供应链专题培训---采购业务.pptxVIP

山 东 常 林 集 团供 应 链 专 题 培 训 ---采购业务2012年5月1、前期采购业务概述系统自2012年1月1日上线至今，采购业务运行正常，期间出现过部分问题业已得到及时解决。由于采购业务直接影响到生产运营，所以这一块显得尤为重要，对采购业务的管控也需要进一步加强。对于业务录入系统现在基本不存在问题，关键点在于单据的审核。如果单据审核不仔细，则会直接影响到后续数据的准确性。2、采购业务梳理通过前期调研，常林集团目前存在的对供应商的采购业务包括以下流程：1）公司外购业务；2）集团虚拟集中采购业务；3）采购付款业务；另有各子公司之间的内部购销等产生内部交易的业务，会作为一个专题探讨。2、公司外购业务流程2.1流程展示编制入库通知单编制采购订单采购收货单后续处理编制收货单2、公司外购业务流程2.2关键点 1）订单编制：注意交货日期的维护。供应商能否及时送货，自交货日期体现比较直观，也是对供应商考核的一个点； 2）入库通知单：供应商送货后，质检前需要持此单据质检，质检完毕后入库。质检过程中发现不合格品，则可以在单据上填写入库数量，办理后续入库手续。2、公司外购业务流程2.2关键点介绍 3）编制收货单：收货单参照入库通知单收货。 4）单据后续处理：包括采购发票、存货处理，后续介绍。2、公司外购业务流程2.3业务流程实施过程中单据的传递建议： 1）入库通知单：系统中的入库通知单与现在常林集团内部的送检入库单相一致，但是目前入库通知单作为送检入库单使用；供应商送货后如果发现不合格，采用的是系统外的调货换货，这里需要管理层考虑完善管控制度。 建议：入库通知单由采购人员协同各部室人员质检完成后，由采购员或质检员编制入库通知单，以作为仓库办理入库手续和供应商供货依据。入库通知单也可以作为与供应商结算的依据，采购员可以在入库通知单上指定结算价格。2、公司外购业务流程2.3业务流程实施过程中单据的传递建议： 2）采购收货单：仓库保管员参照入库通知单编制采购收货单制单，实际上也是对入库通知单的一个审核过程，仓库保管员收货，并指导人员将物料放到相应的位置，方便收发及盘点。3、集团虚拟集中采购业务流程3.1流程展示集团编制入库通知单集团编制采购订单子公司编制采购收货单采购收货后续处理3、集团虚拟集中采购业务流程3.2关键点 1）订单编制：注意交货日期的维护。供应商能否及时送货，自交货日期体现比较直观，也是对供应商考核的一个点；----集团组织编制 2）入库通知单：供应商送货后，质检前需要持此单据质检，质检完毕后入库。质检过程中发现不合格品，则可以在单据上填写入库数量，办理后续入库手续。-----集团组织编制3、集团虚拟集中采购业务流程2.2关键点介绍 3）编制收货单：收货单参照入库通知单收货。 4）单据后续处理：包括采购发票、存货处理，后续介绍。3、集团虚拟集中采购业务流程2.2关键点介绍 3）编制收货单：收货单参照入库通知单收货。 子公司编制 4）单据后续处理：包括采购发票、存货处理，后续介绍。4、采购付款业务流程4.1流程展示编制付款单付款单审核付款单记账生成凭证账表查询4、采购付款业务流程4.2关键点介绍 1）编制付款单：付款单是根据付款计划和领导审批的付款申请来做的。通过付款单直接传递生成现金银行凭证。此步实际上需要系统外领导对付款的管理控制。后续资金模块可以有前端的付款计划， 2）付款单审核：现农科公司付款单已经加入审批流，通过审批控制付款情况。5、采购业务后续处理5.1入库成本记账 采购收货单成本也的接收金额是物料的实际成本，计划接收金额为计划成本，计划成本计入存货分类余额账、存货余额账、存货明细账；计划成本与实际成本之间的差额计入差异余额账、差异明细账。采购收货单一般情况下不需要入库成本确认。但是一定要保证新增或引入的物料必须在存货中有计划单价才能进行正常的业务处理。不采用计划价为计价方式的物料除外。5、采购业务后续处理5.2编制采购发票，形成应付账款 采购发票制单参照采购收货单，记账后形成应付账款。 关于供应商往来账管理的浅见： 实际业务中，与公司发生业务的往来单位可能既是公司的供应商，又是公司的客户，所以在划分往来单位分类的时候是比较困难的。所以可以业务层面分供应商和客户，在财务上不体现，仅体现其分类为内部往来单位和外部往来单位即可。5、采购业务后续处理5.2编制采购发票，形成应付账款 财务账上可以不用反应往来单位分类，而在财务账上也不一定非要用一个往来科目核算该往来单位所有的业务。如果通过一个科目来反映对应该往来单位的债权债务，那么就是将债权债务混在一起只看余额，这样显得有些混乱，如果存在非货币资产交换业务，也是需要分开的，形成的债权债务分开核算。6、预付款的采购业务6.1预付供应商货款 根据公司实际情况选择账户类型。供应商开