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关于日常办公OUTLOOK的使用规范关于邮件标题一定不要空白标题，这是最失礼的。标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用“……”才能显示完你的标题。标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他（她）的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼各位主管、大家、ALL等。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“姓氏+职务”；如果不清楚职务，则应按通常的“x主管”称呼，但要把对方的姓氏先搞清楚关于格式，称呼是第一行顶格写。2． 邮件开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。如果内容涉及需要主管批示、审核，则写“烦请“姓氏+职务”（或“姓氏+主管”）查阅审批，如有不足之处，敬请指出，谢谢！”正文1. 邮件正文要简明扼要，行文通顺邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2. 注意邮件的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。由于电子邮件可以轻易地转发给他人，因此对别人的意见、评论也必须谨慎而客观。同时应注意资料的保密程度。3. 邮件正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。注意拼音输入法带给你弱智表现的同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，如在商务信函里面这样显得比较轻佻商业邮件不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6. 如果附件过大（不宜超过10MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码中文请选用宋体或微软雅黑，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，