软件项目管理-Communication-V300.ppt

软件项目管理Communication Management Version 3.0 by 李涛 Revision History Version 0.1, August 4, 2003 Version 1.0, Nov 4, 2003 Version 2.0, Mar 10, 2005 Version 3.0, Nov 10, 2005 为什么沟通？ 有效的，成功的管理者都很重视沟通 沟通容易吗？ 韩乔生先生在解说比赛时，眼睛里看着A，脑子里想起了B，嘴里说着C，实际指的是D，观众听着以为是E 沟通的最终目的在于：确保接收者得到的是发送者想要传递的信息 沟通模型 沟通是一个双向过程，它包括发者到收者的全过程 信息传递过程中几个重要的概念： 第一，信息所包含的内容要广泛的多，我们的五官就是接收信息的器官。我们听到的、看到的、闻到的、触摸到的都是信息。 第二，信息是无法直接进行传递的。它必须通过编解码转化为某种类型的消息，然后利用支持该消息进行传递的通道进行传输。发送和接收双方必须使用同样的编解码方式，这又被称为符号系统（coding schema）。每一种符号系统所擅长表示信息的种类和能力是不一样的。 第三，消息是通过通道进行传输的，某一种通道只能承载特定的消息种类。在很多情况下，通道可能会对传递的消息产生失真。 信息传递的偏差和失真 依赖于整个过程中的三个关键环节： 第一，选择的编解码方式是否可以完整地表述信息。 第二，双方之间是否采用了同样的编解码方式。 第三，通道传送中是否会产生偏差。 沟通的定义 我们现实中遇到的问题更多的是那种基于语言文字的、人与人之间的信息传递。准确地说这才被定义为“沟通”（communication）。虽然同是信息的发送和传递，但是在人与人之间和设备与设备之间，同样过程中的困难和关注是有着很大的不同。 沟通的定义 通过说话、信号、书写或行为来交换思想、消息或信息。The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior 是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递的过程 是为了设定的目标、把信息、思想和感情在个人或群体间传递的过程 人与人之间的沟通模型 人与人之间进行语言沟通的过程存在其特殊性，需要具体化上面那个被简单化的信息传递模型 沟通障碍 人类之间的信息传递要复杂的多： 很多理工科背景的人经常假设：沟通就是一个信息传递的过程。他们习惯在一个确定的符号系统下，用简单而准确的语言传递他们的想法。追求准确而有效率 文科背景的人则更加擅长利用文字背后所体现的“意境”来传递言语之外的信息。常常给人遐想的空间。 沟通是一个涉及到两方的协作，发送者和接收者必须“匹配”才能够达到目标。。 沟通障碍 语义，沟通双方是否采用了同样的符号系统。 “行话”其实在一个特定的领域内是起到一个提高沟通效率作用的。选择性知觉 选择性知觉（selective perception）是指人们对信息中最重要的那部分的关注。 人在一生中不断获取经验增加知识的最终结果，事实上就在增强知觉的选择性，不断提高从纷繁复杂的背景中识别出有用信息的准确性。 选择性知觉的形成和人过去的经历，思维模式，文化背景都有极大的关系。 噪声是指在沟通过程中所受到的“干扰”，导致信息在传输过程中出现丢失或者偏差 信息漏斗 项目中正式的沟通管理活动 沟通计划编制 信息发送 绩效报告 信息发送 把正确的信息，在正确的时间，以正确的形式，传递给正确的人，和产生这些信息的工作同样重要 沟通计划说明了什么时候以什么形式传递给什么人什么样的信息，信息发送就是确保沟通计划被正确执行 信息发送的方式：沟通技术 沟通技术根据不同角度可以有不同的分类方式： 1人与1人之间，1人对多人 书面，口头 正式，非正式 上行，下行，平行 单向，双向 言语，体语 沟通技巧和方法 正式书面（项目章程，管理计划） 正式口头（讲演、谈话） 非正式沟通 正式的书面沟通 主要是以标准的项目文档形式存在和传递 注意以下几点： 使用统一的语言，“项目管理”语言 使用定义并被认可的模板，确保信息的完整性，和内容的可预测性 准确，简练，客观 主要用于约定，承诺，可预测的信息发布 正式的书面沟通：绩效报告 使干系人知晓为了取得项目目标，是如何使用资源的 绩效报告的输入：项目计划和工作成果 绩效报告的输出：状态报告、进度报告、预测和变更请求 正式的口头 大多数以演讲（1对多），会议（多对多），谈话（1对1）形式存在，用于补充正式的书面沟通，或形成正式的书面沟通 注意以下几点： 事先列出提纲，内容简练，条理清楚，追求效率 陈述客观事实，避免主观感情 会议沟通