企业对外招待制度.docxVIP

制度所属单位制度名称制度所属部门1. 目的为加强集团外联接待工作管理，提高工作效率，规范工作行为，特制定本规定。2．适用范围集团总部执行此规定，各二级集团（直属公司）参照执行。3. 接待原则3.1 对等原则：业务对口、职务对等；3.2 保密原则：严守机密；3.3 节约原则：坚决杜绝高消费，避免不必要支出；3.4 服务原则：利用集团资源，宣传企业及产品，提升集团知名度及美誉度；3.5 优先原则：重大接待活动优先安排。4. 接待标准根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C级。级别来宾类别陪同人员A级省、市级以上领导，重要客户，外宾，董事会以及集团其他重要高管会议及活动集团副总裁级及以上，各二级集团、分公司总经理B级政府部门主要负责人，重要参观团体，客户，集团总监级以下主任级以上会议，其他较为重要来访人员对口部门负责人及分管领导C级政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，集团一般工作会议，其他一般来访人员对口部门负责人5. 接待主体及职责5.1 承办单位：接待活动的第一承接单位或部门，负责接待方案初稿的拟定，接待需求的提报。5.2 集团办公室外联部：负责接待方案的审核，及接待的协调、安排、落实。5.3 相关单位：接待活动的协办单位或部门，主要任务是配合接待工作完成本单位涉及的活动安排。6. 接待流程6.1 外部接待承办单位制定接待方案 (见附件1)，提前一天提报外联部，外联部根据接待级别及单位要求协调、安排、落实接待活动中涉及的相关事项，接待结束后根据实际执行情况修改接待方案，每月5日之前形成月度接待档案进行归档。6.2 内部会议承办单位需提前一天提报外联部，外联部根据会议级别和要求协调、安排、落实会议所涉及的相关事项。7. 接待工作要求7.1 协调、安排、落实7.1.1 外联部收到接待任务后，协调对等领导出席并根据接待级别、要求及时通知相关单位做好接待准备。7.1.2 相关单位要根据接待级别、要求做好相应接待工作。7.1.3 承办单位须提前与活动出席领导及相关单位联系，做好对接。7.1.4 外联部可根据要求代订用餐及住宿酒店，费用由承办单位承担；集团总部各职能部门承办的接待活动费用要根据《集团总部职能部门业务接待标准》（见附件2）相关流程执行。7.2 会议室使用及管理7.2.1 非参加会议人员,不得随意进入会议室。7.2.2 任何人员未经外联部允许，不得随便移动会议室的物品。7.2.3 除专业人员外，任何人员未经外联部允许，不得随便操作会议室智能化设备。7.2.4 任何人员不得随意使用会务物品。7.2.5 任何人员不得随意取走会议室的报纸、杂志等资料。7.2.6 会议结束，承办单位要与外联部进行交接，确认会议室设施设备的完好性。7.3 展厅使用管理7.3.1 所有参观须提前通知外联部，并由外联部讲解人员陪同。7.3.2 各展区装修及物品变动，须提前一周报集团办审核，批准后及时通知外联部。7.3.3 参观人员不得随意挪动展厅产品。7.4 接待记录接待活动主办部门要准确记录接待活动情况并及时进行总结，重要活动要召集相关单位进行专题总结会并形成书面材料。7.5 档案归档7.5.1 接待档案为电子档案。以月度为单位进行收集、整理。7.5.2 每年一月份将上年接待档案移交档案室保管。8. 招待费用管理招待费用包括用餐、住宿及礼品费用，须严格执行年度及月度预算，超预算部分，根据集团财务管理本部的规定，报集团总裁审批后执行。8.1 用餐管理8.1.1 外部用餐按照《集团总部职能部门业务接待标准》（见附件2）经本部门第一负责人审批后进行。8.1.2 集团食堂用餐参照外部用餐备案程序，集团食堂凭《招待用餐批单》（见附件3）及实际消费账单履行报销程序。8.2 住宿根据接待需求，由外联部负责酒店预订；如需挂账，则以月结的方式走相应部门内部预算，如为现结，则根据《集团总部职能部门业务接待标准》执行。8.3礼品审批8.3.1 外购礼品填写《外购礼品批单》经由部门第一负责人审批后执行。8.3.2 集团产品根据集团《礼品管理规定》执行。9.其他9.1 外联部根据预约登记顺序安排会议室，如预约发生冲突，由承办单位双方商定。9.2 总部办公楼内所有部门、单位的内部会议一律自带水杯，重大A级会议除外。9.3 接待活动如有变动，承办单位须及时通知外联部，以便外联部做好工作安排。10. 罚则10.1 所有接待主体须根据本规定承担各自的职责，如发生疏漏造成接待工作失误，将根据实际情况给予通报批评、考核扣分等处罚。10.2 损害会议室及展厅设施设备及产品，将根据损害程度给予赔偿。11. 本规定解释权归集团办公室。12. 本规定修订于二〇一五年一月，自颁布之日起执行，原制度废止。附件1：接待方案附件2：集团总部职能部门业务接待标准附件3：招待用餐批单附件4：外购礼