信息时代下如何做好档案管理工作.docVIP

精品论文 参考文献 信息时代下如何做好档案管理工作 地那西?苏来曼 　　新疆博州温泉县查干屯格乡政府 新疆博州 833503 　　摘要：随着网络技术和信息技术的发展，极大的改变了社会的生产生活方式。新时期，政府职能不断改进和完善，相关的档案管理内容也日益复杂化，对政府档案管理提出了更高的要求。所以，基于信息时代背景，如何创新管理理念，有效应用现代信息手段管理政府档案，提高管理效率，成为档案管理中必须重视的问题。本文从五个方面探讨如何在信息化时代下提高档案管理工作的效率。 　　关键词：信息技术；政府；档案管理； 　　随着政府职能改革的深入，政府档案的数量、类型等不断增加，对档案的管理提出了更高要求。政府档案通常是在行政、管理等工作中形成的，是政府工作的文字、数据、图片、视频等不同类型的历史记录。政府档案管理是一项综合性工作，涉及内容较多又杂，在政府部门的日常管理中有着重要作用，因此必须重视新时期的档案管理工作。 　　一、积极转变观念，强化档案意识 　　首先，应树立良好的档案资源观，以往人们一直将档案信息看做为一种具有文化性质的资源，主要体现出档案的凭证效用，在信息化时代应将各类政府档案信息看作为经济性资源，并充分发挥其独有的情报价值。其次，建立文件和档案的公开理念。在以往的管理工作中，对档案的开发利用较为重视，而对现行及半现行的政府文件则通常是采取不公开的方式[1]。为顺应信息化和网络化的发展，应在档案管理的信息化实现中加强政府相关文件的公开和开放研究，制定出关于现行文件公开的法律法规。最后，树立终身学习观。一些工作人员认为，档案管理相关的知识型和理论性不强，对业务技能的要求较低，即使未接受过专业培训或教育也可从事档案管理工作。但是，伴随信息化建设的推进，新技术、新思路及新知识需要在档案管理中有广泛应用，这就给档案管理人员带来诸多问题。因而，U应树立终生学习观，强化档案管理意识，为档案管理的信息化建设奠定思想基础。 　　二、建立管理标准，提高信息化水平 　　档案管理的标准化主要???现在档案的信息采集、存贮、管理、网络及管理软件等方面的标准化。档案管理的标准化是其信息化建设的一个重要基础，信息化水平越高，则对档案管理的标准化也就有更高的要求。为确保档案管理信息化建设的稳定发展，档案行政及管理相关单位应制定相关标准、规范及具体办法，同时制定相应统一的档案信息管理标准，比如：目录数据交换格式、档案的通用格式、著录要求及电子档案管理方式等，以保证档案信息的共享和应用，还应确保软硬件发生变化时，档案信息的完整性和有效性，进而促进档案管理信息化建设有序开展。 　　三、强化人员培训，提高业务技能 　　政府部门的档案管理工作人员主要包括专业人员及档案服务人员。政府部门应不断加强档案管理工作人员的工作技能和理论知识培训，定期或不定期相关培训或教育，促使他们积极主动去学习档案管理相关知识。因政府部门的档案管理工作需要专业和扎实的管理技能，因此，基于信息化建设形势下，应不断加强档案管理工作人员的计算机操作技能，及档案信息化管理的理论培训，合格后才可上岗。现阶段，计算机和网络技术应用日益广泛，使得档案管理方式逐步形成人和计算机的有机结合，这就要求相关工作人员掌握计算机技术、通信技术和网络技术等知识，并能熟练应用这些技术，使他们适应信息化档案管理的需要，打造出一支现代化、信息化的队伍。 　　四、积极完善设施，提升工作效率 　　网络化和信息化的政府部门档案管理是一个综合性、系统性工程，涉及到计算机硬软件技术、网络技术、数据处理及信息安全管理等技术[2]。政府部门要实现信息化档案管理就应该加大建设投入，完善档案信息化管理所需要的硬件，并根据工作需要设计合适的管理软件，以提升管理工作的效率和质量。信息化档案管理需要不同设备来，如计算机、扫描仪器、刻录机、复印机等，通过这些电子设备和信息技术全面建设电子档案一体化管理，积极实行自动化办公管理。另外，由于计算机和电子设备，以及相关管理软件的更新较快，实际使用周期相对较短，在更新、维修及升级方面的资金投入较大，因而需要政府加大投入，改善基础设施，健全配套机制，如此才可真正实现自动化、信息化、数字化的政府部门档案管理。要强调的是信息化档案管理要求积极做好信息安全建设，确保各类档案、文件的安全。 　　参考文献： 　　[1]傅义兴．关于如何做好信息时代电子档案管理工作的思考[J]．广东科技．2011，43??2）：59-62 　　[2]冷艳．信息时代如何做好档案管理工作[J]．中国高新技术企业．2015，7（06）：120-122 　　[3]阿丽娅?萨帕．浅谈在新形势下如何做好地名档案管理工作[J]．人力资源管理．2013，11（11）：56-57