对档案信息化建设的几点认识研究.pdfVIP

·674· 齐鲁档案论坛 充分协调，有效沟通，从设备、人员层面人手，打破利益禁锢，使档案 信息设备对接兼容，各种档案信息交流共享，真正实现档案信息馆室 一体化，做到让档案信息利用人真正享受到方便、快捷的一站式服 务，免受辗转之苦。 对档案信息化建设的几点认识 兖,k11矿业集团有限公司南屯煤矿档案科范云 档案信息化是指档案管理模式以档案实体为重心向以档案信息 为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不 断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理及 利用的现代化水平。随着市场经济的不断完善和科学技术的发展， 企业档案管理工作也面I临着新的形势和挑战，实现档案业务基础建 设中心向档案信息资源建设中心转移是当务之急。通过档案信息数 字化、网络化、信息化建设，从而大力提高企业的经营效益和核心竞 争力是非常必要的。 一、档案管理信息化的必要性 档案信息化建设的目的是实现档案信息资源共享，应用信息技 术提高档案利用服务水平，提高档案的利用率。 (一)现行的手工档案管理存在不足之处 1、需要占用极大的存储空间 基本上每个企、事业单位都有自己单独的档案室，各种档案信息 浩如烟海，甚至于有的大型单位还要专门出资存放自己的档案实体， 投资巨大，投人大量的人力物力。 2、手工管理费时费力 档案人员手工进行收集、整编、管理、提供单位利用等等方面用 的是手工管理，档案人员的工作量相当大，同时效率也很低，费时费 力。 3、检索查询不方便 传统的档案主要是纸质档案，依靠手工操作，效率很低，费工费 信息化篇 ·675· 时。查询档案时，也是依靠人工编制的检查工具，人工查找，速度较 慢，档案人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上 面的记录到库房里去找出来，档案利用服务水平较低。相当不科学。 4、二次利用不方便、利用率低 一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本 年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档 案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要 登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造 成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在 他借阅完毕后才能再续借。 5、档案损坏、丢失现象时有发生。 完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造 成许多重要档案的丢失和损坏。 6、不能形成信息网络 纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流 会产生很大的不便，大大降低了企业的工作效率。 (二)实现档案信息化管理的优点 l、可以轻松的实现对档案目录信息的管理。与文件处理系统连 接后，档案目录信息可由计算自动生成，只需要管理人员进行少量的 调整工作，最大化的降低了档案管理人员的工作量。 2、可以实现档案全文存储与检索。在档案管理系统中存有文件 的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就 为档案的利用提供了强而有力的基础，另外在档案全文存储的基础 上，还可以实现档案的网上远距离传递。 3、可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。多样化的档案信 息，需要集中统一的管理，使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文 信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声 音等多种形态的档案信息集中统一管理。 4、可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案业务工作，是指 档案管理的各个环节工作内容，可以利用计算机辅助管理档案的收 集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算 ·676· 齐鲁档案论坛 机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具 体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要 的作用。例如，利用计算机对档案基本情况的统计和档案借阅归还 的管理，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设 备、经费等基本情况及变化情况 二、加强档案信息化的主要途径 第一阶段：调研分析，形成构想，并努力开展各项准备工作。一 是顺