会计档案管理制度(天河).docVIP

制度目录 第一章　总 则 第二章　种 类 第三章　保存及调用 第四章　移 交 第五章　销 毁 第六章　信息化档案管理 第七章　附 则 天河地产实业有限公司 会计档案管理制度 总 则 为加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据国家相关法律、法规和集团公司《资产、财务、会计基本管理制度》，制定本制度。 按国家相关法规规定应当建账的系统内部各公司，必须加强会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等会计档案管理工作，保证会计档案妥善保管、存放有序、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 本制度适用于系统内部各公司。 种 类 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映系统内部各公司经济业务的重要史料和证据。具体包括： 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明）、其他财务报告。 会计信息数据类：包括会计信息化所存储在磁性介质或光盘上的会计数据。 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 保存及调用 每年形成的会计档案，应当由系统内部各公司的会计机构按照归档要求，负责整理、装订，立卷、并编制相应的会计档案保管清册。 系统内部各公司的会计机构应指定专人保管会计档案。出纳人员不得兼管会计档案。 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限原则让分别为5年、15年、25年3类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管，原则上应当按照本制度附表所列期限执行。系统内部各公司会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 会计档案的调用 所有会计档案的查阅、复印与借用，必须按照规定填写《会计资料调用审批单》（见附件二），并经所属公司总裁（或总经理）和财务负责人批准。 （一）财务人员因工作需要调用会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若调用入库档案，应当通过经管人员办理相关调用手续。 （二）系统内公司或公司内部门因公需要调用会计档案时，必须经本单位或本部门主管领导批准，方可办理相关调用手续。 （三）外单位人员因公需要查阅会计档案，应持有单位介绍信，经主管会计工作负责人同意后，由档案管理人员接待查阅，并详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、查阅理由、会计档案的名称或内容、归还时间等。 （四）会计档案原则上不得携带外出，确实需要携带外出的，必须经主管会计工作负责人同意，办理借用手续，并在约定的限期内归还。 （五）会计档案需要复印时，除履行相应的审批手续外，还应当在复印件上加盖“仅供***使用”的印章。 （六）调用会计档案，严禁拆封、抽换或在会计档案上涂画。 移 交 会计人员变动时，必须办理会计档案交接手续，并由移交人、接收人、监交人签字或盖章。 系统内部公司因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续前形成的会计档案，应当由上级控股公司代管。 系统内部公司根据集团公司经营要求分立的，分立后原公司存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；分立后原单位撤销的，其会计档案应当由分立后的另一方代管或移交上级控股公司代管。 系统内部公司根据集团公司经营要求合并的，合并后原各公司撤销或一方存续、其他方撤销的，原各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管。 交接会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应移交会计档案的名称、卷号、册数、起止年度以及档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由资产财务管理部门负责人或其指定的会计人员监交；资产财务管理部门负责人交接，由公司主管会计工作负责人监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。 移交人员在办理移交时，应当按照移交清册逐项移交，接收人员要逐项核对点收。 （一）库存现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致，不一致时，移交人员必须在限期内查清。 （二）会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。 （三）银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行存款余额调节表调节相符，各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符；必要时，要抽查个别账户的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。 （四）移交人员经管的票据、印章和其