企业应重视客户资信档案 .docVIP

企业应重视客户资信档案nbsp;-话行政 本文档格式为WORD,若不是word文档,则说明不是原文档。 随着我国社会主义市场经济体系的不断完善，建立和健全社会信用体系，对规范经济秩序，改善投资环境，营造社会诚信气氛都将起到十分重要和不可或缺的作用。尤其是加入世界贸易组织之后，党和政府十分重视社会诚信体系的建设，浙江省委、省政府提出了建设“信用浙江”的重要思想。客户资信档案作为社会诚信体系中的重要一环，已引起了企业和社会的高度重视。3月份发生的“长虹在美遭遇巨额诈骗”事件，导致长虹股价下跌4%，市值损失超过6亿元；去年8月份在苏州发生的IT业最大诈骗案，使156家企业在10个月内损失亿元。诸如此类的案件，一次又一次向我们敲响了企业资信管理的警钟。企业建立客户资信管理体系，已经到了刻不容缓的地步。而如何建立和健全反映客户信誉状况的客户资信档案也成为一项迫在眉睫的工作。本文就推进企业资信档案管理进行了初步研究，试就如何建立和管理客户资信档案进行简要的剖析，并提出相应的途径。 一、建立和健全客户资信档案管理机制的基本条件 客户资信管理包括以客户资信调查评估为核心的事前控制，以交易决策的信用审核为核心的事中控制，以及以应收帐款的专业化监控为核心的事后控制。其管理过程决定了客户资信档案管理机制是企业内部各部门分工合作、科学协调的系统化工程，因此要做好客户资信档案应至少具备以下三个条件： 1、客户资信档案的建立和完善，应建立在企业档案管理规范的基础上。 客户资信档案是企业档案整体的重要组成部分，是会计档案、行政管理、生产技术、经营管理等各类档案的有益补充和完善。对于档案管理不规范的单位，如果单一建立客户资信档案，由于对档案管理的基本要求不甚了解，从管理角度讲既无从分类又无法保证档案管理的长远性。因此客户资信档案的建立与完善必须要与企业档案管理的规范化结合，才能彻底发挥客户资信档案的作用。 2、客户资信档案的管理，必须遵循统一领导、分级管理的原则。 由于一个企业最大的财富是它的客户，同时最大的风险也来自客户。而客户资信档案作为客户在经济交往活动中产生的信誉状况记录，具有一定的连贯性，是一项系统工程。需要各有关部门协调配合。因此需要统一领导，分级管理，制定相应的规章制度，做到明确职责、各负其责。 3、正确处理利用与保密的关系，是客户资信档案发挥作用的保障。 客户资信档案是企业维护自身的合法利益的必要手段。在注重发挥客户资信档案效用的同时，必须重视保密工作，健全客户资信档案的保管和查阅利用制度，并在实际工作中严格执行。具体地说，查阅档案应在档案阅览室内进行，一般概不外借；确需外借的必须办理严格的借阅手续。查阅有密级的或者需要控制的档案应当经企业领导批准后方可进行；对于一些虽不属机密但是不宜公开的档案，特别要加强安全管理。 二、确定客户资信档案的收集范围，建立客户资信档案的收集途径 确定客户资信档案的收集范围是客户资信档案管理的基础。因此企业应当投入一定的人力、物力、和财力进行客户资信信息的搜集、整理和分析，同时通过企业获取客户资信信息的方式，建立客户资信档案的收集途径。通过对客户资信管理体系的研究，可以确定客户资信档案的收集范围应包括以下六方面内容： 1、客户基本情况：其主要内容包括注册名称、地址（核实其办公地址）、企业类别或企业性质、经营范围、注册资本、法人代表、董事长和总经理、经营期限和执照的有效期限、发证机关、制造许可证、行业、生产管理认证、产品质量认证和其它相关认证文件。 这方面内容由客户提供并经业务人员实地考察核实后形成。 2、销售人员信息记录：是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的许多客户内部信息，包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法，特别是对于偿付货款的一般做法，同时要记录客户的付款情况。最终销售人员根据对客户外在印象、客户的产品情况、客户产品的市场状况、客户的信用和资金情况等形成销售人员记录。并随着每次交易进行处于动态管理之中。 有关客户的最重要信息是来自客户自身。销售部门是企业直接与客户打交道的部门，与客户保持密切联系，通过实地访问和电话信函联系，可以了解许多客户内部信息。销售人员可以利用信息记录表格，逐项落实所需信息。信息记录表格应包含以下几方面内容： ⑴一般通过信函、电话、传真、电邮等方式与客户进行接触时，这时应注意：客户所使用的信笺、信封是否规整；客户对你的信件或咨询是否能迅速给予答复；客户的来函是否显得具有专业知识且信息完备；客户对本企业可提供的产品是否表示了浓厚的兴趣。 ⑵对客户进行实地走访时，销售人员必须重视对客户进行实