对新组建高职院校实施《高等学校档案管理办法》的一些思考.docVIP

精品论文 参考文献 对新组建高职院校实施《高等学校档案管理办法》的一些思考 张　琮（陕西省汉中职业技术学院　陕西　汉中　723000） 摘　要：《高等学校档案管理办法》的颁布实施意义重大，但新组建高职院校在落实《办法》中存在困难。面对存在的一系列问题，应该从领导高度重视入手，从机构设置、人员配备、档案资料收集、档案门类确定、档案管理研究等方面多管齐下，方可有效克服困难、解决问题，从而推动单位档案建设走上规范化、科学化的道路。 关键词：新组建高职院校　《高等学校档案管理办法》　问题　对策 国家教育部和国家档案局于2008年共同研究制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式予以公布，决定自同年9月1日起正式施行。本《办法》是为适应我国经济社会发展的新要求而制定的一部指导高校档案工作科学发展的法规性文献，它必将对于全面推进我国高校档案工作管理的规范化、科学化具有十分重要的现实意义。 一、新组建高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的困难与问题 《办法》实施以来，各高校都在贯彻实施《办法》中做出了一定成绩，但与普通高校相比，那些新组建的高职院校，在学校的历史沿革、办学条件和学校规模等方面都具有自身的先天不足和弱点，笔者根据本人所在单位以及了解同类院校中发现，它们在贯彻实施《办法》的过程中存在着许多困难和问题。 1.关于机构设置。关于高校档案机构的设置，《办法》作了明确规定。如《办法》在第六条中强调：具备一定条件的高等学校要设立档案馆，而其他高校也要求设立综合档案室。从目前新组建的高职院校的实际情况来看，它们突出的困难是，由于单位本身规模较小，经批准可设置的机构数量有限，所以较难设立一个专门、完整且独立的档案管理机构。这样，不但难以落实上级文件的有关要求，也影响了原来在档案管理岗位上人员的工作积极性。一些单位在无其他良策的情况下，只好采取把综合档案室挂在党委办或行政办下这样一种变通的办法加以解决。如果连机构都难以设置，还谈何落实《办法》？ 2.关于人员配备。关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定，这些规定为高校档案管理专业人员配备提供了直接依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。 然而，新组建高职院校原有档案管理人员专业水平普遍较低，大部分为兼职，或为临时代管人员，许多出身于非档案专业，一般都没有或是中级以下职称，难以达到《办法》所要求的程度，故而不能真正使档案管理实现科学化、规范化。 并且，对于新组建的高职院校来讲，由于其原各教学单位教学、管理人员数量规模和结构层次都相对有限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就少，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务或任职经历，就显得很困难了。甚至一些高职院校在包括档案管理等在内的职称非主体系列根本就没有高级岗位设置，那么合格的综合档案室负责人又从何而来？ 3.关于档案资料收集。新组建高职院校原有办学单位较多，且都经过了一个先分散后集中办学的过程。而此过程中，一方面是原有的各组建成员单位档案室建设情况不尽相同，领导重视程度也有差异，资料归档情况参差不齐；另一方面，组建后由于不能马上集中办学，此间原有档案的保管、新产生档案的全部回收都将存在问题；再加上搬迁过程中可能发生的档案资料漏装或丢失，这些都给后面单位建设综合档案室、完整归集全单位所有档案造成了困难。 4.关于归档门类和范围。《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确要求，还对文件材料的归档门类作出了具体规定，特别是把“纸质档案材料和电子档案材料同步归档”这种规定符合社会发展实际。但由于历史的原因，新组建院校常常只有纸质而无或者很少有电子档案，即便有，也因认识不到位而未能收集归整。至于“办法”规定的归档分类，是从全国各级各类高等学校的一般情况而确定的，具有其普遍性和完全性。而高职院校自身的教育层次和培养目标决定了其要开展产品生产尚难以提及，搞科学研究非常有限，外事往来则基本没有。但现在大多高职院校还没有能力从本单位实际出发，较为合理地确定归档门类。 5.关于其他。《办法》还要求高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前新组建的高职院校归档相关文件材料时，还没有形成严格有效的归档制度。《办法》还对进一步加强档案工作提出了学术性要求。 而从目前高职院校档案工作的实际来看基本谈不到学术研究，对大多数高职院校而言，只是完成了面上的档案室的组建工作，没有准备，同时也没有能力对档案资料和管理进行研究、编研以及出版相应的档案史料，怎么可能落实《办法》中提及