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企业贪污预防措施探讨 NO.24,2O10 现代商贸工业 ModernBusinessTradeIndustry2O1O年第24期 企业贪污预防措施探讨 徐步华 (浙江省富阳市供电局,浙江富阳311400) 摘要:由于企业管理过程中种种漏洞的存在,导致形形色色的贪污行为的产生,尝试从采购,会计,存货管理三个方 面探讨贪污行为可能产生的地方及相应的预防措施,以不断规范企业管理水平. 关键词:企业;贪污;预防 中图分类号:C93文献标识码:A文章编号:1672—3198(2010)24—0056—02 1产生贪污问题的一般性因素 1.1利益冲突 当企业员工的个人利益与其服务机构的利益互相抵触 时,利益冲突的情况便会出现,利益冲突可导致该职工在履 行职务时,把自己的利益放在首位甚至做出贪污舞弊的行 为.利益冲突的情况可以对企业造成严重的损害,并且打击 企业内外公众对企业本身的信任和信心.利益冲突主要表 现在:员工本身参与某项招投标工作,但仍向外界提供有关 招投标策略的建议;员工拥有与企业有业务往来的供应商或 承包商的财务利益,但没有向企业申报;透过兼职或提供顾 问服务方式,私下向企业的竞争对手予以协助;主管人员与 下属或工作上有联系的人进行与金钱有关的赌博活动. 1.2滥用专用资料 企业的员工在提供服务时往往有机会接触到客户或服 务对象的资料,员工必须明白,虽然有些资料在表面上看 来,似乎对一般人没有什么好处和利益,但对犯罪分子而 言,却甚有价值这些问题主要表现在:向参与投标的承包 商提供投标资料,以协助他们取得合同;向其他机构或个人 泄露服务对象的资料;向他人透露企业的投资策略,发展计 划或有关制定(推行)公共政策及规则的资料. 1.3糖衣陷阱 贪污罪行发生初期不一定涉及明显的贿赂行为.事实 上,行贿者可能首先会设立一些糖衣陷阱,例如提供款待及 免费服务等,从而在不知不觉中与收受者建立良好的关系或 令收受者感到需要回报对方,而最后堕入贪污的圈套.可能 堕入糖衣陷阱的情况主要是:经常接受客户,供应商及承包 商所提供的奢侈款待;沉迷于赌博活动;获得下属或生意伙 伴给予私人优惠或服务;获得下属或生意伙伴提供借贷. 1.4欠债问题 企业员工必须谨慎处理个人财务.一般而言,过度挥 霍,做出超载个人财力的投机活动等,都是导致出现财政困 难的主要原因,当员工因欠债而承受重大的经济压力时,便 很容易抵挡不住诱惑而贪污. 2贪污行为的一般性预防措施探讨 2.1采购 案例:一名多经企业的科长奉上级之命与一工作服生 产商洽谈续约事宜,他却派一名下属与该生产商接洽,在商 谈期间,下属向生产商索取非法回扣.生产商为保生意,答 应以后将每张订单总值的5作为回扣,该下属再将这笔非 法回扣的三成给科长.两人均构成贪污. 在我们实际的采购过程中,常见的舞弊行为还有:有一 定权力的人员擅定自己或近亲开设或拥有股份的公司为供 应商或承包商;上述人员成立空壳公司,接受所在单位的订 单(合同),或以较低价向其他供应商购货,再以较高价转售 所在单位,侵吞差价;上述人员向供应商(承包商)提供优惠 一 56一 条件,借以索取非法佣金;索取非法佣金作为报酬,以协助 供应商或(承包商)订购货物,订购过量货物,容忍对方多收 款项,及接受不符规格的货品和服务;向竞争对手泄露有价 值的资料,例如投标价格等. 为此,我们需要制定以下措施: 程序:企业要制定一份明确的采购指南;指南要向有关 人员解释清楚,并要定期修正. 采购申请:要有正式采购申请书;有核准的处理程序; 要保存一份审批人员签字的底稿以便核对. 认可供应商:要制定一份认可供应商的名单;制定改动 认可供应商名单的程序;设立一套认可供应商表现的评核 制度. 直接采购:要进行抽查以确保直接采购物品的价格公 平合理. 报价:要清楚列出可以用报价方式去采购的情况;制定 措施防止分拆订单;抽查报价记录以防止讹诈;制定安全措 施防止报价单遗失或资料外泄. 投标:招标文件要提供足够资料;并用挂号邮件形式邮 寄;要保留一份投标总表;投标箱要双重上锁,锁匙分别由 两位负责人保管;要有既定开标程序和评估准则;在评选 前,所有投票资料要保密;要将投标结果通知落选的投标 商;豁免竞争性投标要有相应的程序.与此同时,要将员工 收受好处的惩罚措施通知投标商;在采购过程中,要有适当 分工;要将有关人员定期轮换岗位,以配合培训和减少集团 式贪污的机会. 2.2会计 案例:某大公司的一名财务兼行政经理和一名会计师 利用公司所授予的权力,开了公司支票,付款给自己及代其 收款的人士.他们以此手法向公司骗取了超过100万元的 款项. 会计师是由财务兼行政经理亲自聘用的,他俩工作勤 奋,深受公司信任,并获授权联名替公司签署数额不超过5 万元的支票.可是他们却利用自己的职权