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公证质量调控体系的建立 中国公征 CHINANOTARY 公证管理纵横谈 发现 证是依靠预设的法律效力和国家公信力支持的 一 种非讼法律证明活动,通过这些活动使社会 信用得以更好的建立和保障,使民事法律行为, 有法律意义的事实和文书的真实性,合法性得到不特定 的人群和某些采证部门的普遍认同和采纳.进而规范民 商事活动,促进社会的和谐发展,实现预防纠纷,减少和 保障诉讼的公证作用和价值.然而,这种作用和价值并 非仅来源于法律的预设,或基于法律预设而产生的国家 公信力,相反.更多的是来源于公证活动本身具有的严 谨的办证程序和良好的监管体系.可以想象,那些缺乏 质量保证的公证活动,即使有再强的预设法律效力,也 难以抵挡人们对公证信任的日益离弃. 一 ,公证质量调控体系的基本概念 公证质量调控体系,是指以公证活动的质量为调整 对象而组合形成的一个呈体系化的有机联系的质量控 制整体.是将相互关系的公证活动作为一个系统加以识 别,理解和管理,通过组织,规范,制度等质量控制手段的 有效利用,实现公证质量目标的有效性. 公证质量调控体系具有以下三个方面的特点:一是 以公证质量为调整对象而组合形成的质量控制体系.二 是调整和控制公证质量而组合形成的呈体系化的有机 联系的整体.包括事先的预防体系,事中的监控等保障 体系和事后的瑕疵补正体系;静态意义上的预防体系, 动态意义上的保障体系和公证质量调控体系的进化等 方面).三是达到的目标为方式多样,结构严谨,内在协 调,保障有效. 二,公证质量调控的预防体系 公证质量的预防体系.是以预防公证质量瑕疵为目 的的公证质量调控手段组合形成的统一整体,是以公证 质量调控规范为核心,预设公证质量的调控目标和评价 标准,通过公证质量调控规范的预测,指引,评价,强制 等作用.指引公证机构和公证员办理公证业务,使公证 质量的调控有法可依,质量的判断有章可循,并通过对 公证质量瑕疵的责任主体的制裁.强化公证执业人员的 责任意识.进而预防公证质量瑕疵的发生. 廖腾琼:《公证质量体系问题研究》,栽《中国~)2005年第12期. 公证质量调控 (一)公证质量的调控规范 规范的意义,对一向视质量为生命的公证行业来说 是不言而喻的.一般而言,公证质量的调控规范首先应 当是一个规范体系.从规范的制订主体,效力层次来看, 既有权威部门颁行的包含公证质量调整和控制的法律 规范性文件,又有公证行业组织制定的公证质量自律规 范和意见,还有行政主管部门根据本地区的实际需要以 及公证机构内部制定的有关公证质量的规章制度等.从 规范的具体内容来看,主要包括:公证机构内部质量调 控体系标准,基本原则和职责描述;对公证活动的各个 流程管理程序的工作指要;各类公证事项的办理程序和 必备的证明材料等. (二)公证质量的调控目标 调控目标是公证质量调整和控制所要实现的结果 和达到的标准.公证质量管理机构(公证机构,行业自律 组织,行政管理机构)在分析研究现有公证质量状况的 基础上,在各自的职责范围内科学设置公证质量调控的 目标体系(如合理配置中长,短期目标,制定具体,明确, 现实,可衡量的书面目标等),用这些目标体系来统一和 指导公证执业人员的执业行为.以保证办理公证的各个 环节和程序都紧紧围绕公证质量的调控目标运行:通过 目标的实现与考绩,效益相挂钩,激励公证执业人员发 挥个人的积极性,主动性和创造性,按照公证质量调控 目标的要求实行自主管理和自我控制.从源头上保障公 证质量. (三)公证质量的评价标准 评价标准是指能够客观有效衡定公证质量是否真 实,合法的具体准则,是划分公证质量合格与否的界限. 公证质量评价标准的确定不仅为科学设定公证质量调 控的目标体系提供了正确的方向,也为公证质量的具体 调控行为提供了准则. 从公证活动整体运行的角度看,公证质量的评价标 准可以分为总体评价标准和进程状态的评价标准.前者 是指公证活动所要实现的社会作用或价值,即预防纠 纷,减少诉讼,促进经济社会的和谐发展;后者是指公证 立～哆建 .1==.’一的系靖体 ■济南市泉城公证处/主任:于翠红 地址:济南市玉函路48号 邮编:250002 电话:0531—2029471 传真:0531—2029625 网址:WWW. 质量管理机构在公证质量总体评价标准的指引下,对公 证活动的状态,程序和应达到效果的一系列要求.就公 证质量的调控体系而言,进程状态的评价标准更具实际 意义. 进程状态的评价标准,一般包括以下三个方面:第 一 .公证法律关系主体的质量评价标准.具体为:公证业 务承办主体的资格标准;公证事项申办当事人的主体资 格标准.第二,公证程序的质量评价标准.其评价标准包 括但不限于以下方面公证事项的申请,受理,审核,审批, 出证等程序上的要求;公证书出具所依据证据材料的标