浅谈电子文件的特性及对归档的认识.docVIP

精品论文 参考文献 浅谈电子文件的特性及对归档的认识 张建青 江苏省灌南县第二中学 222500 摘要 本文对电子文件的特性及对归档的认识做了探讨。 关键词 电子文件 特性 归档 在当今的社会，计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面，由此产生的电子文件已被普遍认识。虽然它作为一种信息传播方式的历史很短，但却具有其它介质所不能比拟的优势。因此，在各个领域，电子文件的应用和管理日益普及，并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。 一、电子文件的特性（电子文件的优缺点） 相对纸质文件而言，电子文件是一种新生事物，是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用，必须以深入了解电子文件的特性为基础。任何事物都具有两面性，电子文件亦不例外。那么，较其它介质文件而言，电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢？ 电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。比较而言，其优势有： (1)信息的高效性 目前，计算机软、硬件的水平已经非常先进，信息处理速度快，利用网络，对电子文件进行远距离传输，可同时传递给一个或多个接收者，相对于人脑和手工操作，它的效率可能高出成百甚至上千倍。 (2)数据的标准化 电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的，在一个单位内，它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档各个环节．都是在相对标准的情况下完成的，因此，最终形成的数据信息是具有统一的标准的。 (3)文件的共享性 电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。一份纸质文件同一时段只能由一个人对其进行浏览和处理，而电子文件可存储在服务器等电子载体上，通过网络，可供多人同时浏览使用，各人可根据不同权限分别对其进行处理。这样，文件运行的速度就有了大幅度的提高，文件处理的效率大大增强了。 (4)使用的灵活性 使用电子文件时，利用者可根据处理权限对其进行查阅、编辑和修改，通过使用操作命令，可以很快完成一份文件的复制和增、删、改，通过编辑和输出满足利用者的各种需要。 (5)电子文件和电子档案的一体性 文件和档案是同一事物的不同存在阶段，电子文件的产生淡化了“归档”界限，从文件的起草、传输、办理、积累到整理、归档、著录、鉴定、保管以及利用的各环节，均是在电子网络上进行，当前计算机软硬件及其网络技术的日趋成熟，电子文档的一体化已经能够完全实现。 虽然电子文件具有很多其它介质不可比拟的优点，但是它仍然存在着不可忽视的缺陷，那就是： (1)设备的依赖性 任何类型的电子文件，都是应用电子设备而产生的，从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，无论是设备损坏，系统瘫痪，或者技术、设备更新，如果处理不及时不得当，都可能对电子文件的管理产生影响。 (2)文件的易损性 计算机设备精密，易受干扰，并且操作相对较复杂，所以大到太阳磁爆，小到错按一个键，都有可能造成难以挽回的损失。另外，计算机软硬件系统的冲突、不稳定造成的死机、突然断电等意外情况的发生，均会给电子文件的安全带来隐患。 (3)信息的易更改性 由于计算机的内存储器、磁盘、磁带、可写光盘等存储载体具有可重写性，又因除磁带外，其它载体均有随机读写功能，因此造成了电子文件信息的易更改性，且有可能不留任何痕迹，这就造成了合法性认定上的困难。 (4)数据的不安全性 这是由电子信息的共享性所可能带来的隐患。由于电子文件不受载体传递的限制，对于其信息的获取者来说，等于是摆脱了时间和空间的制约。计算机网络的不安全主要体现在系统过于复杂，缺陷太多，安全防范措施不够，易受众多黑客高手的攻击。可以说网络的不安全是限制电子文件和电子档案发展的最大障碍。 (5)信息与载体的相分离性 电子文件可以包括文字、图形、声音、影像等多种媒体信息，其信息形态和组成具有多样化，比纸质文件复杂得多。不同的载体往往只适合存储不同的媒体信息，这就可能造成一份电子文件的文字、图形、声音、影像存储时的载体分离现象。电子文件的信息与载体相分离，会给电子文件的保管带来很多特殊问题，直接影响电子文件的真实性、系统性和完整性。 虽然电子文件存在着上述缺陷，但是随着国家相关政策、法规的建立健全，计算机软硬件技术的高速发展，计算机知识的深入普及，人们计算机操作和应用