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归档整理规则以件 案卷级与文件级整理的异同点 两种立卷方法的异同 传统的文书立卷的程序是：运用文件的六个特征，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写卷内文件目录，备考表和案卷封面，装订案卷。全部案卷整理完毕后，再按照保管期限——年度——组织机构问题的方法进行案卷排列并编制案卷目录。 改革后的具体做法是：将归档文件以件为单位进行装订，按年度——机构问题——保管期限或保管期限——年度——机构问题等方法进行分类、排列、编号、编目、装盒、填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。 两种立卷方法的不同主要体现在：改革后的方法对档案实行文件级管理，不编大流水页号，只将档案本身的页数注明以便检查。以卷盒作为保管单位，取消硬卷皮和软卷皮。用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”。取消案卷目录增设归档文件目录，作为手工检查工具和移交清册。 两种方法的共同之处在于：无论是传统的案卷级整理还是改革后的文件级整理，都强调了文书档案的整理原则，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”。 两种立卷方法的优劣比较 （一）传统立卷方法 优点： １、便于管理，不易散失。将文件材料装订起来，不易被利用者拆卷或随意抽取，即使是反复利用，也不会散失，安全性较好。 ２、在手工检索下，便于连锁查找。由于传统方法在立卷时采用“以问题为主”，所以查找一份文件时往往能将该年度的同一类问题的所有文件都查到，这样，在对事情发生的具体时间，详细内容都记不清的情况下，能够提高手工检索的查全率和查准率。 缺点： １、人为因素过多。一是易造成立卷思想的不一致。传统的立卷方法是以“六个特征”为基础的，案卷能否合理兼顾特征间的关系并保持文件间的有机联系，立卷人的业务水平高低成为决定因素。二是易产生杂卷。不同立卷人会有不同的组卷效果，同一人在不同时间，对同类文件也会有不同的组卷结果。三是案卷标题拟写复杂。在案卷的标题拟写过程中，同一案卷不同人所拟写的标题会不同，而同一人在不同时间，随着业务水平的提高，考虑方法也会不一致。上述缺陷虽然可通过业务培训加以改进，但人为差异不可避免，其后果势必造成利用效率的低下。 ２、手工劳动量大，工作效率过低。传统的文书立卷管理需要经过相关文件的归并、装订、拟题、审卷等多道工序，使许多部门的文书人员和档案人员疲于读文件及费时费力的繁琐劳动。文件从办理、结束到入库上架，工作效率过低，周期过长。 ３、利用不方便。一卷档案中有若干份文件，利用者在借阅一份文件时得整卷借出，利用者可以看到该卷中其它所有文件，既不便于携带，也不利于安全保密，由于装订太厚或装订压字等原因影响阅读与复制效果。再由于是整卷提供利用，也会导致对不必要的档案的无端损耗和泄密。 （二）改革后的立卷方法 优点： １、立卷方法简单、易学、易用。由于取消案卷的概念，简化整理方法，所以便于指导，易于掌握。 ２、由于简化了归档文件整理工作程序，减少了不必要的手工劳动和财物的投入，提高了工作效率。 ３、提高了档案检索利用的效果。便于利用、便于插卷、便于保密，便于缩微、复印、扫描；减少了著录数据量，减少文件在利用中的间接磨损；避免因人为因素所造成的查询困难，提高查全率、查准率。 ４、便于计算机管理。方法更适应计算机文档一体化管理，能充分发挥计算机存储量大、快速检索的优点。 缺点： 1、 易散失，不便于管理。 2、 对于手工检索，利用时稍显繁琐。 案卷级与文件级整理的异同点 两种立卷方法的异同 传统的文书立卷的程序是：运用文件的六个特征，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件和编号，填写卷内文件目录，备考表和案卷封面，装订案卷。全部案卷整理完毕后，再按照保管期限——年度——组织机构问题的方法进行案卷排列并编制案卷目录。 改革后的具体做法是：将归档文件以件为单位进行装订，按年度——机构问题——保管期限或保管期限——年度——机构问题等方法进行分类、排列、编号、编目、装盒、填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。 两种立卷方法的不同主要体现在：改革后的方法对档案实行文件级管理，不编大流水页号，只将档案本身的页数注明以便检查。以卷盒作为保管单位，取消硬卷皮和软卷皮。用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”。取消案卷目录增设归档文件目录，作为手工检查工具和移交清册。 两种方法的共同之处在于：无论是传统的案卷级整理还是改革后的文件级整理，都强调了文书档案的整理原则，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”。