公路重点建设项目档案的属性和特点.docVIP

精品论文 参考文献 公路重点建设项目档案的属性和特点 连云港市公路管理处 江苏连云港 222002 摘要：公路重点建设项目档案是指经过我国县级以上政府批准立项的重点建设项目，从立项审批直至竣工验收全过程中直接形成的，有保存价值的，并经过规范整理的文件材料。它具有信息记录的原始性、保存价值的重要性、档案整理的规范性等基本属性，还具有档案的成套性、来源的广泛性、形成的阶段性等特殊属性。项目档案不仅具有文件作者的权威性、文件种类的多样性、档案利用的频繁性等特点，还具有整体性、动态性、权威性等特点。 关键词：公路； 重点建设项目；档案管理；属性和特点 公路重点建设项目档案是指经过我国县级以上政府批准立项的建设（工程）项目，从其立项审批直至竣工验收全过程中直接形成的，有保存价值的，并经过规范整理的文件材料???文字、图表、声像、电子和实物等）[1]。公路重点建设项目档案管理是公路项目管理的一个重要环节。对公路重点建设项目档案的内涵、特点及其价值进行分析研究对公路建设项目档案管理工作具有重要意义。 1 公路重点建设项目档案的属性 1.1基本属性 （1）信息记录的原始性。主管单位、业主单位和参建单位在公路建设项目的立项审批到竣工验收等一系列活动中，要阐述各自的意图，相互联系，就会形成和使用多种文件材料。其中有保存和利用价值的文件，经过系统化、规范化的整理，就转化成为竣工档案。它是工程建设活动的客观需要而产生的原始记录，其内容和形式都表现出原始性特征。 （2）保存价值的重要性。公路重点建设项目较之于一般工程项目而言，有其特殊的保存价值。因为构成公路重点档案的元素——竣工文件，是决定其重要程度的要件，档案的重要程度取决于建设项目实体的重要性，也是项目本身对国民经济和社会发展推动力和促进作用大小的体现。 （3）档案整理的规范性。公路重点建设项目有保存价值的归档文件，须经过系统而规范化整理，才能最后成为竣工档案。档案整理必须按照建设工程文件的形成规律和成套性要求，科学分类排列，准确编号编目，保持卷内文件有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （4）档案载体形态和转换方式的多样性。归档文件的形态是指其信息符号的表达方式和载体的表现方式，既可以是传统的纸质文件或手写的文字或图表，也可以是用磁性、感光、电子的记录方式将文字、图表、图片、照片、录音(像)带、光盘，模型、模具实物等信息符号记录在相应的载体上。 1.2 特殊属性 （1）档案文件的成套性。公路重点建设项目自申报立项至竣工验收，形成的一系列的，需要保存的工程文件材料，既区别于不同的阶段，又紧密衔接与特有的工作程序和专业内容，组成了一个反映特定的工程项目建设活动的文件组合体。这一整体是自然形成的。所以，称之为成套性特点。 （2）文件来源的广泛性。公路重点建设项目档案从其内容讲，涉及多个学科领域，内容具有综合性、专业性特点。而从其来源讲，既有上级政府机关和行业主管机关发的批文，又有各种企事业单位和自然人对施工环境、征地拆迁工作形成的各种文件材料，还有项目建设单位与有关参建单位之间互相联系往来文件。这些文件材料，不仅涉及行政管理、技术管理，还涉及资金控制、进度控制和质量控制，足以表明其文件的责任者是广泛的。 （3）文件产生领域的专业性。竣工档案产生于科技领域，具有鲜明的专业性特点。它是记录工程项目特定的专业技术领域活动的绊生物，其内容很具专业性的特点。公路重点工程无论是立项审批、项目管理文件，还是勘察设计的报告、计算材料、图样材料，或者是施工和监理中的试验检测记录，虽然形式不同，但都记录和反映着其项目特定的专业技术内容。 （4）档案形成的阶段性。公路重点建设项目的建设周期一般都比较长，在各阶段就会形成不同的文件材料。如，在立项审批阶段，要形成项目建议书及批准文件、工程可行性研究报告及政府会议纪要、水土保持方案报告书、环境影响报告书、土地利用整体规划修改方案及项目建设规划实施的影响评估等[2]；在设计阶段．则形成初步设计审批文件和施工图设计审批文件、设计变更文件及批准文件；在施工阶段和竣工验收阶段形成的文件种类与数量就更多。认清重点工程文件阶段性特点，是保证重点项目档案管理与重点工程建设同步进行的基点。 2 公路重点建设项目档案的特点 项目文件是项目档案的原始形态，而档案又是文件的最终归宿。公路重点建设项目档案有如下几个特点： （1）文件作者的权威性。公路重点建设项目档案的权威性，主要表现在以下二个方面：一是归档文件是