模块31：办结文件处置文秘.pptVIP

档案与信息管理 项目一：办结文件的处置 概念 一、定 义 二、步骤 三、要求 清 退 销 毁 暂 存 模块三：文件整理与归档 项目一归档文件的整理原则和要求 质量要求 * 办结文件的处置是指对办理完毕的文件 按机关工作的需要、文件与档案工作的有关 规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、 管理和处理。 办理完毕的文件 归类、 管理和处理 归 卷 清 退 销 毁 暂 存 有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用； 有利于保护机密； 有利于排除无用信息的干扰。 平时归卷 清退 销毁 平时归卷 暂存 平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一 定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入 有关卷夹妥善保管的工作。 意味着文件由办理阶段进入管理阶段。 实质是对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。 意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。 1、编制归卷类目 归卷类目，也称立卷类目、案卷类目或立卷 分类方案等，是单位预先为办结文件编制的分类、 归卷条目，其结构一般由类别、条目（条款）和 条目（条款）顺序号组成。 上海市××区教育局归卷类目 上海市××区教育局归卷类目 一、办公室 1－1. 本局2003年度局办公会议记录 永久 1－2. 本局召开学校校长会议记录 永久 1－3. …… 二、中教科 2－1. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 2－2. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久 2－3. …… 三、幼小教科 3－1. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 3－2. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 3－3. …… 四、总务科 4－1. 2003年度教育经费预算决算表 永久 4－2. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 4－3. …… 类别 条目 类、条目编号 类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。 设置要求：与档案室档案分类保持一致。 条目是归卷类目的主体。 设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目。 注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目。 上海市××区教育局归卷类目 温州市××区教育局归卷类目 一、办公室 1－1. 本局2003年度局办公会议记录 永久 1－2. 本局召开学校校长会议记录 永久 1－3. …… 二、中教科 2－1. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 2－2. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久 2－3. …… 三、幼小教科 3－1. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 3－2. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 3－3. …… 四、总务科 4－1. 2003年度教育经费预算决算表 永久 4－2. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 4－3. …… 类别 条目 类目编号 类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。 条目是归卷类目的主体。 1、不遗漏归档范围内的文件，应略宽于归档范围； 2、区别价值； 3、结合职能、文件数量设置相应的条目。 1、类按照本单位档案类别排列； 2、类内条目按文件内容重要程度分主次； 3、保持历史联系，内容相近的条目排列在一起； 4、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号。 1、对文件管理人员平时归卷工作的要求 加强催办或催退，促使文件尽快办理完毕并退回。 未办理完毕的应退承办部门或承办人，责其办结 再退回。 及时整理退回的办结文件，归卷并在登记簿上登 录条目。 及时做好调整工作。 2、平时立卷 为减轻年终集中立卷的压力，可以将阶段性工作 形成的文件先行立卷，但仍需统一编目归档。 平时归卷 清退 销毁 清退 暂存 定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。 范围（略）。 做法（略）。 步骤（略）。 平时归卷 清退 销毁 销毁 暂存 定义按照有关规定以各种手段对失