第二十章 立卷、归档和档案工作.pptVIP

立卷、归档和档案工作 第一节 立卷 第二节 归档 第三节 档案工作 第一节 立卷 立卷就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类地组成一个或数个案卷的过程。 案卷，是一组互为联系或具有共同特征并经过系统整理的文件集合体，它是文书档案的基本保管单位。 立卷是文书处理过程的最后环节，也是现行文件转化为档案的必经步骤。 一、立卷的作用 1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用 2.保护文件的完整与安全，便于保管 3.为档案工作奠定基础 二、立卷的范围和方法 1.立卷的范围 一般指本单位在工作活动中形成和使用的、经过办理完毕、具有查考价值的收发文件，主要有： (1)本单位工作中形成的，直接反映本单位主要职能活动的重要文件； (2)与本单位产生的文件有密切联系的上、下级单位的主要文件； (3)本单位进行工作需要遵循和查考的上、下级单位的文件； (4)具有查考价值的本单位和上、下级单位的一般性文件。 2.立卷的方法 第一，编制案卷类目。 案卷类目由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成，它是一种比较详细的立卷规划。 第二，灵活运用文件的六个特征。每一份文件都有一定的特征，一般分为问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征。 立卷时要把一些有着共同特征和密切联系的文件组合到一起，构成一个案卷，这就是按文件的特征立卷。 第三，适当考虑文件的保存价值。保存价值即保管期限的长短。 第四，妥善进行案卷编目。  按文件的特征立卷的方法 1.问题特征。是指文件内容所说的事情或问题。按问题特 征立卷，就是将文件内容所说的同一问题或某一方面问题，或有关同类性质问题的文件组成案卷。如“关于对×××事件进行处理 的文件材料”。 按问题特征立卷是最多最广最主要的立卷方法。 2.时间特征。是指文件内容所针对的时间，或文件形成的时间。按时间立卷，就是将属于同一时间，即同一年度、同一季度、同一月份等文件集中立卷，如“×× 县常委会2003年会议记录”。按时间特征立卷，一般不得把不同年度的文件放在一起立卷。 3.名称特征。也叫文件名称特征，指决定、通报、请示、 意见、函等。按名称特征立卷就是把同一名称的文件组成一卷。它可以体 现文件的不同价值。如有的单位将综合性的计划、总结、会议记录等文件按名称特征立卷。 4.作者特征。指制发文件的单位或单位负责人。按作者 特征立卷，就是将同一作者形成的文件集中立卷，即通常所说的分级立卷。分级立卷的好处是便于重点整理、保管和利用本单位直接产生的档案以及与其有紧密联系的一些档案。一般来说，本单位直接产生的档案以及与其有紧密联系的一些档案，是该单位档案中最重要的部分。 5.通讯者特征。指收发文单位。按通讯者特征立卷，就是 把本单位与另一单位关于某一问题或几个问题来往产生的文件组成一卷。如“××厅关于工资改革问题与广东省人事局来往文件” 6.地区特征。指文件内容涉及的地区。按地区特征立卷，是将内容涉及同一地区的文件集中立卷，便于反映该地区的工作情况或对该地区某些问题的处理。例如，“关于湖北省大别山区多种经营的调查”。 怎样使用最佳立卷方法 单纯按某一特征立卷，或在每个卷中分别使用不同的特征，都是不好，在一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的可行办 法。如“国务院关于严格控制召开全国性会议的通知”，这个卷具有作者(国务院)、问题(严格控制召开全国性会议)和名称(通知)三个特征。 确定机关档案保管期限的原则 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为16--50年，短期为15年以下。 1.凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 2.凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 3.凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 妥善进行案卷编目 1.给卷内文件编号 2.填写卷内文件目录 3.填写卷末备考表 4.填写卷皮 5.恰当排列案卷与填写案卷目录 案卷目录的重要性 案卷目录包括八个项目：顺序号、文书处理号、卷名、起止日期、份数、张数、保管期限以及备考。 案卷目录是案卷的登记簿，用来揭示出一年形成的全部案卷，统计案卷的数量，并作为查找和管理案卷的基本工具。 文书部门每年要向档案部门移交案卷，案卷目录又可作为移交目录，是交接案卷的凭证。 案卷目录编好以后，文书部门就完成了文件立卷工作，下一步可准备向档案部门移交。 第二节 归档 一、归档的作用 归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。 归档