谈工程总承包项目档案的管理研究.pdfVIP

·476· 齐鲁档案论坛 一是通过正常档案移交接收。二是对重点单位、重点科室重点 收集。对产生声像档案比较集中的部门，要有重点地强化收集，经常 沟通及时掌握情况。三是对重点人物(摄录人员)直接征集。有一 部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还可能参加本地区的重 大活动，对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努 力，登门收集和征集。四是广泛的社会征集。对散存在民间的有保 存价值的声像档案，可采取多种方式征集。 6、档案部门参与企业各类重大活动的摄录工作 针对声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，可采取档案 室直接参与摄录的办法，由档案室派专人摄影录像并负责其他各类 档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案(特别是声像档 案)，得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。 谈工程总承包项目档案的管理 胜利油田胜利工程设计咨询公司 于红 工程总承包项目档案是指建设项目在招投标、勘察、设计、采购、 施工、监理及竣工验收全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、 声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。 总承包项目档案管理是项目建设、管理必不可少的环节，也是项目建 设、管理的重要基础和依据。本文拟对本公司工程总承包档案管理 做初步探讨。 一、工程总承包档案管理存在的问题 近年来，公司围绕着建立国际型工程公司的战略目标，不断开拓 工程总承包市场，在工程总承包项目管理上积累了不少经验。但是， 工程总承包档案管理却存在滞后现象，影响了公司总承包业务的健 康、快速发展。个人认为主要表现在以下几个方面： l、思想认识不足，管理工作无序 由于公司工程总承包项目管理尚属起步阶段，因此总承包项目 档案管理也处于摸索时期。公司档案部门虽然对勘察设计档案的管 科学管理篇 ·477· 理经验丰富，但对工程总承包项目文件和档案的形成规律、归档范 围、案卷整理要求等问题心中无底。档案部门虽然想把工程总承包 档案管理起来，却不知如何开展工作，心有余而力不足。在管理上没 有将工程总承包档案纳入到公司的档案管理中，档案部门也没有主 动介入到工程总承包档案的管理。如“岙山一镇海进口原油输送管 道总承包工程”项目，虽然公司根据国际通行的项目管理模式成立 了工程项目部，并设有专门的项目文件控制管理部门文件材料收集、 整理工作滞后，其移交存档的文件资料系统性、完整性、规范性、准确 性等方面都不同程度地存在问题给整理档案带来了极大的不便。 2、管理标准、制度缺失、滞后 工程总承包档案管理是勘察设计行业面I临的一个新课题，长期 以来没有系统的标准可遵循，也没有成熟的经验可参考。我公司在 工程总承包项目运行过程中，从工程总承包的实际需要出发，正在积 极探索工程总承包档案的管理模式和方法。但就整个公司来说，目 前缺少工程总承包档案管理的标准和制度，困扰着工程总承包档案 管理工作的开展。 3、项目管理知识缺乏，管理人才短缺 工程总承包项目建设周期长，涉及单位环节多，产生的文件材料 种类繁多、内容繁杂、数量浩大，如果没有专业的档案管理人员，很难 将档案收集、管理好。目前公司这种既懂档案专业知识，又熟悉工程 项目管理和工程建设情况的档案管理人才短缺。在勘察设计行业， 档案管理人员熟悉勘察设计档案的管理，但不了解工程总承包项目 管理和工程总承包档案的形成和特点，项目部兼职资料员(项目秘 书)熟悉项目管理和工程建设情况，但档案专业知识相对贫乏，档案 意识薄弱。项目部临时聘用的资料员，对两方面的知识都不懂，更难 以胜任文件材料的收集、整理和档案移交工作。工程总承包档案管 理人才的短缺，已经影响到工程总承包档案管理工作的开展，影响到 总承包工程的顺利完成。 二、对公司工程总承包档案管理的几点建议 做好总承包项目文件档案管理工作，是企业走向市场和适应市 场经济发展的需要，也是关系到企业经济效益的大事。只有加强总 ·478· 齐鲁档案论坛 承包工程项目档案的全方位管理，才能保证竣工档案真实有效，确保 高质量顺利通过竣工档案基建达标和档案专项验收。对此，需做好 以下几个方面的工作：