全面解析商业性文件中心.docx

全面解析商业性文件中心中国人民大学信息资源管理学院黄霄羽［摘要］商业性文件中心最早起源在美国，是文件中心的一种类型。经过60余年发展，它已从美国扩展到全球五大洲。笔者全面解读商业性文件中心的定义、性质、类型和特点，指出它因自身的独到优势而受到西方国家的普遍青睐。［关键词］商业性文件中心分析美国20世纪40年代初创建的文件中心因经济高效的突出优点赢得世界各国的广泛青睐，被誉为“现代最富生命力的新型档案管理机构”。从产生历史来看，文件中心最早建立在政府机构，目的是 为机构提供成本低廉、管理高效的半现行文件管理。商业性文件中心是文件中心的一种类型，创建时间略迟于政府文件中心，是适应美国二战后工商企业文件管理的迫切需求建立的。经过六十余年发展，商业性文件中心已从美国扩展到全球，遍及52个国家和地区。出于课题研究的需要，笔者拟对商业性文件中心进行全面解读，分析其定义、性质、类 型和特点，供国内同行参考。一、商业性文件中心的定义和性质国际档案界对商业性文件中心较权威的定义当属国际文件管理者和指导者协会（ARMA）术语手册的解释———“保存其他组织的文件并以营利为目的提供有偿服务的文件中心”。这表明，商业性文件中心是文件中心的一种类型。笔者列举出文件中心的三种代表性定义，以便让读者更清晰地理解商业性文件中心是什么。联合国教科文组织规定“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构”。国际档案理事会的术语词典规定“文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构”。美国档案工作者协会的术语手册规定“文件中心是对因利用率较低而不再适宜保存在 形成机关的半现行文件进行低成本集中保管的机构”。这些定义都揭示出文件中心的基本性质———“过渡性”以及主要特点———“成本低廉、管理高效”。商业性文件中心除具有文件中心的基本性质和特点外，还具有一些特殊性。ARMA定义强调了商业性文件中心的营利性，这说明商业性文件中心是一种营利性机构。根据笔者的理解，商业性文件 中心是一种私人创办的营利性、服务型企业，借助 高科技手段为有需要的企业、机构、组织和个人提供商业性、专业性和社会化的文件及信息管理服务。理解商业性文件中心的定义可从以下四点入手：第一，开办主体是私人企业。商业性文件中心是满足文档管理市场需求的产物，本身是一种私人企业。据资料查找，美国国家档案馆工作人员Em- mettLeahy是创办政府文件中心和商业性文件中心的第一人。他从国家档案馆离职后把建立海军部文件中心的成功经验引入商业领域，于1948年投资 建立了商业档案中心———美国第一个商业性文件中心。当前国外商业性文件中心均以私人投资的方式建立，在业务开展、经营管理、发展决策等方面享有独立自主的权利，也承担着自负盈亏的义务。第二，服务对象以私人企业、组织和个人为主， 也包括政府机构。起初商业性文件中心的主要客户是公共档案机构接收范围之外的企业、组织和个 人，这些企业、组织和个人或因为没有设立文档管理机构，或因为发现自行管理文档成本不够合算， 因此委托商业性文件中心代管文档。20世纪90年 代后，由于业务外包日益普遍，越来越多的政府机构在精简高效的目标驱动下开始成为商业性文件中心的新客户。当然，目前商业性文件中心的服务对象仍以私人企业、组织和个人为主。第三，服务内容是专业性的文档及信息管理服务。商业性文件中心从建立伊始就确定了专业性的服务内容，包括文档的运送、日常管理、安全保存、 鉴定销毁等传统服务项目。后来随着社会发展、技 术进步和需求变化，又增加了文档数据恢复、文档管理软件设计、文档管理系统开发、信息利用、知识管理等新型服务项目。目前，商业性文件中心发展 成为一种专业性行业———文件与信息管理服务行业。第四，基本性质是商业性和有偿性。这是商业性文件中心与政府文件中心的根本区别。商业性文件中心是一种服务型企业，营利是根本目标。它作 为市场主体，其运作方式、管理模式和经营特点都与市场紧密相连，追求利益的最大化。同时，商业性文件中心提供的服务凝结了劳动，具有商品属性和经济价值，因此采取有偿提供。客户需要付费来获得服务，这一点在ARMA定义中有明确体现。二、商业性文件中心的类型当前商业性文件中心数量众多，分布广泛，典 型突出，已经形成了较为成熟的行业。对数量众多、 规模不一、业务各异、特色各具的商业性文件中心进行分类，并非易事。笔者选取若干标准，对商业性文件中心进行分类。（一）按市场范围分为国际型、洲际型与国内型商业性文件中心的市场范围有大小之分。国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM）编制会员名录时就设有“市场范围”一栏，用来区分各商业性文件中心的市场规模。最大是以“全球”