有 效 管 理 时 间 5 部 曲.docVIP

有 效 管 理 时 间 5 部 曲 (1) 写 下 每 日 、 每 周 需 完 成 的 工 作 事 项 ， 看 看 能 力 范 围 内 哪 些 工 作 是 可 行 的 ； (2) 将 工 作 以 重 要 性 次 序 排 列 及 处 理 ， 成 果 先 行 ， 先 做 最 具 成 本 效 益 的 工 作 ； (3) 每 日 更 新 工 作 项 目 ， 定 期 检 讨 工 作 效 率 及 目 标 ， 使 计 划 能 按 部 就 班 地 完 成 ； (4) 要 做 的 便 马 上 去 做 ， 勿 为 自 己 找 寻 藉 口 以 延 迟 进 度 ； (5) 量 力 而 为 ， 估 计 自 己 究 竟 要 用 多 久 时 间 才 能 完 成 一 份 工 作 ， 以 及 是 否 需 要 其 他 人 的 帮 忙 。 中 小 型 企 业 总 会 有 这 一 类 人 ： 他 们 永 远 准 时 ， 从 不 会 忘 记 要 办 的 事 ； 能 够 按 事 先 计 划 的 步 骤 ， 如 期 、 甚 至 提 早 完 成 工 作 ； 事 事 办 妥 ， 轻 松 无 比 ； 他 们 拥 有 异 于 常 人 的 超 能 力 ？ 非 也 ， 原 来 懂 得 时 间 管 理 的 窍 门 ， 可 使 人 做 起 事 来 特 别 得 心 应 手 ， 更 能 令 你 成 为 上 司 眼 中 的 出 色 员 工 。 面 对 排 山 倒 海 的 工 作 量 毋 须 眉 头 深 锁 ， 即 使 呆 坐 一 旁 干 着 急 亦 无 补 于 事 ， 所 谓 成 果 先 行 ， 想 办 法 在 指 定 的 时 间 完 成 工 作 才 是 当 务 之 急 ， 绝 不 能 抱 今 日 的 工 作 做 不 完 便 留 待 明 天 做 的 躲 懒 心 态 ， 要 知 道 明 日 可 能 会 有 更 多 、 更 忙 的 工 作 要 处 理 。 将 概 念 化 于 纸 上 首 先 ， 每 日 回 到 办 公 室 ， 未 开 始 手 头 上 的 工 作 之 前 ， 可 把 一 日 内 要 处 理 的 工 作 项 目 分 门 别 类 ， 清 晰 地 写 下 来 ； 其 次 ， 按 工 作 的 重 要 性 排 列 要 完 成 及 处 理 的 次 序 ， 以 成 果 先 行 ， 哪 项 工 作 效 益 最 大 ， 便 先 行 处 理 ， 没 空 理 会 的 工 作 不 是 丢 下 不 理 ， 而 是 稍 后 再 理 ， 这 不 仅 是 时 间 管 理 ， 而 是 投 资 时 间 以 求 最 大 的 回 报 。 从 事 廿 多 年 管 理 顾 问 工 作 的 美 国 着 名 管 理 学 家 David Allen 指 出 ， 把 所 有 资 料 硬 塞 进 脑 里 是 最 不 智 的 做 法 ， 聪 明 的 做 法 是 ， 利 用 纸 和 笔 ， 记 录 每 日 的 工 作 日 志 ， 亦 可 以 用 录 音 机 ， 把 所 有 计 划 概 念 化 ， 整 理 好 后 放 在 你 私 人 办 公 桌 、 每 日 必 会 翻 看 的 资 料 夹 中 ， 作 为 执 行 工 作 的 指 标 。 David Allen 认 为 ， 时 间 管 理 的 要 诀 是 ， 选 择 策 略 性 目 标 ， 只 做 能 有 助 向 目 标 迈 进 的 事 项 ， 例 如 ， 面 对 连 串 工 作 而 无 从 入 手 时 ， 你 需 作 出 决 定 ， 是 先 打 电 话 搜 集 资 料 ， 还 是 先 剪 报 为 佳 ？ 关 键 是 你 必 须 清 晰 界 定 ， 希 望 获 得 甚 么 成 果 ， 以 及 何 时 需 完 成 工 作 ？ 下 一 步 ， 便 该 想 想 该 怎 做 才 可 达 成 目 标 。 切 记 ， 你 不 可 订 出 超 乎 计 划 以 外 的 计 划 ， 例 如 ， 「 要 做 A 计 划 ， A 计 划 做 不 成 便 做 B 计 划 」 ， 每 次 最 好 只 定 一 个 目 标 ， 依 目 标 行 事 ， 不 要 分 心 ， 待 完 成 上 一 个 项 目 后 ， 再 执 行 下 个 项 目 。 选 择 策 略 性 目 标 当 然 ， 个 人 精 神 状 态 亦 很 重 要 ， 只 有 在 最 佳 的 体 质 及 健 康 状 况 下 ， 才 能 按 进 度 工 作 ， 且 能 够 胜 任 具 创 意 的 工 作 。 至 于 一 些 次 要 的 工 作 ， 可 选 择 下 放 ， 请 求 公 司 部 门 内 的 其 他 同 事 的 帮 忙 ， 或 向 上 司 呈 报 有 部 分 工 作 要 稍 迟 处 理 的 原 委 ， 留 待 日 后 再 处 理 。 同 时 ，