集, 存储容量大, 泄密风险大;电子会计资料易于修改, 而且修改后不留痕迹等, 安全保密存在挑战。 3 电子会计档案工作的重点 3.1 按照国家新颁布《会计档案管理办法》规定的要求, 会计档案保管期限由原来的3年、5年、10年统一调整为10年, 将原来保管期限为15年、25年的统一调整为30年。打印输出的书面形式会计档案用同样的方法进行分类整理, 并编制档案顺序号。财务人员提前做好电子会计资料备份工作, 包括系统设置文件、科目代码文件、本月账务文件、报表文件等及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等, 应视同会计资料按月做两套盘备份, 由会计档案保管人员分别放置在不同地方妥善保管, 同时在备份介质上注明与之相对应的会计软件系统。 3.2 新《会计档案管理办法》规定, 在磁盘、光盘介质资料耐久性留存问题尚未解决之前, 电子会计档案与纸质档案实行双套制归档, 长期并存。电子会计数据资料按照系统功能操作, 建立电子会计档案收集目录, 现金记帐凭证、银行记账凭证、科目汇总表、账簿、会计报表及其他电子会