基于信息数字化的高校档案管理新体系构建探析.docVIP

基于信息数字化的高校档案管理新体系构建探析 吴彧一 哈尔滨理工大学档案馆 X 关注成功！ 加关注后您将方便地在 我的关注中得到本文献的被引频次变化的通知！ 新浪微博 腾讯微博 人人网 开心网 豆瓣网 网易微博 摘????要： 随着计算机技术、互联网+以及数字化校园的快速发展, 信息数字化逐渐渗透到生活和学习的各个领域。在这个信息爆炸的时代, 人们对信息的认知和使用都发生了巨大改变。随着高校信息资源结构日驱的多元化以及数量激增, 当前传统的手工管理档案模式已不能满足当今信息化时代的要求, 高校档案管理的信息数字化建设迫在眉睫。基于此, 本文分析了高校档案管理的现状及存在问题, 并从实际出发, 提出高校构建档案管理新体系的一些对策。 关键词： 信息数字化; 高校档案管理; 新体系; 普及信息数字化是国家实现飞速发展的必要条件, 尤其是在当今的信息爆炸时代, 更应该加强信息数字化的建设, 以适应市场和时代的需求, 助力经济蓬勃发展。随着信息数字化技术的普及, 高校档案管理也从中受到启示。因此, 高校档案管理的信息数字化建设也被提上日程。 一、高校档案管理的现状 (一) 思想观念落后, 管理创新意识不强 长期以来, 有相当一部分高校的领导和档案管理人员对档案工作不够重视, 只是简单地认为档案工作就是简单的装订、保管, 与日常的教学、科研工作没有联系, 只要保证那堆资料不丢失能够应付领导检查就可以了, 完全没有与时俱进的档案管理理念。也正因如此, 档案管理部门总是默默无闻, 后辈受到前辈的影响, 也变得不积极进取、不努力上进, 也从不会主动为学校的教学、科研工作提供有效的依据和参考, 档案管理部门的职权也更无从谈起。 (二) 高校档案管理手段落后 目前, 许多高校档案馆虽已配备了计算机, 但也只是简单地用于数据录入、打印目录以及简单的信息检索和查询, 更有相当一部分高校档案查阅还只存留在调用传统的纸质档案的方式上。手工的档案管理不仅很难保证查阅的正确率, 与信息数字化的高校档案管理体系相比, 更是费时费力, 对人力资源的浪费尤其严重。在互联网+和数字化校园的大背景下, 档案管理方式已远远不能满足当今信息时代的要求, 高校档案管理的信息数字化建设迫在眉睫。 (三) 高校档案人员综合素质较低 长期以来, 档案管理人员缺乏培训, 缺乏对工作的热情, 又没有过硬的专业素养。因此, 人才队伍成为制约高校档案信息化管理的瓶颈。档案管理人员没有专业的技术能力, 不能将计算机技术和网络的便捷充分利用起来, 导致高校的信息数字化档案管理不能体现出专业性。而且有关部门在选择档案管理人员时, 出于某种原因没有选择具有优秀专业知识的、能掌握当下信息数字技术的高素质人才。 二、构建信息数字化的高校档案管理新体系的重要意义 随着计算机技术、互联网+以及数字化校园的快速发展, 数字化档案也逐渐出现在人们的视野中, 这也是信息化发展的必然要求。现代化的通讯技术以及网络技术已经渗透到了生活、学习的各个领域, 并逐渐改变了人们的工作和生活方式。伴随着无纸化办公理念的兴起, 传统的档案管理也发生了质的变化, 实现了由纸质到电子媒介的飞跃, 而数据、文件、资料均可以通过计算机进行数字化传输, 大大提高了人们的工作效率和工作质量。与传统纸质档案相比, 传统的纸质档案占据空间大, 而且保存条件严格, 电子档案更彰显了便利性。因此, 信息数字化的高校档案管理体系的出现是现代化办公管理的必然要求。另外, 它有助于数字化档案信息资源的共享。通过高效的共享体系, 教学、管理、服务体系等方面都有了很大的提高, 可以从大量的信息中快速地筛选出所需要的信息资源, 从而克服了传统纸质档案的不便, 还跨越了时间和空间的控制。所以, 从资源共享的角度来说, 信息数字化的高校档案管理体系是必不可少的。 三、信息数字化的高校档案管理新体系构建对策 (一) 明确目标强化管理制度 在信息化的高校档案管理中应该积极地去构建档案创新管理体系。持续加强档案管理的基础建设, 本着统筹兼顾的原则和安全保密、统一建设的理念, 制定适合本校的数字管理系统。将现在流行的校园网和数字化档案联系在一起, 积极推进高校档案体系建设。由于在管理过程中需要运用到很多的设备, 所以高校应该增加经费, 为档案馆逐渐配备完整的硬件设施。高校应该针对本校的实际情况研发适合自己的档案管理软件, 将省级档案管理标准和本校的档案管理标准系统进行协调统一, 实现数字化的高校档案管理。 (二) 建立安全的数字档案保障系统 对于高校而言, 学生的档案具有很重要的意义, 所以一定要确保数字化档案的安全。当然, 信息数字化的高校档案的安全不仅仅是信息的传播方面, 还有系统软件和硬件的安全。所以, 应该对机房的计算机硬件以及软件进行