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精品论文 参考文献 浅谈项目管理中文档管理的重要性 广州航天海特系统工程有限公司 万捷锋 摘要：本文阐述了在项目管理中的文档管理的重要性。项目管理工作的基础是必须进行项目文档管理，此项工作是非常繁琐的，项目的规模越大，管理的难度也加大，因此文档管理工作极为重要。加强了项目文档管理工作，项目的管理水平也会得到相应的提高。 关键词：项目文档管理；文档控制；重要性 一、简述项目文档管理的概念 项目文档管理是指在进行项目的运作中，把上交的与项目相关的文件资料进行收集归纳并控制应用。其过程为：（1）必须建立好保存全部项目文档的文档管理服务器。（2）保存的项目文档必须包括整个项目运作过程中的所有周期性文件，管理内容大致为：文档版本控制、文档质量管理以及项目系统管理等等。若在项目文档管理过程中，只对???目文档进行及时保存，而没有好好管理文档，便会令项目经理及项目成员很难找到自己所需要的文档，不能及时得到项目的重要文档信息，便不能从项目文档方面去很好地掌握该项目工作的运行进度。所以项目文档管理工作对于一个项目的顺利开展是非常重要的，不容忽视。 二、项目文档的管理内容 1、文档的分类、索引的管理 为了能够迅速地在众多的文档中找到自己所需要的文档，就必须成立一套完整有效的文档目录管理系统，具体分为文档的分类管理和文档的索引管理两方面。 项目文档管理的分类可分为：管理类文档、技术类文档、参考类文档等等。进行项目文档管理时，必须把各种不同的文档建立不同的分类，例如文件夹方式的管理，用不同的文件夹来命名，进行不同类型的文件安排和权限的管理。 另外在文档使用过程中，通常会发现很多相似的文档，为了方便查阅，还必须把文档建立一套索引机制。通过采用索引的方法，把有些相对重要的内容放在一个比较明显的位置，便能够快速找到。文档管理中还必须注意对文档的权限进行管理，尤其是对有些重要的存档文档，为了避免在不注意时删除掉，更有必要设置文档权限。 2、项目文档的命名 文档的命名，必须让文档的名称能够很容易理解认知。在使用文档时，可以制定一些规定，例如在文档的某些位置放置文档的类型或日期等。 另外对于不同版本的文档，在进行管理时可在文件名称中标明版本号，对于某些最终稿等也可以加一些特别的标注，这样可以更加明了文档的重要性。 3、文档模板的管理 对于文档模板的管理，有些必须对格式进行要求，必须加入一些文档的基本内容到文档模板中，以便能够更好体现文档所需要的内容，比如：设置文档的页眉页脚格式、文档的目录样式以及文档的字体等等。 文档在建立时，必须注意文档的分类，不同的分类有不同的文档模板，以便操作者能够更好地明白在建立不同文档时所需要采用哪种类型的模板。另外如果文档模板发生变更，必须及时知会使用者，必须做好文档模版管理。 4、文档的审核 文档的审核包括内部审核和外部审核两方面。在项目工作中，有许多的文档都是具有指导性的，存在一定的权威性和严肃性，所以必须对文档进行审核。 在文档的建立时、文档发生变更时以及文档的适用范围发生变化时都必须对文档进行审核。通过审核文档，能够检查出这些文档有没有不正确的事项或其它方面的错误。 另外，通过对文档的审核也能够对各个岗位的职责更加明了。 三、项目文档管理流程 项目文档管理者必须要熟悉信函、传真、管理文件、工程技术文件、竣工验收文件等等各种项目文档的编制、编号等的管理要求，为文档管理的实行作好铺垫。 提交上来的所有文件都必须记录、编制，若电子版文件必须在电脑上设置专项的文件格式进行保存，纸质版的文件必须要装订成册编排，确保每个文件夹都有明确的标识和目录。项目文档管理者必须运用文档管理系统软件进行项目文档的存档、分发等，必须确保文档的系统性、完整性和真实性。 项目文档管理者必须负责项目各部门之间上交文件的记载、整理、分发及确认接收，并进行检查，包括版本号的正确性、文档编码的规范性和各级的签名是否齐全。同时对上交的纸质版文件进行扫描，上传至项目的电子文件库。在项目进行中，项目文档管理者必须运用计算机的文档管理软件建立文档状态信息数据库，有效应用计算机进行文档辅助管理，并且对项目文档的电子版、纸质版进行出版、存档等等。 四、项目文档管理的重要性 在项目工作中，文档已成为交流的主要依据，而文档管理则成为项目管理控制中的主要组成部分，其具有严肃性、灵活性，必须更好地方便使用者，