第4章----办公室事务管理.pptVIP

4.3.1 文件概述 1.文件定义 一般是指由法定组织依法制发，用来处理各种公务（如传布命令、颁布法律法规、提出工作意见、对外交往以及报告情况、请示问题、商洽事务、记载公务活动等），具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。 4.3.1 文件概述 2.文件的特征 （1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件 （2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件 （3）文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件 （4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件 （5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件 4.3.2 文件工作的管理 文件工作管理就是指以充分发挥并放大文件的功效，为本单位各项职能工作和社会有关方面提供适用信息服务为目的，而对构成文件工作的机构、人员、财物、信息、时间等因素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调活动。 1.文件处理的基本任务 办理文件 处置办毕文件 管理文件 创制文件 传递文件 04 02 05 01 03 4.3.2 文件工作的管理 文件的收受与分流 组织传阅与催办、督办 办理收文 处置办毕 公文 2.收文办理的一般过程 签收，外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编 拟办、批办、 承办、注办 公文立卷、公文案 卷归档、公文销毁 4.3.2 文件工作的管理 草拟、拟制、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、处置办毕公文。 ” “ 3.发文处理的一般过程 4.3.2 文件工作的管理 4.4 时间管理 4.4.1 时间管理概述 时间管理，是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列计划、组织、协调和控制，它所探索的是如何减少对时间的浪费，以便有效的完成既定目标。 1.时间管理含义 4.4.1 时间管理概述 2.时间管理的一般原则 （1）用精力最佳时间干最重要的工作 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化 （3）保持时间上的弹性 （4）反省浪费的时间 （5）保持时间利用的相对连续性 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化” （7）严禁事必亲躬 （8）坚持从现在做起的信念 （9）保留自我时间管理的最低批量时间 4.4.2 秘书管理时间的方法 1．ABCD分类法 所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类： 重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A 类； 重要而不急的，属于B 类，应接着处理； 紧急而不太重要，属于C 类的，有时间才做； D 类是既不重要，也不紧急的，可以不做。 每日从A 类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。 为了有效利用工作时间，秘书应该： (1)明确自己的工作任务和职责； (2)要区分常规工作和非常规工作； (3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学有序地一项一项地完成工作任务； (4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率； (5)使用办公辅助手段帮助组织工作； (6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队的整体效益； (7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想像和爱好安排工作； (8)秘书应尽量坚持记工作日记，记载实际耗用时间,将每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。 2.时间表编制法 形式： 年度计划表 月计划表 周计划表 日程表。 编制步骤： 第一，于本周的前几天，将工作预定表分给每个高级管理人员，请他们将自己下一周内的预定事项写清楚。 第二，周末，要将每位高级管理人员的预定表收集上来加以整理。如果有的高级管理无暇填表，就要直接以口头询问的方式，得到回答后，帮他填表。 第三，仔细阅读每位高级管理人员的预定表，并与月计划、备忘录进行核查，若发现有矛盾，立即向本人询问，以便及时调整。 第四，将预定表编制成下周计划表，复印成副本，将正本送给每位高级管理人员本人。 注意事项： 第一，不论是年、月、周和日哪一种计划表，都须归纳为一页，以便于查阅； 第二，计划表设日期、时间、地点、预定事项、备注等几项内容； 第三，不要把全部按上司所交代的预定事项列入计划，而要以上司能否按计划行事为基点来编制计划表； 第四，对于处理完毕的工作，从计划表上删除，这样可以清楚计划落实完成的情况； 第五，秘书人员应该谦虚豁达，谨慎地处理计划表中的变更事项，避免引起有关人员的误解； 第六，周计划表和日志卡片用毕后归档。 工作日志的编制与管理： 1）手工填写的工作日志的管理（上司一本，自己一本） 2）电子工作日志 3）工作日志填写的信息内容 4）处理工作日志的变化与调整 第4章到此结束！ 模板来自于 /