西安地铁电子档案管理系统使用手册.doc

西安市地下铁道有限责任公司 电子档案管理系统 单机版 系统使用手册 西安市地下铁道有限责任公司 办公室 前 言 感谢您选择《西安市地铁电子档案管理系统单机版》！ 电子档案管理系统单机版是西安市地下铁道有限责任公司为了实现档案资料的收集、整理、移交、归档，一体化、电子化，同时保证档案资料利用的网络化而在现有的网络版基础上单独为各使用单位定制的一套全新的档案管理系统软件。软件在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，以档案管理理论为指导，根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解，建立针对性很强的地下轨道建设的档案业务模型。 《电子档案管理系统单机版》支持归档文件整理，管理模式，检索查询和档案移交等功能。并实现了单机版与网络版的数据交换、图形图像处理、电子文件浏览等新技术的集成。主要分为收集整编和档案管理二部分。收集整部份包括：收集整编、不归档库，该模块功能涵盖了档案业务收集的全过程；档案管理部份提供数据管理，数据管理模块里的档案管理提供了归档后档案存放、数据返回整编、输出档案资料目录，数据管理里的上报数据功能可以轻松实现把归档后的档案数据上报出来等功能。 信誉保证 如果您在使用《电子档案管理系统单机版》过程中发现了什么问题，或者对该产品的某些功能有更好的改进意见，致电西安市地下铁道有限责任公司办公室。 目 录 1．系统安装………………………………………………………………………………4 2．系统特点………………………………………………………………………………4 3．系统运行要求…………………………………………………………………………4 4．系统登录和退出………………………………………………………………………4 5．收集整编增删改………………………………………………………………………6 6．档案数据的增删改及上报数据………………………………………………………18 7．档案检索………………………………………………………………………………20 8．口令修改………………………………………………………………………………20 9.附件……………………………………………………………………………………21 1．系统安装 打开光盘，运行setup.exe文件。选择安装路径。在安装完系统后，在运行xp补丁.exe。 然后找到安装电子档案管理系统路径下\ MSDE\ setsql.bat文件执行一下；在同一路径下找到“Project1.exe”文件执行一下，会提示“还原成功”。到此系统安装完成。 2．系统特点： 使用简单方便，完全按照档案管理的业务组织功能模块，并且使用方便快捷，在一个界面下面实现了所有功能，而不需要切换不同的模块和界面； 同时数据的展现形式更加形象直观，为资源管理器风格，用户对档案数据的结构和操作一目了然； 在收集整编中增加了不归档库，可以把不需要归档前的文件存放到不归档库中进行管理，这样不仅提供了各归档部门对自身文件的管理手段，而且实现了文档的一体化；可以实现单机版的分散整理，网络版的集中整理的混合模式的归档文件整理流程，更加灵活和适应未来的变化； 档案数据的存储更加安全可靠，可以选择存在数据库中，也可以存放到本地计算机上； 应用和开发平台得到全面升级，新系统全面支持新的操作系统和数据库平台； 数据库的结构设计、数据的存储和查询效率得到了更好的优化和提高； 更加注重档案的收集整理和开发利用，可以根据规则实现自动整理，并为档案管理人员对档案信息的提炼提供了更好的工具； 预留与各种新技术的接口、在线OCR技术、全文检索技术、数据交换技术、数据文件浏览技术和其它信息管理系统的接口 3．系统运行要求 1．系统硬件配置环境：系统最小硬件配置：CPU 2.4GHZ，内存 1GB，硬盘 60GB 2．系统可运行环境如下：Windows xp professional (sp3)或Windows 2000 professional (sp4)或windows 2003 standard （sp2） 3．需要配套安装工具有：文字处理软件，如office , pdf转换工具，pdf阅读器 4. 系统登录和退出 系统的登录和退出都是标准的WINDOWS风格，只需要输用户名和密码就可以登录系统。 系统的登录界面如下图所示： 在第一输入框中输入用户名:“root”，在第二输入框中输入密码：“rootroot”，登陆“确认”，不登陆可“退出”。系统的用户名是：root 密码可修改。 首次安装档案系统后，在登陆后需要打开“业务面板”里的“开发利用的”里“系统注册”输入“用户名称”和“用户序列号”进行系统的注册。 登陆后显示的系统主界面如下： 上图为档案系统的主界面