中国铁建股份有限公司办公自动化系统用户手册.doc

中国铁建股份有限公司办公室 北京慧点科技开发有限公司 目 录 1. 办公信息操作指南 2 1.1. 办公信息 2 1.1.1. 中国铁建发文 2 1.1.2. 中国铁建收文 9 1.1.3. （呈批件、呈阅件） 12 1.1.4. 中国铁建传真电报 13 2. 提示信息 15 1. 办公信息操作指南 办公信息 【办公信息】类别中包含一下模块：【中国铁建流程定义】、【中国铁建发文】、【中国铁建收文】、【请示报告（呈批件、呈阅件）】、【中国铁建传真电报】。有部门行文权限的部门，本部的人员除了能看到以上模块外，还能看到本部门的发文模块、收文模块、流程定义模块 中国铁建发文 【中国铁建发文】发文属于工作流管理的一个部分。中国铁建发文主要是企业内部自行起草的公文发文，包括发文起草、发文审批，向各部门的发文登记、正式发文、发文撤回、查询功能 公司发文起草流转结束后，须手动点击“发文”按钮才可发文。 流程图如下： 流程说明： 开始：拟稿人拟稿，拟稿人拟稿完后，提交给部门领导来审核 部门领导审核： 拟稿人提交过来的公文，部门领导审核完以后，如果不同意，需 要修改，可以点击【驳回】按钮，驳回到起草人进行修改；如果同意，点击【提交】按钮，默认提交给拟稿人中转环节 拟稿人中转：拟稿人根据部门领导意见，点击【提交】按钮，如果需要办公室核稿 的，选择办公室核稿环节；如果需要相关部门会签的，选择相关部门会签环节；如果需要分管领导签发的；选择分管领导签发环节，如果需要主管领导签发的，选择主管领导签发；如果根据领导已经都流转完毕，则选择办公室编号-清稿-套打环节 办公室核稿：办公室核稿后，提交给拟稿人中转环节 分管领导签发：分管领导签发后，如果不同意，需要修改，则点击【驳回】按钮， 驳回到拟稿人；如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交到拟稿人中转环节 主管领导签发：主管领导签发后，如果不同意，需要修改，则点击【驳回】按钮， 驳回到拟稿人；如果同意，则点击【提交】按钮，默认提交到拟稿人中转环节 相关部门会签：相关部门人员填写审批意见，点击【提交】按钮，默认提交到拟稿 人中转环节 办公室编号-清稿-套打：办公室查看后，如果需要拟稿人再修改的，则点击【驳 回】按钮，默认驳回到拟稿人中转环节；如果需要拟稿人校对的；选择拟稿人校 对环节；如果不需要拟稿人校对，则进行编号-清稿-套打操作后，点击【提交】 按钮，提交到办公室盖章环节； 办公室盖章：办公室进行盖章后，点击【提交】按钮，流程结束 新建中国铁建发文 点击点 按钮起草人填写相应的项目：标题、主送、电话、缓急、密级等信息。其中主送、抄送（如有需要添加人员的信息框同此操作）不可手动填写，需要点“选部门”按钮，在弹出界面显示如下图，选择相应部门。“外单位”按钮用来记录公文发送的其他外部单位。 上传正文和附件 起草人填写完发文表单后，下一步应该为发文加入正文和附件点 按钮上传发文文件附件。 注释：上传的附件如果是作为套打的文件，一定要是word文件 提交到下一审批环节发文表单填写完毕、正文附件上传完毕后，就可以点击发文表单右上或正文栏右上的 到下一审批环节。点击提交后，将会出现下一提交环节的选择页面当公文流转到某一审批人所在的环节需要当前处理人做相应的审批时，打开需要办理的文档，点击公文下方的“审批意见”。也可以通过选择“常用语”并单击 快速填写审批意见。写完个人意见之后，点击上方的常用功能键区域的 按钮，按照发文流程进入下一审批环节。 下方的word文档主文件或者附件，选中后双击打开或者点击按钮打开，即可编辑（注：编辑完毕后一定要先保存，然后关闭。）在此编辑修改的，word会根据不同的处理人按照颜色的不同来记录修改过的内容。 A 驳回功能是将公文退回给指定环节的处理人，处理人进行修改操作后在继续提交。点击 即可以驳回该公文。撤回是指在公文已经提交给下一环节审批人后发现公文不妥并收回重新审批。（注：撤回操作要在下一环节操作人未签署意见时才能执行）。点击 即可撤回该公文。 发文编号和套打发文在形成正式发文前，在排版套打环节要经过对正文进行编号。单击页面右上角的 按键，在弹出的页面中选择需要添加的编号样式，然后确定即可，号数会自动累加。 在公文形成正式发文之前需要由秘书对正文进行清稿操作（注：清稿环节是在流程定义中预先设定好的），下方常用工具栏会出现清稿按钮，点清稿按钮，下方会出现痕迹保的word文档，方便领导查看原文和修改痕迹。 清稿之后继续点击页面右上角的 按键，将清稿后形成的正式稿件套打红头及页面表单上的编号、标题、主送和抄送信息然后保存正文word文档。 公文正式发文前的最后一个工作是盖章，由处理人盖章环节处理人直接点击页面右上角的 按钮，在弹出的对话框中选择印章样式并确定，印章即